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Software de Call Center Gratuito

Software de call center gratuito – o que é, e como o seu negócio pode se beneficiar ao implementar ele?

Muitos clientes ainda preferem ligar para o serviço de atendimento ao consumidor quando eles querem ter o seu problema resolvido de forma rápida. Além disso, se você quiser fornecer um atendimento único para os seus clientes, criar um call center virtual é uma boa maneira de se começar. 

Configurar e manter seu próprio hub de contatos é mais fácil do que parece, (se você tiver a ajuda de um dos softwares de call center mais bem avaliado do mercado). Usar um bom software de call center ajuda você a otimizar as suas operações e tirar o caos do seu suporte por telefone. Mesmo que seja difícil de achar para o seu help desk, um software gratuito de registro de chamadas, definitivamente valerá a pena se você encontrar um que sirva para as necessidades do seu negócio.

Software de Call Center Gratuito

Agora, vamos dar uma olhada no motivo pelo qual é importante usar um software de call center e como você pode tirar proveito dele, independente de ter que escolher entre um sistema pago ou um sistema gratuito de chamadas automatizadas.

Software de Call center – o que é isso?

Antigamente, apenas as grandes empresas tinham condições de ter um call center próprio. Porém, com o nascimento das soluções baseadas na nuvem e os sistemas de chamadas automatizadas, isso não existe mais. Graças ao software de call center, você mesmo pode configurar o seu próprio call center virtual, sem nenhum hardware, instalação complicada ou necessidade de ter muito espaço de armazenamento. Como isso é possível?

Essencialmente, um software de call center é uma solução dedicada que permite com que os agentes façam e recebam chamadas, assim como fornece informações necessárias e o histórico de ligações do cliente, tudo isso para melhorar a experiência de atendimento ao cliente. Geralmente é uma ferramenta baseada na nuvem que se integra com os telefones existentes e outras aplicações (CRM, ticketagem), que são cruciais para as operações diárias do seu negócio.

Software de Call Center Gratuito

O uso mais popular para os sistemas de call center é fornecer suporte, (mesmo que isso não seja a única razão para implementar tais soluções). Se os seus agentes têm que lidar com várias chamadas por telefone, então eles precisam de uma ferramenta poderosa para ajudar eles. É nisso que um bom software de call center torna-se útil, ao permitir que a sua equipe organize e gerencie todos os aspectos das interações por telefone, tanto inbound como outbound.

Ao usar esse tipo de software, os seus agentes podem armazenar detalhes importantes, informações do contato e histórico do cliente, tudo isso em um único lugar, e também fazer bom uso dos dados disponíveis. Nós iremos entrar em detalhes sobre os benefícios de utilizar esse tipo de solução em breve, mas por enquanto, vamos nos concentrar em como um software de call center funciona.

Como um software de call center funciona?

Como mencionado anteriormente, um software de call center – gratuito ou pago, é uma parte importante de qualquer hub de contatos. Em muitos casos, simplesmente é providenciado uma integração com um provedor VoIP: uma solução poderosa que usa a Internet (invés da linha de telefone fixo), para fazer e receber chamadas.

Então, para um sistema VoIP funcionar corretamente, o mesmo tem que ser apto a criar um centro de distribuição telefônica (PBX). Isso funciona como uma estação switch para os sistemas de telefone, tornando possível fazer o roteamento das chamadas entre os usuários ou fora de sua organização. Em resumo, os provedores de software podem configurar isso facilmente, em troca de uma taxa mensal.

Pode não parecer a princípio, mas softwares como esses são essenciais se você tem um grande serviço de atendimento ao consumidor e gerencia várias ligações por dia. Além disso, você tem que verificar com atenção as funcionalidades que o sistema de call center que você está olhando oferece, especialmente se você estiver optando por um software de ligações automatizadas gratuito.

Na maioria dos casos, quando se implementa uma ferramenta de call center, tudo o que você precisa fazer é escolher um provedor de VoIP, conectar os dispositivos dos agentes e começar a atender as ligações. Simples assim.

Mesmo assim, você ainda tem que escolher entre uma ferramenta simples de call center, que possa ser integrada com outras soluções, ou uma solução com um suporte omnichannel que tem a funcionalidade de call center. Para entender um pouco mais sobre as diferenças, vamos dar uma olhada em vários tipos de softwares call center – ambos gratuitos e pagos.

Tipos de soluções para call center

Não deve ser uma surpresa que existam vários tipos de soluções para call center disponíveis no mercado.

Primeiro, devemos ter conhecimento sobre call centers “on-premise” e sistemas virtuais. Como o nome sugere, tudo que têm em um call center “on premise”, é localizado fisicamente nas instalações da empresa, seja o software, hardware, servidores e até mesmo o time de serviço ao consumidor. Os call centers virtuais, de outra forma, Utilizam soluções baseadas na nuvem e VoIP, para permitir que você tenha um call center de qualquer lugar do mundo, literalmente.

Hoje em dia, os call centers são geralmente categorizados como:

  • Call Centers Inbound, designados para receber ligações.
  • Call Centers Outbound são focados em realizar ligações. Geralmente, aqui os agentes trabalham com uma lista de contatos de clientes existentes e/ou em potencial, que eles queiram ligar.
  • Centros de contato multichannel cobrem múltiplos canais. Certos lugares ainda utilizam as chamadas por ligação como um de seus canais de comunicação, o que fazem parte de uma maior suite de ferramentas de comunicação.
  • Centros de contato omnichannel, levam o atendimento para o próximo nível. Eles oferecem uma estratégia de solução para o serviço de atendimento ao consumidor unificada, através de todos os canais, geralmente graças a uma única ferramenta, que é capaz de trazer todas as formas de comunicação para um único lugar.

Finalmente, temos a distinção entre o software pago vs um software de ligação gratuito.

Call Centers Gratuitos vs Pagos – as diferenças

Nem toda a ferramenta de call center tem as mesmas funcionalidades. Além do mais, os provedores de software também têm diferentes opções de preço, incluindo planos de software de call center gratuito, dependendo de sua necessidade. É importante perceber que diferentes soluções vêm com diferentes funcionalidades e limitações, caberá a você escolher o melhor software de ligação, no qual atenda a suas necessidades. Para fazer a escolha certa, você deve procurar por todas as opções disponíveis primeiro.

Com os sistemas gratuitos de call center, você ainda pode ligar e responder facilmente às suas chamadas, incluindo chamadas internas entre os seus agentes. Funcionalidades adicionais como roteamento e gravação de chamadas podem variar, ou estarem sujeitas a certas limitações. Por exemplo, um software gratuito de registro de chamadas, pode te ajudar a armazenar as informações de sua loja sobre quem liga para você, contudo, pode haver um histórico de pesquisa por ticket limitado ou um número limitado de telefones, que você possa utilizar com o software. Se você estiver interesse em utilizar funcionalidades avançadas ou não ter nenhum limite, então você deve olhar os planos pagos.

duas pessoas ligando por chamada de vídeo

Em contraste ao software de ligações automatizadas, os sistemas pagos servem melhor para empresas maiores, que recebem muitas ligações e tem dificuldades de oferecer um atendimento único para os seus clientes através de vários canais. Existem várias soluções para isso, e nem todas são necessariamente caras. Simplesmente, considere tudo o que você precisa ter, teste ao menos umas ferramentas com o período de teste grátis e então leve em consideração os prós e contras que você consegue identificar.

Vantagens de utilizar ferramentas gratuitas de call center

Não se preocupe se o seu orçamento não cobre o custo de utilizar o software de call center mais bem avaliado. Diversas ferramentas boas de call center vêm em diferentes tamanhos e formas, e ainda existe um monte de coisa que você pode fazer com um software de registro de chamadas gratuito para o helpdesk. Então, quais são as vantagens de utilizar um software de call center gratuito?

  • Produtividade melhorada. Seus agentes podem ajudar a quem está ligando de forma mais precisa e efetiva, pois ao eles receberem a chamada, eles terão acesso aos dados mais importantes do cliente em um só lugar.
  • Mais transparência. Ao ligar para uma empresa, muitos clientes esperam que os agentes de atendimento saibam quem eles são e como eles interagiram anteriormente com a equipe de suporte. Um software de registro de chamadas gratuito para helpdesk, pode tornar mais fácil para o time inteiro checar os dados com apenas um clique.
  • Aumento da satisfação do cliente. Essencialmente, quanto mais os seus agentes souberem sobre quem está ligando, mais eles poderão ajudar a essa pessoa. Isso ajuda a construir um relacionamento e lealdade, o que implicará no aumento de lucro, futuramente.
  • Ter uma variedade de funcionalidades poderosas à sua disposição. Mesmo que um software de call center gratuito venha com certos limites, ainda existem várias funcionalidades da qual você possa utilizar (tais como gravação de chamadas para treinamento e propósitos legais)
  • Custos reduzidos. Vamos encarar a realidade: quando trata-se de sistemas de call center gratuitos, o custo (ou a falta disso), é um dos maiores benefícios. A habilidade de manter o seu call center bem organizado e acessar todas as funcionalidades do sistemas com um custo zero, definitivamente é uma vantagem.
  • Implementação fácil. Você pode configurar o software de ligação gratuita com apenas alguns cliques, e começar a receber ligações quase instantaneamente.
  • Trabalho remoto. Com a sua solução de call center virtual, seus agentes podem estar em qualquer lugar. Desde que eles estejam conectados à Internet, seu time pode fazer ligações e responder facilmente, de qualquer dispositivo ou localização.
  • Escalabilidade. Mesmo as ferramentas de call center gratuitas podem escalar com seu negócio. Você pode mudar a sua solução para um plano pago, se e quando for necessário adicionar mais agentes, números de telefone ou funcionalidades.

As melhores práticas para um software de call center

Não cometa erros: tirar proveito de uma parte de um software de registro de chamadas helpdesk, não é sobre apenas escolher o certo. Existem outras coisas na qual você pode fazer, para tirar mais proveito da ferramenta, independente de ser pago ou um software de call center gratuito.

  1. Tire vantagem da integração do software. Não é segredo que os call centers utilizam as ferramentas de integração baseadas na nuvem, para gerenciar e sincronizar os dados de seus clientes. De fato, aproveitar-se dos sistemas integrados, elimina a chance de perder alguma informação, ou de cometer algum erro ao inserir o dado manualmente em vários sistemas ao mesmo tempo.
  2. Considere preparar os scripts para o call center. Scripts relevantes podem ajudar os seus agentes a tornarem-se mais confiantes no telefone, especialmente, os que estão começando a trabalhar em um call center agora. Certifique-se de atualizar seus scripts sempre, mantendo-se atualizado.
  3. Defina metas específicas para os agentes do seu call center. Com o sistema de call center certo, você pode monitorar facilmente o desempenho dos seus agentes. Definir metas para todos não pode apenas ajudar a aumentar o espírito do time, mas também encorajar os agentes a se ajudarem em prol de um bom resultado para a equipe.
  4. Esforço para reduzir o tempo. Hoje em dia, os clientes tendem a ser impacientes e não querem esperar por assistência, ao ligar para o serviço de atendimento ao consumidor. Certifique-se de ter agentes suficientes em seu time, para cobrir as demandas dos clientes.
  5. Alavancar os dados dos clientes. Fornecer saudações personalizadas e ajuda rápida pode te ajudar a conquistar um cliente em definitivo. Um software de call center pode te equipar facilmente com todas as informações relevantes sobre quem te liga, especialmente já houve um engajamento com sua empresa antes.

Software de call center pago ou gratuito – qual é a melhor escolha?

Quando você estiver decidindo se você deve investir em um plano pago ou um plano de chamadas automatizadas gratuitas, você deve levar em conta as necessidades atuais do seu negócio, planos para o futuro e todas as opções imagináveis. Ao filtrar suas escolhas e testar diferentes soluções de call center, considere o seguinte:

  • Como você está lidando com as chamadas no momento?
  • Você quer configurar um call center totalmente novo ou mudar para outro provedor de call center?
  • Quantos clientes você gerencia?
  • Quantos agentes você tem a bordo do seu call center?
  • Quantos números de telefone você quer usar?
  • Em quais funcionalidades de um call center você está mais interessado?
  • Quais as métricas do call center você deseja analisar?
  • O que você espera da sua dashboard do software de call center?

Ao responder essas questões, você terá um entendimento mais aprofundado do que você precisa e ficará um passo mais próximo de fazer a escolha certa para o seu negócio.

Não se preocupe se você ainda não consegue arcar o software de call center mais bem avaliado do mercado. Não há prejuízos em escolher um software de call center gratuito primeiro – existem vários provedores de serviços baratos por ai. Um esclarecimento: muitas empresas optam por soluções gratuitas, especialmente se elas estão começando agora, ou apenas se não tiver orçamento suficiente para soluções mais avançadas. Usar uma parte do software de registro de chamadas helpdesk, é uma boa maneira de testar uma ferramenta em particular do call center e ver se é bom para o seu negócio. Depois de tudo, você pode fazer um upgrade a qualquer hora, caso o seu negócio precise.

Em resumo, nós recomendamos que você pense sobre suas necessidades, filtre suas escolhas e teste alguns softwares de call center gratuitos, para que você veja qual é a melhor opção para o seu negócio. Assim que você tiver feito tudo isso, você estará apto para decidir se você quer investir em um plano pago, ou continuar com as ferramentas gratuitas, tais como o LiveAgent.

Great customer service doesn't mean that the customer is always right, it means that the customer is always honored.

Chris LoCurto - Leadership and business coach

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