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Software de Call Center Gratuito

O que é isso e Como o seu negócio pode se beneficiar disso?

Muitos clientes ainda preferem ligar para o serviço de atendimento ao consumidor quando querem ter o seu problema resolvido de forma rápida. Além disso, se você quiser fornecer um atendimento único para os seus clientes, criar um call center virtual é uma boa maneira de se começar.

Configurar e manter seu próprio hub de contatos é mais fácil do que parece. Você precisa apenas da ajuda de uma das ferramentas mais bem avaliadas de call center no mercado. Usar um bom software de call center ajuda você a otimizar as suas operações e tirar o caos do seu suporte por telefone. Um software gratuito de registro de chamadas pode ser algo um pouco mais difícil de se encontrar para o seu help desk. No entanto, é algo que definitivamente vale a pena, se puder encontrar um que atenda às necessidades da sua empresa.

Agora, vamos dar uma olhada no motivo pelo qual é importante usar um software de call center e como você pode tirar proveito dele, independente de ter que escolher entre um sistema pago ou um sistema gratuito de chamadas automatizadas.

Software de Call center – o que é isso?

Antigamente, apenas as grandes empresas tinham condições de ter um call center próprio. No entanto, com o nascimento das soluções baseadas na nuvem e os sistemas de chamadas automatizadas, essa não é mais a realidade. Graças ao software de chamadas, você mesmo pode configurar o seu próprio call center virtual, sem nenhum hardware, instalação complicada ou necessidade de ter muito espaço de armazenamento local. Como isso é possível?

Essencialmente, um software de call center é uma solução dedicada que permite a agentes realizar e receber chamadas, assim como acessar informações necessárias, como o histórico de ligações do cliente, para aprimorar a experiência do cliente. Isso é geralmente uma ferramenta baseada na nuvem que integra-se aos telefones existentes e outras aplicações (CRM, ticketagem). Essas são cruciais para as operações diárias do seu negócio.

O uso mais popular para os sistemas de call center é fornecer suporte. No entanto, essa não é a única razão para implementar tais soluções. Se os seus agentes lidam com muitas conversas por telefone, então eles precisam de um sistema poderoso para ajudá-los. É aí que um excelente software de call center torna-se necessário, pois permite que a sua equipe possa organizar e administrar todos os aspectos de interações por telefone recebidas e realizadas.

Ao usar esse tipo de software, os seus agentes podem armazenar detalhes importantes, informações do contato e histórico do cliente, tudo isso em um único lugar, e também fazer bom uso dos dados disponíveis. Nós entraremos em detalhes sobre os benefícios do uso desse tipo de solução em breve, mas por enquanto, vamos nos concentrar em como um software de call center funciona.

Como um software de call center funciona?

Como mencionado anteriormente, um software de call center, gratuito ou pago, é uma parte importante de qualquer hub de contatos. Em muitos casos ele simplesmente oferece a integração com um provedor de VoIP: uma poderosa solução que usa a internet (em vez de uma linha telefônica física) para fazer e receber chamadas.

Então, para que um sistema de VoIP funcione corretamente, ele precisa alavancar um private branch exchange (PBX) virtual. Isso funciona como uma central telefônica para sistemas de telefonia e possibilita o direcionamento de ligações entre usuários ou para fora da sua organização. Resumindo, os provedores de software podem facilmente configurar isso, em troca de uma mensalidade.

Pode não parecer a princípio, mas softwares como esses são essenciais se você tiver uma grande equipe de atendimento e lida com várias ligações diariamente. Assim, você precisa avaliar de forma precisa quais serviços e funções estão inclusas no sistema de call center que você está considerando, especialmente se você optar por um software gratuito de automação telefônica.

Na maioria dos casos, quando se implementa uma ferramenta de call center, tudo o que você precisa fazer é escolher um provedor de VoIP, conectar os dispositivos dos agentes e começar a atender as ligações. É simples assim.

De qualquer forma, você ainda tem que escolher entre uma ferramenta simples de call center, que possa ser integrada a outras soluções, ou uma solução de suporte omnicanal que tem a funcionalidade de call center. Para entender um pouco mais sobre as diferenças, vamos dar uma olhada em vários tipos de softwares call center – ambos gratuitos e pagos.

Tipos de soluções para call center

Não deve ser uma surpresa que existam vários tipos de soluções para call center disponíveis no mercado.

Primeiro, devemos ter conhecimento sobre call centers “on-premise” e sistemas virtuais. Como o nome sugere, tudo que têm em um call center “on premise”, é localizado fisicamente nas instalações da empresa, seja o software, hardware, servidores e até mesmo o time de serviço ao consumidor. Os call centers virtuais, de outra forma, Utilizam soluções baseadas na nuvem e VoIP, para permitir que você tenha um call center de qualquer lugar do mundo, literalmente.

Hoje em dia, os call centers são geralmente categorizados em:

  • Call centers receptivos, próprios para o recebimento de ligações.
  • Call centers ativos, focados em realizar as ligações. Geralmente, os agentes trabalham com uma lista de contatos de clientes existentes e em potencial, para quem fazem as chamadas.
  • Centros de contato multichannel cobrem múltiplos canais. Certos lugares ainda utilizam as chamadas por ligação como um de seus canais de comunicação, o que fazem parte de uma maior suite de ferramentas de comunicação.
  • Centros de contato omnichannel, levam o atendimento para o próximo nível. Eles oferecem uma estratégia de solução para o serviço de atendimento ao consumidor unificada, através de todos os canais, geralmente graças a uma única ferramenta, que é capaz de trazer todas as formas de comunicação para um único lugar.

Por fim, há também uma distinção entre um software de chamada pago vs gratuito.

Call centers pagos vs gratuitos – as diferenças

Nem toda a ferramenta de call center tem as mesmas funcionalidades. Além do mais, os provedores de software também têm diferentes opções de preço, incluindo planos de software de call center gratuito, dependendo de sua necessidade. É importante perceber que diferentes soluções vêm com diferentes funcionalidades e limitações, caberá a você escolher o melhor software de ligação, no qual atenda a suas necessidades. Para fazer a escolha certa, você deve procurar por todas as opções disponíveis primeiro.

Com sistemas gratuitos de call center, você ainda pode facilmente discar e receber todas as suas ligações, incluindo chamadas internas entre os agentes. Funções adicionais como gravação telefônica e direcionamento irão variar ou possuir certas limitações. Por exemplo, um software gratuito de registro de chamadas para o seu helpdesk poderá ajudá-lo a armazenar informações sobre quem liga para você. No entanto, pode haver um histórico de pesquisa de ticket limitado, ou um número limitado de números de telefone que você pode usar dentro do software. Se você estiver interessado em usar funções mais avançadas ou simplesmente não quiser limitações, então você deve dar uma olhada nos planos pagos.

Em contraste ao software de ligações automatizadas, os sistemas pagos atendem melhor às empresas maiores, que lidam com muitas ligações e lutam para conseguir oferecer um atendimento ao consumidor impecável, tanto por telefone quanto pelos outros canais. Há uma variedade de soluções para escolher e elas não são todas necessariamente caras. Simplesmente considere todas as suas necessidades, faça um teste com ao menos algumas ferramentas diferentes que possuam testes gratuitos e leve em consideração todas as vantagens e desvantagens que você puder identificar.

Vantagens de utilizar ferramentas gratuitas de call center

Não se preocupe se o seu orçamento não cobrir o custo de utilizar o software de call center mais bem avaliado. Diversas ferramentas boas de call center vêm em diferentes tamanhos e formas, e ainda há muito o que você pode fazer com um software de registro de chamadas gratuito para o helpdesk. Então quais são as vantagens de se usar um software de call center gratuito?

Produtividade aprimorada

Os seus agentes podem ajudar mais precisamente e efetivamente os clientes caso possam atender às chamadas e ter acesso aos dados importantes dos clientes em um lugar.

Maior transparência

Quando ligam para uma empresa, muitos clientes esperam que os agentes saibam quem eles são e como eles engajaram anteriormente com a equipe de atendimento. Um software de registro de chamadas para o helpdesk pode facilitar a verificação de histórico de dados com apenas alguns cliques para toda a equipe.

Maior satisfação do cliente

Essencialmente, quanto mais os seus agentes souberem de cada cliente que liga, melhor eles podem ajudá-los. Isso ajuda a construir relacionamentos e a fidelização, que a longo prazo aumenta a receita.

Possuindo uma variedade de funções poderosas à sua disposição

Mesmo que um software gratuito de call center possua certas limitações, ainda há muitas funções que você pode alavancar, como gravação de ligações para propósitos legais e de treinamento.

Custos reduzidos.

Vamos encarar a realidade, quando o assunto é sistemas gratuitos de call center, o custo (ou a falta disso) é um dos maiores benefícios. A habilidade de manter o seu call center bem organizado e acessar todas as funções do sistema a um custo zero definitivamente conta como uma vantagem.

Fácil implementação

Você pode configurar o software gratuito de ligações em apenas alguns cliques e começar a receber as chamadas quase instantaneamente.

Trabalho remoto

Com soluções virtuais de call center, os seus agentes poderão estar localizados em qualquer lugar. Enquanto todos estiverem conectados à internet, a sua equipe poderá facilmente atender e realizar chamadas de qualquer dispositivo e em qualquer localização.

Escalabilidade

Mesmo as ferramentas gratuitas de call center podem ser escaladas com o seu negócio. Se e quando você precisar adicionais mais agentes, números de telefone ou funções, você pode fazer um upgrade da sua solução para um plano pago.

As melhores práticas para um software de call center

Não se engane: tirar o maior proveito de um software de registros de call center para helpdesk não é apenas escolher a solução certa. Há outras coisas que você pode fazer para tirar o maior proveito da ferramenta, independente de ser um software de call center gratuito ou pago.

  • Aproveite a integração de software. Não é nenhum segredo que os call centers usem ferramentas integradas, baseadas em nuvem, para administrar e sincronizar os dados dos clientes. Aliás, depender de sistemas integrados elimina a chance de perder quaisquer informações importantes ou de cometer um erro ao inserir dados manualmente em vários sistemas ao mesmo tempo.
  • Considere preparar os scripts para o call center. Scripts relevantes podem ajudar os seus agentes a tornarem-se mais confiantes no telefone, especialmente, os que estão começando a trabalhar em um call center agora. Certifique-se de atualizar seus scripts sempre, mantendo-se atualizado.
  • Defina metas específicas para os agentes do seu call center. Com o sistema de call center certo, você pode monitorar facilmente o desempenho dos seus agentes. Definir metas para todos não pode apenas ajudar a aumentar o espírito do time, mas também encorajar os agentes a se ajudarem em prol de um bom resultado para a equipe.
  • Esforço para reduzir o tempo. Hoje em dia, os clientes tendem a ser impacientes e não querem esperar por assistência, ao ligar para o serviço de atendimento ao consumidor. Certifique-se de ter agentes suficientes em seu time, para cobrir as demandas dos clientes.
  • Alavancar os dados dos clientes. Fornecer saudações personalizadas e ajuda rápida pode te ajudar a conquistar um cliente em definitivo. Um software de call center pode te equipar facilmente com todas as informações relevantes sobre quem te liga, especialmente já houve um engajamento com sua empresa antes.

Software de call center pago ou gratuito – qual é a melhor escolha?

Quando você estiver decidindo se você deve investir em sistemas de chamadas automatizadas pagos ou gratuitos, você deve levar em consideração as necessidades do seu atual negócio, os planos para o futuro e todas as opções disponíveis.

Pergunte a si mesmo as seguintes perguntas:

  • Como você está lidando com as chamadas no momento?
  • Você quer configurar um call center totalmente novo ou mudar para outro provedor de call center?
  • Quantos clientes você gerencia?
  • O que você espera da sua dashboard do software de call center?
  • Quantos agentes de call center você possui?
  • Quantos números de telefone você quer usar?
  • Em quais funções de call center você está mais interessado?
  • Quais métricas de call center você quer acompanhar?

Ao responder essas questões, você terá um entendimento mais aprofundado das suas necessidades e ficará um passo mais próximo de fazer a escolha certa para o seu negócio.

Não se preocupe se você ainda não consegue arcar com o software de call center mais bem avaliado do mercado. Não há mal algum em optar primeiro por um software de call center gratuito. Existem muitos provedores de serviços de confiança por aí. Aliás, muitas empresas optam por soluções gratuitas, especialmente se estiverem no início ou não possuírem o orçamento para soluções avançadas. Usar um software gratuito de registro de chamadas para um helpdesk é uma boa forma de testar uma ferramenta de call center em particular para ver se atende às necessidades da sua empresa. Além do mais, você pode fazer um upgrade a qualquer momento se as necessidades da sua empresa mudarem.

Resumindo, nós recomendamos que você pense sobre suas necessidades, afunilando as suas escolhas e testando algumas ferramentas gratuitas de call center para ver qual a melhor opção para o seu negócio. Assim que você tiver feito tudo isso, você estará apto para decidir melhor se você deve investir em uma versão paga ou continuar com as ferramentas gratuitas, como o LiveAgent.

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