Procurando por uma alternativa ao Gmail?

Melhor para …

O Fastmail é uma ótima opção para empresas de pequeno e médio porte nos setores de educação, mídia e comércio eletrônico.

Preços

• Teste gratuito
• Plano básico: US$ 3 por usuário/mês
• Plano padrão: US$ 5 por usuário/mês
• Plano profissional: US$ 9 por usuário/mês

Quais são os principais fatores na escolha de uma alternativa ao Gmail

O e-mail continua sendo uma ferramenta de comunicação importante não apenas para indivíduos, mas também para muitas empresas. Embora o Gmail seja uma escolha popular entre muitos usuários, as pessoas estão procurando alternativas de e-mail que ofereçam melhor privacidade, segurança e recursos adicionais. Vamos analisar alguns fatores importantes que podem ajudar a determinar qual alternativa ao Gmail é a mais adequada para você.

Necessidades e requisitos empresariais

As necessidades e requisitos específicos das empresas desempenham um papel crucial na escolha do provedor de e-mail. Ao entender essas necessidades, as empresas podem garantir que escolham um provedor que esteja alinhado com seus objetivos e melhore sua produtividade geral. Algumas empresas exigem um conjunto específico de recursos, enquanto outras analisam com atenção os planos de pagamento disponíveis.

Por exemplo, se você precisa de uma solução acessível com capacidades omnichannel, opte por algo como o LiveAgent. Se você trabalha com dados confidenciais do cliente e exige um nível mais alto de privacidade, considere o Mailfence ou o StartMail.

Caixa de entrada universal e painel multiagente

Uma caixa de entrada universal permite que os usuários gerenciem várias contas de e-mail de diferentes provedores em um local centralizado. Isso ajuda a simplificar o gerenciamento de e-mails e economiza tempo, eliminando a necessidade de alternar entre plataformas.

O painel multiagente é uma ferramenta especialmente importante para empresas que exigem que vários membros da equipe acessem e gerenciem uma conta de e-mail compartilhada. Ele permite uma colaboração mais eficiente, onde os membros da equipe podem atribuir tarefas, acompanhar o progresso e garantir respostas pontuais a perguntas de seus clientes. O LiveAgent, um sistema de tickets e software de gerenciamento de e-mails, oferece esses recursos com a vantagem adicional de opções de personalização.

Integração com outras ferramentas

Outro fator importante a considerar é a possibilidade de integrar seu serviço de e-mail a outras ferramentas necessárias para suas operações diárias. A integração perfeita entre seu e-mail e outras ferramentas de produtividade pode melhorar significativamente a eficiência e a colaboração dentro de sua organização. Essas ferramentas podem incluir calendários, sistemas CRM, sistemas de help desk, análises e muitas outras. Embora não haja uma quantidade recomendada de integrações que uma ferramenta de e-mail deve ter, opte por uma que possa atender a todas as suas necessidades e ainda ter alguma reserva.

Capacidade de armazenamento

A capacidade de armazenamento é um fator crucial que determina a quantidade de dados que pode ser armazenada no sistema. Esses dados incluem e-mails, documentos, arquivos de áudio, fotos, vídeos etc.

Ter capacidade de armazenamento adequada é importante para gerenciar todas as comunicações sem se preocupar em ficar sem espaço e ter que apagar informações importantes.

Portanto, é crucial escolher um provedor de e-mail que ofereça espaço de armazenamento de e-mail suficiente para suas necessidades específicas, a fim de garantir uma comunicação tranquila e ininterrupta.

Segurança e privacidade

As empresas enviam e-mails todos os dias que envolvem dados confidenciais e informações confidenciais. Essa é a razão pela qual você nunca deve ignorar as políticas de segurança e privacidade dos provedores de e-mail.

Certifique-se de que eles ofereçam criptografia de ponta a ponta, que garante que seus e-mails sejam criptografados durante a transmissão e só podem ser descriptografados pelo destinatário. Outro recurso importante é a autenticação de dois fatores (2FA), que pode adicionar uma camada extra de proteção à sua conta, exigindo um código exclusivo além de sua senha.

Certifique-se de que seu serviço de e-mail não dependa de anúncios ou rastreamento para gerar receita. Dessa forma, você não precisa ter receio de que eles vendam seus dados para terceiros para fins de marketing.

Ler a política de privacidade e armazenamento de dados também é essencial para entender como seus dados são armazenados, processados ​​e protegidos pelo provedor de serviços de e-mail. Idealmente, eles devem seguir rígidas regulamentações de proteção de dados e armazenar os dados em locais seguros, com padrões de criptografia fortes.

Recursos de colaboração

Recursos de colaboração são outro fator importante a ser considerado ao escolher uma alternativa ao Gmail, pois a colaboração e a comunicação eficientes são vitais para que as empresas prosperem e cresçam. Recursos de colaboração avançados podem simplificar fluxos de trabalho, melhorar a produtividade, aprimorar a cooperação da equipe e melhorar a satisfação do cliente.

Esses recursos colaborativos podem incluir:

• Caixas de entrada e pastas compartilhadas: Isso permite que vários membros da equipe acessem, gerenciem e respondam e-mails de forma colaborativa.
  Marcação e atribuição de e-mails: Permite que os usuários marquem e atribuam e-mails a membros específicos da equipe, garantindo que todos fiquem responsáveis por suas tarefas.
• Notas e comentários internos: Adicionar notas e comentários aos e-mails sem alterar o conteúdo original pode ajudar os membros da equipe a discutir questões relacionadas a e-mails específicos.
• Compartilhamento de calendários e agendamento: Compartilhar calendários, criar eventos e agendar reuniões dentro do serviço de e-mail pode melhorar a organização da equipe e manter todos informados sobre prazos, compromissos e metas futuras.
• Integração com ferramentas de colaboração: Um serviço de e-mail deve oferecer integração perfeita com ferramentas de colaboração populares, como Slack, WhatsApp, Jira e outras. Isso garante uma comunicação tranquila e gerenciamento de tarefas entre equipes.

Personalização e marca

Poder personalizar e personalizar tudo o que você usa para sua empresa é importante para garantir que esteja alinhado com a identidade da sua marca e atenda às suas necessidades exclusivas. Um serviço de e-mail com marca personalizável pode ajudar a manter uma imagem empresarial consistente e profissional.

Aqui estão alguns exemplos de recursos de personalização que podem beneficiar sua marca empresarial:

• Criação de um domínio personalizado para endereços de e-mail
• Modelos de e-mail
• Assinaturas
• Filtros e rótulos personalizáveis

Como garantir uma transição tranquila para sua alternativa escolhida do Gmail?

Prepare sua equipe

Se você está considerando mudar do Gmail para um serviço de email diferente, certifique-se de preparar sua equipe para essa mudança a fim de garantir uma transição tranquila.

O primeiro passo é comunicar as razões da mudança e os benefícios que o novo serviço pode trazer para a equipe e a empresa em geral. Isso ajudará sua equipe a entender por que a mudança é necessária e motivá-los a aprender o novo sistema.

Assim que sua equipe estiver a bordo, é importante avaliar suas necessidades de treinamento e elaborar um plano de treinamento. Esse plano deve levar em consideração a familiaridade da equipe com o novo sistema e agir de acordo. Fornecer treinamento prático e recursos como tutoriais em vídeo, treinamento presencial ou seminários, ou até mesmo manter uma base de conhecimento atualizada pode ser útil.

Por último, mas não menos importante, o suporte contínuo e recursos para desenvolvimento de habilidades adicionais são fundamentais para garantir que sua equipe ganhe confiança no uso do novo sistema. Isso pode incluir check-ins periódicos, sessões de feedback e acesso a treinamento adicional.

Gerencie a migração e integração de dados

Para ter um processo de migração tranquilo do Gmail para o novo provedor de serviços de email, gerencie sua migração e integração de dados da maneira mais eficaz possível. Aqui estão algumas dicas sobre como você pode garantir uma transição perfeita para sua alternativa escolhida.

Primeiramente, crie um plano para a migração de dados do Gmail para o novo serviço. Ele deve detalhar as etapas que você precisa seguir para mover todos os seus emails, contatos e arquivos para a nova plataforma. Certifique-se de ter um backup de todos os seus dados antes de iniciar a migração.

Em seguida, verifique se seu novo serviço de email se integra perfeitamente a outras ferramentas que você usa em sua organização para comunicação, colaboração e produtividade. Por exemplo, se você usa uma ferramenta de gerenciamento de projetos, certifique-se de que seu serviço de email integre com ela.

Alguns provedores de email, como o LiveAgent, oferecem uma migração gratuita e perfeita do Gmail para sua nova conta.

Conclusão

Em conclusão, muitas alternativas disponíveis podem fornecer muitos benefícios e vantagens com base em suas necessidades e requisitos específicos. Seja para obter uma melhor segurança, mais espaço de armazenamento, recursos avançados ou ferramentas de colaboração aprimoradas, existe um serviço de email por aí que pode oferecer exatamente isso.

Não hesite em explorar suas opções e fazer a troca por uma alternativa ao Gmail que funcione para você. O LiveAgent é definitivamente uma opção que vale a pena considerar; ele oferece uma ampla gama de benefícios, incluindo uma ferramenta de tickets avançada, integração perfeita com outras ferramentas e excelentes soluções de gerenciamento de email.