Cartas de Agradecimento

Um E-mail de Agradecimento ou uma Carta de Agradecimento?

Dependendo do tamanho e do tipo de negócio que você administra, assim como o número de clientes para quem você deseja expressar gratidão, você pode escolher entre e-mail ou cartas de agradecimento (enviadas pelo correio). Alguns fatores para levar em conta quando for escolher entre os dois são:

  • Tempo de entrega: O mais rápido que uma carta de agradecimento tradicional pode chegar é o dia seguinte ao envio. Se o tempo não for crucial, você pode enviar uma carta. Mas quando é necessário fazer um acompanhamento rápido – para agradecer um cliente por uma compra, por exemplo – o e-mail é mais conveniente.
  • Grau de formalidade: Como os e-mails são considerados menos formais do que cartas no mundo dos negócios, se você preferir manter uma comunicação formal com os seus clientes – use cartas.
  • O conteúdo da mensagem: Com o e-mail você pode incluir gráficos, imagens, vídeos, links, ou anexar arquivos – se você quer que a sua mensagem de agradecimento seja mais criativa do que um texto simples, o e-mail é o mais apropriado.
  • Restrições de orçamento: Enviar e-mails é mais barato, para enviar cartas você terá algumas despesas adicionais (papel, impressão, taxa de serviço do correio). Para um negócio internacional que possui clientes por todo o mundo, o e-mail pode ser a única opção viável.

Como Escrever uma Carta de Agradecimento

Qualquer carta de agradecimento ao cliente deve ser estruturada com um estilo mais formal do que um e-mail, e deve sempre incluir alguns componentes básicos. Abaixo estão algumas dicas sobre como criar a carta de agradecimento perfeita para os seus clientes:

1. Use uma saudação apropriada

Escolher a saudação certa para cartas de valorização do cliente depende da sua relação com o cliente. É melhor usar saudações mais formais como; “Caro Sr./Sra. Carter,” ou “Caro John,”. Sudações informais como; “Olá,” “Saudações,” ou “Oi,” devem ser evitadas. Lembre-se de checar a grafia do nome do cliente, caso contrário, você corre o risco de causar uma má impressão logo no começo.

2. Atenha-se ao propósito da carta

O propósito de uma carta de agradecimento é mostrar a sua estima pelo cliente e agradecer a fidelidade dele. Resista à tentação de promover o seu negócio. Não mencione futuras promoções, ofertas especiais, produtos novos, ou nada mais que possa ser considerado uma propaganda. Isso pode distrair o cliente do seu ponto principal.

3. Acrescente algumas linhas de follow-up

Depois de agradecer um cliente pela transação, você pode pensar em acrescentar algum follow-up para mostrar que você está atento às necessidades dele. Pode mencionar que você está sempre disponível se ele tiver dúvidas ou preocupações com o seu produto ou serviço. Ou simplesmente pergunte se há algo que você possa fazer para aumentar a satisfação dele.

4. Inclua sua marca

Para que a sua carta tenha uma aparência profissional, lembre-se de usar um cabeçalho que inclua o nome, logo ou outra informação da sua marca. Um cabeçalho bem feito faz com que uma carta pareça única, dá visibilidade à sua marca, ajuda o destinatário a verificar a autenticidade, e cria uma impressão geral mais profissional.

5. Use o final correto

Ao finalizar a carta, é importante usar uma palavra ou frase respeitosa e profissional. Você pode usar as mais comuns “Cordialmente” ou “Respeitosamente”, ou um pouco mais pessoais “Atenciosamente” ou “Sinceramente”. Finalizações como “Abraços”, “Até mais” ou “Com amor” são consideradas informais demais para cartas de negócios e devem ser evitadas.

6. Termine com uma assinatura

Fazer uma carta de agradecimento parecer pessoal pode ser difícil para um negócio grande, mas colocar uma assinatura no final da carta pode ajudar a pelo menos acrescentar um certo nível de personalização. Apesar de que nem sempre pode ser possível incluir uma assinatura feita à mão, mesmo uma impressa pode parecer melhor do que um nome digitado.

Exemplos de Cartas de Agradecimento

1. Agradecer clientes de longo prazo pela fidelidade

2. Celebrar uma conquista da empresa

3. Mostrar gratidão no fim do ano

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