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Como iniciar um e-mail (dicas + modelos)

Com mais de 300 bilhões de e-mails enviados e recebidos todos os dias, o e-mail é um meio de comunicação essencial. Descobrir como iniciar um e-mail comercial de maneira profissional – especialmente quando você está escrevendo para alguém que não conhece – pode ser um desafio para profissionais de marketing, vendedores e representantes de atendimento ao cliente.

Na verdade, a forma como você inicia seu e-mail pode fazer a diferença entre o destinatário fechar o e-mail imediatamente (e excluí-lo) ou continuar lendo. O artigo a seguir fornece algumas dicas sobre como iniciar um e-mail, juntamente com algumas das saudações e inícios de e-mail mais comuns que você pode usar em sua correspondência comercial.

e-mail da Goat Story

O que incluir no início de seus e-mails

1. Saudação ou cumprimento

Comece com uma saudação apropriada, dependendo do quão formal você precisa ser. Sempre inclua o nome do destinatário (se você souber) para tornar a saudação mais pessoal. Por último, mas não menos importante, verifique novamente se você digitou o nome do destinatário corretamente. Nossa dica profissional? Copie e cole o nome como visto em e-mails anteriores, assinaturas de e-mail ou sites para garantir que você não cometa um erro de digitação.

2. Introdução e motivo para escrever (se necessário)

Ao escrever para alguém pela primeira vez, apresente-se e inclua uma frase concisa sobre o objetivo do seu e-mail. Essa frase pode determinar se o destinatário lerá seu e-mail ou o ignorará. Portanto, certifique-se de que seu objetivo seja claro e convincente.

Se você tem amigos, colegas ou conhecidos em comum, mencione-os, pois isso pode aumentar suas chances de obter uma resposta. Por exemplo, você poderia fazer uma mudança sutil de nome como esta: “Olá [Nome], encontrei nosso amigo em comum Richard (da [Empresa]) no fim de semana e ele mencionou que você precisava de uma nova ferramenta de help desk. Como seu atual provedor simplesmente não está te ajudando mais…”

3. Uma frase de abertura/desejando coisas boas (opcional)

Se você não escreve para o destinatário há muito tempo ou se tem um relacionamento casual com o destinatário, seria apropriado incluir uma nota rápida e positiva como “Espero que você esteja bem”. Isso pode definir o tom certo para o resto do seu e-mail.

Como alternativa, se o destinatário compartilhou algumas atualizações no LinkedIn ou em outra mídia social, sinta-se à vontade para parabenizá-lo por suas últimas conquistas (pessoais e profissionais). Você poderia dizer algo como “Parabéns pela sua promoção” ou “Parabéns, é emocionante ver [a empresa do destinatário] adquirir um cliente tão importante como a [empresa].”

4. Uma linha de agradecimento (opcional)

Com base no contexto, você pode adicionar uma curta linha de “agradecimento” à sua correspondência por e-mail. Por exemplo, se seu cliente potencial/cliente tiver entrado em contato com você para fazer uma pergunta, “Obrigado por entrar em contato” ou “Obrigado por entrar em contato com a [Empresa]” é obrigatório. No entanto, sempre que você inserir uma nota de agradecimento, é importante personalizá-la, pois as notas de agradecimento padrão (como as mencionadas acima) são um pouco genéricas demais e podem parecer frias ou retraídas.

Simplesmente adicionando um nome antes da linha de agradecimento, a mensagem soa mais calorosa e convidativa. Aqui está um exemplo: “Emily, muito obrigado por entrar em contato com a [Empresa] e por levantar esta questão. Você está absolutamente correta…”

nota-de-agradecimento-ao-cliente-LiveAgent

Exemplos e modelos para iniciar um e-mail

Saudações em um e-mail profissional

“Oi, [Nome]” é provavelmente a saudação de e-mail mais comum e mais usada no mundo dos negócios. Esta saudação é geralmente recomendada para estilos de comunicação semiformais e informais. Se você quiser ser um pouco mais formal, “Oi” pode ser substituído por “Olá”.

“Prezado [Nome]” também é apropriado para comunicação formal e informal. Para sua conveniência, preparamos uma lista completa de outras saudações genéricas que você pode escolher ao iniciar seu e-mail profissional. Confira:


Ao escrever para um ou dois destinatários:

Caro [Nome], Caro [Nome] e [Nome], Olá [Nome], Oi [nome], [Nome], Ei [Nome],


Ao escrever para três ou mais destinatários:

Olá a todos, [Nome do grupo ou equipe], Oi equipe, Olá a todos, Olá, Bom dia, Boa tarde, Boa noite,


Quando você não tiver certeza do nome do destinatário:

Caro senhor, Cara senhora, Oi, Olá, Meus cumprimentos, Caro gerente de contratação, Caro time de recrutamento,


Frases gerais de abertura de e-mail

Após a saudação, você pode incluir uma curta frase de abertura para iniciar seu e-mail. No entanto, é melhor evitar frases como essas se você estiver escrevendo um e-mail formal ou frio para um cliente em potencial, pois elas podem ser amigáveis demais para a ocasião. Aqui estão alguns dos exemplos mais comuns de inícios de e-mail:


Hope this email finds you well.
I trust you are doing well.
How’s it going at [Company name]?
It’s great to hear from you.
I’m pleased to hear that…
I hope you enjoyed your weekend.
Hope you’re enjoying your holiday.
I hope you had a great trip.
I hope you’re doing well.
Hope you’re feeling great!
I hope you’re having a great week.
I hope you’re having a wonderful day.
I hope you enjoyed the event.
I hope you enjoyed your vacation.
I’m reaching out about…
I’m wanted to ask about…
I just wanted to send you a brief note about …
Congratulations on [recent accomplishment].
How did [recent project/ event] turn out?
I loved your recent [article/social media post].

abertura de e-mail

Frases de abertura de e-mail de acompanhamento

Se você não tiver certeza do que escrever no início do seu e-mail de acompanhamento, considere incluir uma das seguintes frases de abertura de e-mail que podem quebrar o gelo:


As we discussed in our phone call …
As we discussed at our meeting …
As promised, here’s …
I’m checking in on …
Just checking in to make sure that …
Following up on our meeting …
I am writing to follow up on…
I’m getting back to you about…
This is just a quick note to…
This is just a quick reminder…
I wanted to let you know that…
Can you please give me an update on …
I’m writing to remind you about…
It was great to meet you at [event].
It was great talking to you last week.
I’m glad we had a chance to chat at the [event].
It was a pleasure to meet you yesterday.

Frases de abertura de e-mail de resposta

Ao responder a um cliente ou cliente potencial, uma linha curta de “Obrigado” é apropriada em muitos casos. Se você não tem certeza de como incorporar um “Obrigado” ou precisa de mais inspiração, verifique algumas de nossas alternativas:


Thanks for getting in touch.
Thank you for your message.
Thank you for letting me know.
Thank you for the update.
Thank you for the heads up.
Thanks for keeping me in the loop.
Thanks for the quick response.
Thank you for taking the time to [write to us/give us your feedback].
Thank you so much for getting back to me.
Thanks for getting back to me so quickly.
Thanks for your feedback on …
I’m sorry it took me so long to get back to you.
I apologize for the late response.
I’m sorry it’s been so long since my last email.
Sorry for my late reply.
Could you please clarify [something]?
Could you explain what you mean by [something]?
Could you give us some more details on…?

Como iniciar um e-mail de venda fria

Ao escrever um e-mail frio para um cliente em potencial, o primeiro parágrafo vai determinar se ele achará que vale a pena ler sua mensagem, por isso é importante impressionar e se destacar. Aqui estão alguns exemplos do que você pode incluir em seu parágrafo introdutório:

“My name is [Name], and I am the marketing director for [Company]. [Mutual connection] recommended that I get in touch with you regarding …”

“My name is [Name], and I’ll keep this quick. I’m the founder of a software tool that helps businesses like yours achieve [specific goals] through [product benefits].”

“My name is [Name] and we work with companies like [Company 1], [Company 2], and [Company 3] to improve their [sales/ marketing efforts/ customer service, etc.].”

“[Name] from [Company] here. I saw you recently [visited our website/ downloaded a whitepaper, etc.]. I’ve worked with similar companies in [field/ industry] and I thought I’d reach out.”

“My name is [Name] and I’m with [Company]. We have recently launched a new solution that [what your solution does]. Based on your online profile [profile link], it appears that you might be the right person to talk about [problem solved by your product].”

Se você quiser saber mais, confira os modelos de e-mail de cold sale.

Como iniciar um e-mail de acompanhamento de vendas

Acompanhar um cliente em potencial, especialmente se ele não respondeu à(s) sua(s) mensagem(ns) anterior(es) pode ser complicado. Se for esse o caso, experimente uma destas frases eficazes de abertura de e-mail – elas podem ser úteis!

“I trust that you have had an opportunity to read my previous email and look at our website, so I figured it’d be worth checking in with you again.”

“I sent you an email a while ago about [Company] and how I think we could be a great fit for you and [Company]. Did you know that our clients report [a **% increase] in [sales] when they use our [software/ platform/ tool]?”

“I hope I’m not overstepping, but I see that you have read my previous email and visited our site (the wonders of modern technology). I think this will be a good time for us to take the conversation further. What do you think? Are you available for a quick call on [date and time]?”

“I know how busy you must be managing your team and helping them increase [job function]. I sent you some information about [Product] a while ago and I thought this might be a good time to give you a practical demonstration.”

“I’m writing to follow up on my email as I didn’t hear back from anyone on the team. As I stated in my previous message, I believe [Product] can greatly improve how you do [what your product helps with].”

Se você quiser saber mais, confira os modelos de e-mail de acompanhamento de vendas.

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Como iniciar um e-mail de boas-vindas ao cliente ou de pós-compra

Sempre que alguém compra o seu produto ou se inscreve no seu serviço, você deve agradecê-lo ou recebê-lo na “família” para garantir que seu relacionamento tenha um ótimo começo. A melhor maneira de fazer isso é escrevendo um e-mail de boas-vindas que inclui uma nota de agradecimento, uma breve introdução e qualquer informação útil.

“Thank you for your recent purchase with us! I hope you’re enjoying your [product/ service].”

“Welcome to [Company]! We’re feeling pretty lucky that you chose us, and I just wanted to say thank you on behalf of our whole company.”

“I’m [Name], the founder of [Company] and I’d like to personally thank you for signing up for our service.”

“Welcome to [Product/ Company]. We’re thrilled to see you here! I’ll be your guide during this onboarding period, and my goal is to ensure you have a positive experience and get the most out of our [product/service].”

“Welcome to [Brand]! We’re excited to have you on board and we can’t wait for you to start using [product/ service] and seeing results.”

Sinta-se à vontade para verificar mais modelos de e-mail pós-compra e modelos de e-mail de boas-vindas.

Como iniciar um e-mail de atendimento ao cliente

Quase todo e-mail de atendimento ao cliente deve começar com uma mensagem de “Obrigado”, seja respondendo a uma simples solicitação de atendimento ao cliente ou respondendo a uma reclamação do cliente. Pode ser assim:


“Thanks for reaching out! I’d be more than happy to help you.”

“Thank you for contacting [Company]. My name is [Name] and it would be my pleasure to assist you with …”

“Thank you for writing to us today. I’d be happy to answer those questions for you …”

“Thank you for your inquiry about […]. I’m really sorry to hear that you can’t […] I’m escalating your issue so that someone can take a closer look at what’s going on right away.…”

“Thank you for writing in. This message is to confirm that we’ve received your request, and will be in touch within ** hours with a complete response.”

Se você quiser saber mais, confira os modelos de atendimento ao cliente.

Como iniciar um e-mail pedindo desculpas ao cliente

Ao responder a clientes irritados ou insatisfeitos, certifique-se de mostrar empatia e pedir desculpas em nome de sua empresa. Veja como você pode fazer isso:


“Thanks so much for reaching out about order #[number]. I’m so sorry the product hasn’t worked out for you.”

“I’m so sorry that you had a negative experience with [product/ service/ company department]. I’ve looked into the issue, and it seems that [briefly explain the reason for their bad experience].”

“I am so sorry to hear that you have had such a poor experience with us. Although we strive for 100% customer satisfaction, it’s clear we’ve fallen short in this instance – and that’s unacceptable.”

“I am so sorry to hear that [a brief summary of their bad experience]. That should have never happened, and I completely understand how frustrating this must be for you.”

“Thank you for providing us this feedback. I realize how frustrating it must be to [details of the issue]. We obviously failed this time, and for that, we are very sorry.”

exemplo de e-mail pedindo desculpas
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Peter Komornik, CEO
logo slido black

Resumo

O início do seu e-mail comercial (a saudação, a linha de abertura e a primeira frase) é a primeira coisa que o destinatário vê ao abrir o seu e-mail. Ao iniciar seu e-mail de maneira profissional, você terá mais chances de criar uma impressão positiva neles. A saudação que você usa e as primeiras frases que você escolhe para o início de seus e-mails profissionais de negócios dependem do seu público-alvo e do contexto da sua comunicação. Use as saudações por e-mail e as frases de abertura de e-mail mencionadas acima como modelos sempre que você não tiver certeza de como iniciar seu próximo e-mail para um cliente ou cliente em potencial.

Lembre-se de verificar novamente seus e-mails em busca de erros ortográficos ou gramaticais e certifique-se de sempre digitar o nome do destinatário corretamente. Nossa última dica é ser breve e gentil, já que ninguém quer ler e-mails longos. Vá direto ao ponto rapidamente, usando o tom de voz certo, e você vai acertar.

Perguntas frequentes

Por que é importante saber como iniciar seus e-mails?

Ao iniciar seu e-mail de maneira profissional, você terá mais chances de criar uma primeira impressão positiva no destinatário. Quando você está escrevendo para alguém pela primeira vez, essa impressão é importante, pois pode encorajar seu público não apenas a ler sua mensagem, mas também a respondê-la.

Quais saudações por e-mail devo evitar?

“Oi, [apelido]” e “Oi, [nome]!” são muito casuais e devem ser usados apenas se você já trocou e-mails e tem um bom relacionamento com o destinatário. Por outro lado, “A quem possa interessar” e “Prezado Senhor ou Senhora” são considerados muito formais e um pouco desatualizados, e só devem ser utilizados em comunicações oficiais ou quando não se sabe os nomes exatos das pessoas para quem você está escrevendo.

Devo iniciar um e-mail de maneira formal ou casual?

Começar um e-mail de uma forma casual e personalizada geralmente é mais envolvente; no entanto, escrever de uma forma muito informal e descontraída pode realmente desinteressar o seu público. Se você não tem certeza de qual tom tomar, sua aposta mais segura é ser um pouco mais formal, em vez de excessivamente casual e amigável. Se necessário, você sempre pode ajustar seu tom com base na resposta que recebe do destinatário.

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