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Software de gerenciamento de e-mail

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Software de gerenciamento de e-mail

O que é um software de gerenciamento de e-mail?

O software de gerenciamento de e-mail é uma ferramenta usada para gerenciar grandes volumes de e-mails recebidos. O software gerencia e-mails por meio de um sistema de tickets que cria um identificador exclusivo para cada e-mail conhecido como ID de ticket. O software então atribui cada e-mail a um atendente ou departamento específico com base em regras de fluxo de trabalho automatizadas e predefinidas.

Qual é a diferença entre um cliente de e-mail/webmail e um software de gerenciamento de e-mail?

Os clientes de e-mail e webmail são menos avançados e oferecem menos recursos que são fundamentais. Em sua essência, os clientes de e-mail e webmail foram criados para uso pessoal, enquanto o software de gerenciamento de e-mail foi criado para empreendedores, empresas e organizações que recebem milhares de e-mails por dia e precisam de ajuda para gerenciá-los.

Clientes de webmail/e-mailSoftware de gerenciamento de e-mail
Muito limitado ou sem opções de automaçãoInúmeras opções de automação
Cheio de anúncios/e-mails indesejadosSem anúncios/e-mails indesejados
Sem opções de colaboraçãoConstruído para colaboração (caixa de entrada compartilhada que possibilita gerenciamento de e-mail da equipe)
Ausência de filtros avançadosTags e IDs de tickets para facilitar a filtragem
Sem respostas prontasRespostas prontas ilimitadas
Armazenamento limitadoArmazenamento ilimitado
Sem modelo de e-mail ou limitadoOferece modelos de e-mail personalizáveis
Campos de contato limitadosCampos de contato + um CRM integrado
Sem anotações privadas/internasOferece anotações privadas/internas
Sem opção para mesclar/dividir e-mailsOferece fusão/divisão de e-mails
Sem detecção de colisão de atendenteOferece detecção de colisão de atendente
Alguns oferecem várias guias de e-mailOferece várias guias de e-mail
Sem integrações de terceirosCentenas de integrações de terceiros
Sem recursos omnichannelRecursos omnichannel
Oferece aplicativos de e-mail mobileOferece aplicativos de e-mail mobile

Quantos endereços de e-mail/contas de e-mail você pode integrar com uma ferramenta de gerenciamento de e-mail?

Ferramentas avançadas de gerenciamento de e-mail, como o LiveAgent, não impõem limites ao número de endereços de e-mail que você pode conectar ao software.

É seguro usar ferramentas de gerenciamento de e-mail?

Pode-se argumentar que o software de gerenciamento de e-mail costuma ser mais seguro do que o e-mail tradicional. Imagine este cenário:

  • Você está usando o Gmail ou Outlook para solucionar e-mails de clientes.
  • Você tem vários funcionários em turnos diferentes.

Naturalmente, você terá que compartilhar suas credenciais de login de e-mail com várias pessoas, o que pode ser uma ameaça à segurança – especialmente se elas usarem computadores públicos ou compartilharem dispositivos com outras pessoas.

Com um sistema de gerenciamento de e-mail, cada funcionário tem suas credenciais de login exclusivas, por isso é muito mais seguro para você e toda a sua equipe.

Conexão de contas de e-mail

Quem pode se beneficiar com o uso do software de gerenciamento de e-mail?

O software de gerenciamento de e-mail pode ser um benefício para qualquer pessoa que responde a toneladas de e-mails de atendimento ao cliente todos os dias – independentemente do tamanho da empresa. Seja você uma equipe de uma pessoa ou uma grande empresa, uma solução de gerenciamento de e-mail é imprescindível. Muitos relatórios confirmaram que a utilização de software de suporte por e-mail aumenta a produtividade, diminui os níveis de estresse e, em última análise, economiza tempo e dinheiro.

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Como você pode se beneficiar com um software de gerenciamento de e-mail?

Tempos de resposta de e-mail aprimorados e maior satisfação do cliente

O uso de software de gerenciamento de e-mail pode melhorar os tempos de resposta, o que, por sua vez, melhora a experiência e a satisfação do cliente. Com regras de fluxo de trabalho automatizadas em vigor, o software distribuirá automaticamente as mensagens recebidas entre seus funcionários. Já se foram os dias de atribuições manuais e monitoramento da atividade de e-mail.

O software de gerenciamento de e-mail não faz perder tempo e garante que todos tenham uma compreensão clara de suas responsabilidades. Conforme mencionado acima, isso melhora os tempos de resposta, pois elimina confusão, rastreamento de e-mail, ociosidade e gerenciamento de tarefas manuais. Com o software de gerenciamento de e-mail instalado, todos os atendentes de suporte podem simplesmente fazer login no software e começar a responder aos e-mails de atendimento ao cliente.

mulher sentada no escritório, em sua mesa, trabalhando em um laptop e fazendo anotações

Aumenta a produtividade e reduz os níveis de estresse

A beleza de um sistema de gerenciamento de e-mail é que ele pode realizar muitas tarefas e resolvê-las sozinho. Por exemplo, o software pode usar regras de fluxo de trabalho automatizadas para resolver tickets que não receberam nenhuma resposta em um determinado período de tempo. Como alternativa, o software pode enviar acompanhamentos de e-mails automáticos para clientes que não responderam às suas mensagens. Esta é apenas a ponta do iceberg.

Ter esse tipo de software instalado tira uma responsabilidade extra de seus ombros. Ele elimina tarefas repetitivas e mundanas e, portanto, reduz os níveis de estresse e melhora a produtividade. Em essência, ele cria o fluxo de trabalho perfeito.

Software de gerenciamento de e-mail

Economiza dinheiro e aumenta o retorno do investimento

Aqui está outro motivo pelo qual você se apaixonará por um software de gerenciamento de e-mail. Ele economiza dinheiro. Quando seus atendentes não perdem tempo com tarefas rotineiras e quando seu único foco é resolver as dúvidas dos clientes, você economiza dinheiro.

Além disso, de acordo com a Financesonline, para cada 1 dólar que você investe na experiência do cliente por meio de help desks e plataformas semelhantes [como software de gerenciamento de e-mail], você pode obter um retorno sobre o investimento de 3 dólares.

  • Roman Bosch

    Roman Bosch

    Partly

    É um prazer ter um ótimo portal que melhora o nosso atendimento ao consumidor.

  • christine preusler

    Christine Preusler

    HostingAdvice

    O LiveAgent empodera os nosso agentes a oferecer um atendimento melhor, mais rápido e mais preciso.

  • Karl Dieterich

    Karl Dieterich

    Covomo

    O LiveAgent nos ajudou a atingir 2 objetivos importantes: aumentar a satisfação do cliente e as vendas.

  • Hendrik Henze

    Hendrik Henze

    HEWO Internetmarketing

    Nós estivemos usando o LiveAgent desde agosto e nós estamos muito satisfeitos com ele.

  • Razvan Sava

    Razvan Sava

    Webmaster Deals

    Desde que começamos a usar o LiveAgent, nosso tempo de resposta caiu em 60%

  • Taras Baca

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    The Workplace Depot

    Nós achamos que o LiveAgent é a melhor solução de chat ao vivo até agora.

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    CSI Products

    Nós usamos o LiveAgent em todos os nossos sites de ecommerce. Essa ferramenta é fácil de usar e melhora a...

  • Christian Lange

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    Com o LiveAgent nós podemos dar aos nossos clientes um atendimento onde quer que estejam.

  • Jens Malmqvist

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    Eu posso recomendar o LiveAgent a qualquer um interessado em fazer do seu atendimento ao consumidor mais eficaz e melhor.

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    Eu tenho certeza que iríamos gastar 90% do nosso dia verificando emails se não tivéssemos o LiveAgent.

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    All British Casino

    Com o LiveAgent nós podemos manter os nossos jogadores felizes ao oferecer um atendimento mais eficiente, resultando em maiores taxas...

  • Allan Bjerkan

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    Norske Automaten

    LiveAgent é confiável, razoavelmente precificado e simplesmente uma ótimo opção para qualquer negócio ágil online.

  • Sissy Böttcher

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    Study Portals

    Nós gostamos disso porque é fácil de usar e oferece ótimas funcionalidades, como as funções úteis de relatórios.

  • Peter Koning

    Peter Koning

    TypoAssassin

    Nós amamos o LiveAgent - ele facilita o atendimento aos nossos clientes.

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    Aranzazu F

    Factorchic

    Nós gostamos de oferecer aos nossos clientes a melhor experiência de atendimento. É por isso que nós escolhemos o LiveAgent.

  • Rick Nuske

    Rick Nuske

    MyFutureBusiness

    Da configuração ao atendimento contínuo e tudo no meio, a equipe do LiveAgent continua a impressionar.

  • Vojtech Kelecsenyi

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    123-Nakup

    O LiveAgent economizou centenas de preciosos minutos todos os dias tornando o serviço de atendimento ao cliente limpo e organizado.

  • Rafael Kobalyan

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    Betconstruct

    Agentes ilimitados, e-mail, redes sociais e integração com telefone. Tudo isso por menos do que estávamos pagando com nosso fornecedor...

  • Martin Drugaj

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    Atomer

    Nós usamos o LiveAgent desde 2013. Não conseguimos nos imaginar trabalhando sem ele.

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    AVMarket

    É uma solução com ótimo custo-benefício que pode te ajudar com uma grande quantidade de pedidos de suporte por canais...

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    Antalya Consulting Language Center

    Responder e-mails usando o Outlook era tão difícil de administrar. Com o LiveAgent nós temos certeza que todos os e-mails...

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    tekRESCUE

    O LiveAgent é sensacional. Com pouco tempo e esforço eu consegui fazê-lo funcionar, levou só alguns minutos.

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    Marietta Corporation

    Eu recomendo o produto do LiveAgent, não só como uma alternativa ao Kayako, mas como uma solução muito melhor e...

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    Mihaela Teodorescu

    eFortuna

    A equipe de suporte sempre nos respondeu prontamente com soluções rápidas de implementar.

  • Hilda Andrejkovičová

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    TrustPay

    Ele nos ajuda a categorizar os tipos de tickets e a localizar estatisticamente as maiores necessidades dos nossos clientes.

  • user testimonials

    Alexandra Danišová

    Nay

    Nós vemos o LiveAgent como uma grande ferramenta de comunicação com os consumidores

  • user testimonials

    Samuel Smahel

    m:zone

    O LiveAgent acelerou a nossa comunicação com os consumidores e nos deu também uma opção para conversar com eles.

  • David Chandler

    David Chandler

    Volterman

    Falando de forma simples e direta - o LiveAgent supera todos os outros sistemas na mesma faixa de preço, ou...

Elimina o monitoramento de dispositivos e contas

Se você quiser dar um passo adiante, conecte seu software de gerenciamento de e-mail a outros canais de comunicação, como chat ao vivo, telefone ou mídia social, e melhore ainda mais sua produtividade. Você pode colocar um fim a quantidade de dispositivos sem fim e ao monitoramento de contas que tanto distraem quanto fazem de nós improdutivos.

Ter todas as mensagens em um só lugar – sejam e-mails, comentários do Instagram ou chats ao vivo em tempo real torna ainda mais fácil maximizar todos os benefícios que vêm com o sistema de gerenciamento de e-mail.

Conexão com Facebook

Quais recursos o software de gerenciamento de e-mail deve ter?

Uma caixa de entrada de e-mail universal compartilhada

Uma caixa de entrada universal compartilhada é o recurso principal do software de gerenciamento de e-mail. A caixa de entrada da equipe pode reunir todas as mensagens de vários endereços de e-mail, contas de mídia social, chats na web e até mesmo telefones.

Se você nunca trabalhou com uma plataforma de colaboração como a caixa de entrada universal, isso pode ser difícil de imaginar, mas honestamente, é o melhor recurso e vai melhorar muito a experiência do seu cliente e atendente. A cereja do bolo é que todos os seus atendentes terão seu login exclusivo no sistema, permitindo que trabalhem em problemas separados ao mesmo tempo.

Recurso-de-caixa-de-entrada-universal-LiveAgent

Saiba mais sobre a caixa de e-mail compartilhada.

Departamentos e responsabilidades (transferências)

Os dois outros recursos principais do software de gerenciamento de e-mail são departamentos e responsabilidades. Ao criar departamentos diferentes para suas equipes de marketing, suporte de TI ou vendas, você poderá organizar sua caixa de entrada ainda melhor. A filtragem será mais fácil e a atribuição de responsabilidades por meio de regras de automação será muito simples.

Por exemplo, você pode configurar uma regra de fluxo de trabalho automatizada que encaminhe automaticamente todos os e-mails contendo as palavras “redefinir” e “senha” para o departamento de TI ou até mesmo um representante de suporte de TI dedicado.

Departmentos-LiveAgent

Saiba mais sobre departamentos ou responsabilidades.

Gerenciamento de fluxo de trabalho e regras de automação de marketing por e-mail

Abordamos brevemente os poderes da automação do marketing por e-mail. Existem inúmeras coisas que você pode fazer com o software de gerenciamento de e-mail – desde a adição automática de tags a e-mails, atribuição de e-mails a departamentos e atendentes, até a programação de e-mail que envia automaticamente e-mails de acompanhamento pré-formatados após um determinado período de tempo desde seu último contato.

Recurso-regras-LiveAgent
Personalize modelos de e-mail

Aprenda mais sobre as regras.

Ferramentas de análise robustas e recursos de relatórios

Com o e-mail tradicional, é difícil determinar o quão bem você está indo em termos de desempenho e qualidade. Você está atendendo aos benchmarks do setor, como a taxa média de resposta de e-mail? Seus clientes estão satisfeitos com o serviço que estão recebendo?

Curiosamente, de acordo com uma pesquisa da Bain & Company, 80% dos CEOs acreditam que sua empresa oferece um serviço superior ao cliente. No entanto, apenas 8% de seus clientes concordam.

Com análises de software de gerenciamento de e-mail e recursos de relatórios, você será capaz de identificar áreas de melhoria graças a insights de dados reais.

Painel de relatórios no Liveagent

Saiba mais sobre análises e relatórios.

Recursos de colaboração de equipe e detecção de colisão

Alguns webmails (nomeadamente Gmail) oferecem um serviço de chat integrado. No entanto, a maioria dos clientes de e-mail/webmails não, o que os torna inadequados quando se trata de colaboração. Em nossa opinião, usar ferramentas de chat externas é contraproducente, pois ter que alternar entre as ferramentas pode fazer você perder a linha de pensamento e também perder um tempo precioso.

Um software de gerenciamento de e-mail como o LiveAgent oferece opções de chat e chamadas internas integradas, tornando fácil demais entrar em contato com seus colegas quando você estiver se sentindo emperrado.

Além disso, ferramentas como o LiveAgent possuem recursos de detecção de colisão de atendentes no sistema. Esses recursos garantem que nenhum e-mail seja respondido duas vezes. Eles alertam cada atendente que está visualizando um e-mail no qual está trabalhando, garantindo que não haja duplicidade ou apagamento acidental do trabalho feito.

Detecção de colisão de atendentes

Saiba mais sobre detecção de colisão de atendentes, chats internos ou chamadas internas.

Modelos de e-mail personalizáveis

Outro recurso que está faltando no arsenal de clientes de e-mail/webmail tradicionais são os modelos de e-mail personalizáveis que podem ser usados para enviar e-mails de marketing, como boletins informativos, e-mails de atendimento ao cliente, como e-mails de redefinição de senha ou e-mails transacionais que confirmam um pedido. Claramente, modelos de e-mail personalizáveis estão disponíveis na plataforma de gerenciamento de e-mail do LiveAgent.

Modelos-email

Saiba mais sobre modelos de e-mail.

CRM e campos de CRM personalizados

Para ficar ainda melhor, o software de gerenciamento de e-mail tem recursos importantes de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). Além de um CRM integrado que está sempre disponível, você pode registrar informações personalizadas sobre seus clientes que podem ajudá-lo a fornecer um atendimento ao cliente mais experiente e personalizado.

CRM

Saiba mais sobre o CRM.

Múltiplas abas de ticket/e-mail

Tem medo de não ter várias abas de e-mail? Não tenha. O software de gerenciamento de e-mail também oferece esse recurso. Ele permite que você responda a vários e-mails de uma vez, simplesmente alternando entre as abas de e-mail. Esse recurso é especialmente útil quando usado em conjunto com respostas prontas/respostas predefinidas.

Software de gerenciamento de e-mail

Saiba mais sobre as abas de tickets múltiplas.

Tags de e-mail

Outro recurso que falta aos clientes de e-mail tradicionais, mas que são proeminentes no software de gerenciamento de e-mail, são as tags. As tags são usadas para filtrar, organizar e visualizar o conteúdo de um e-mail em um piscar de olhos.

Software de gerenciamento de e-mail

Saiba mais sobre as tags.

Gerenciadores de tarefas e recursos de monitoramento de SLA

O software de gerenciamento de e-mail avançado contém funções que agem como gerenciadores de tarefas e notificam os atendentes sobre e-mails de alta prioridade/críticos que precisam ser resolvidos. Geralmente, os e-mails (tickets) que aparecem no gerenciador de tarefas ficaram sem resposta por um longo tempo ou estão vinculados a SLAs (acordos de nível de serviço).

recursos-software-de-help-desk-LiveAgent-SLAs

Saiba mais sobre o botão “A Resolver”.

Anotações privadas

As anotações privadas no software de gerenciamento de e-mail permitem que você divulgue informações extras sobre um determinado e-mail, cliente ou processo de resolução. Seus colegas podem ver essas anotações a qualquer momento enquanto resolvem um determinado e-mail/solicitação. Se desejar, você também pode usar anotações privadas como lembretes.

Ticket-Anotações-LiveAgent

Saiba mais sobre as anotações.

Mensagens prontas e respostas predefinidas

As respostas automáticas são outro ótimo recurso que faz parte do software de gerenciamento de e-mail. Elas permitem que você crie respostas predefinidas para as perguntas mais frequentes de seus clientes. Ao receber um e-mail que exige uma resposta genérica para a pergunta, você pode economizar tempo simplesmente clicando no botão de resposta pronta e selecionando a resposta que deseja.

Mensagens prontas
Exemplos de mensagens prontas

Saiba mais sobre as respostas prontas.

Divisão/fusão de tickets

Ferramentas de gerenciamento de e-mail como o LiveAgent oferecem divisão e fusão de tickets. O recurso é sem igual e pode melhorar o tempo de resolução e a eficiência do atendente. Por exemplo, se um e-mail recebido levanta vários problemas e precisa ser resolvido por vários departamentos (como vendas e TI), o e-mail pode ser dividido em dois para garantir uma resolução mais rápida do problema.

Como alternativa, se um cliente enviar vários e-mails sobre o mesmo problema, os e-mails podem ser mesclados em um único tópico de e-mail.

Dividir tickets

Saiba mais sobre divisão de tickets e fusão de tickets.

Integrações de terceiros

A maioria dos softwares de gerenciamento de e-mail oferece integrações com terceiros para garantir o fluxo de trabalho perfeito. As integrações podem ser feitas com processadores de pagamento, sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente, aplicativos de mídia social e muito mais.

Ter essas integrações em vigor garante que os atendentes não tenham que fazer login em aplicativos de terceiros e inserir dados em dois sistemas.

Software de gerenciamento de e-mail
Integrações do LiveAgent

Veja todas as integrações.

Base de conhecimento interna e espaço de armazenamento ilimitado

Armazenamento de e-mail limitado é algo que todos nós desejamos diariamente, certo? Não se você estiver usando um software de gerenciamento de e-mail! Ferramentas como o LiveAgent oferecem histórico de e-mail ilimitado. Você não terá que excluir nenhum e-mail se não quiser e não haverá limites impostos ao armazenamento de documentos. Você pode armazenar uma quantidade ilimitada de documentos internos, guias e práticas recomendadas no próprio software.

Software de gerenciamento de e-mail

Saiba mais sobre gestão de conhecimento interno.

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Como encontrar o software de gerenciamento de e-mail certo

Convencido de que o software de gerenciamento de e-mail é a solução certa para você e sua empresa? Ótimo, continue lendo para descobrir como escolher a ferramenta certa de gerenciamento de e-mail.

Anote seus requisitos e faça algumas pesquisas

O primeiro passo para encontrar o software de rastreamento de e-mail certo é anotar seus requisitos e considerar seu orçamento, pois cada provedor de serviço de e-mail oferece uma gama diferente de recursos. Você quer uma ferramenta que seja usada simplesmente para gerenciar e-mails? Você quer uma ferramenta que também reúna outras mensagens em sua caixa de entrada? Quais recursos adicionais você precisa? Precisa de um serviço de e-mail escalável?

Depois de obter uma lista de seus requisitos, é hora de realizar algumas pesquisas. Recomendamos olhar para cada provedor de serviço:

https://youtu.be/4Flngmwnsuk

Depois de verificar cada software e saber quais deseja testar, é hora de criar uma versão de avaliação gratuita.

Peter Komornik

O LiveAgent combina excelente chat ao vivo, emissão de tickets e automação que nos permite fornecer um suporte excepcional aos nossos clientes.

Peter Komornik, CEO
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Crie contas de teste gratuitas e teste os recursos

Depois de selecionar suas principais escolhas, é hora de criar um teste gratuito. Recomendamos que você teste todos os recursos principais e se familiarize com eles o máximo possível. Tente:

  • Conectar vários endereços de e-mail com a caixa de entrada de sua equipe
  • Configurar integrações
  • Convidar atendentes/usuários de e-mail para o seu software
  • Criar departamentos para suas equipes de TI, marketing e vendas
  • Configurar regras de automação para encontrar o fluxo de trabalho perfeito
  • Configurar modelos de e-mail para e-mails críticos

Ao testar tudo, anote o que você gosta e o que não gosta. Você verá rapidamente qual plataforma de e-mail está mais adequada às suas necessidades. Se sua avaliação gratuita expirar muito cedo e você quiser mais tempo para testar todos os recursos, não hesite em entrar em contato com o suporte ao cliente.

A maioria dos fornecedores de software de gerenciamento de e-mail ficará mais do que feliz em estender seu teste por algumas semanas.

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Oferecemos serviços de migração de especial da maioria das soluções populares de help desk.

Medalhas

Agende uma demonstração/fale com um gerente de vendas

Se você não consegue se decidir entre dois softwares de gerenciamento de e-mail, agende uma demonstração e fale com a equipe de vendas. Apresente uma lista do que você gostaria de alcançar, faça perguntas e faça anotações sobre o serviço que está recebendo.

Geralmente, o comportamento do seu gerente de vendas pode ser um bom indicador de como você será tratado pelas equipes de atendimento ao cliente do fornecedor quando for um cliente pagante. Se você acha que eles conhecem o produto e estão prontos para ajudar a qualquer momento, pode ter certeza de que está tomando uma boa decisão.

No entanto, se você acha que eles não podem responder às suas perguntas e não estão genuinamente interessados no seu sucesso, você deve escolher um software de gerenciamento de e-mail diferente.

Qual é um bom preço para um software de gerenciamento de e-mail?

Esta é uma pergunta difícil de responder. A maioria dos softwares de gerenciamento de e-mail é baseada em assinatura, então você pode esperar o pagamento em parcelas mensais. No entanto, cada software de gerenciamento de e-mail é diferente no que oferece em termos de recursos, integrações e estações de atendente.

Olhando para sites confiáveis de análise de software, podemos dizer que uma faixa de preço normal varia de 15 a 39 dólares por atendente e por mês.

Se essa faixa de preço for muito alta para você, considere uma ferramenta gratuita de gerenciamento de e-mail.

O que é um bom software de gerenciamento de e-mail gratuito?

Embora as ferramentas gratuitas de gerenciamento de e-mail sejam predominantes, elas são mais limitadas em termos de recursos.

Sem querer nos acharmos, mas o LiveAgent oferece um plano de gerenciamento de e-mail gratuito muito bom que ainda oferece um grande arsenal de recursos gratuitos. Por exemplo, ofertas gratuitas do LiveAgent:

  • Uma integração de endereço de e-mail
  • Relatórios básicos
  • Gestão da base de conhecimento
  • Um histórico de tickets de 7 dias
  • Um botão de chat e uma integração de número de telefone
  • Fusão e divisão de e-mail
  • Campos de tickets de CRM personalizados
  • Gerenciamento de tarefas
  • Tags
  • Anotações privadas
  • Transferências de e-mail
  • Múltiplas guias de e-mail
  • Suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana
https://www.youtube.com/watch?v=3zYfDwqNj0U&ab_channel=LiveAgent

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Mais de 3.000 avaliações Trustpilot GetApp G2 Crowd

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