Modelos de e-mail RSVP

O planejamento de um evento, seja presencial ou online, exige muito tempo e esforço. Você precisa encontrar um local (um local físico ou um host/plataforma na Internet), palestrantes e/ou expositores seguros, definir uma programação e criar uma estratégia de marketing para alcançar o maior número de pessoas possível, entre muitos outras tarefas. 

O último ponto é particularmente importante porque há uma coisa que absolutamente todo evento precisa para ter sucesso: convidados. Isso significa que é absolutamente essencial enviar um e-mail de convite de evento bem pensado ao seu público, a fim de levar o maior número possível de pessoas a “répondez s’il vous plaît” (RSVP) ou “responda” para confirmar seu comparecimento.

Como criar um e-mail RSVP eficaz

Existem vários elementos de um e-mail de convite que contribuirão para o recebimento de uma RSVPs:

1. Nome do remetente do e-mail – se os destinatários não souberem de quem é o convite, é improvável que eles confirmem sua presença, então defina o nome do remetente como o da empresa ou use um nome pessoal e inclua o nome da empresa na linha de assunto.
2. Logotipo no cabeçalho – pode lembrar o leitor de quem é a mensagem, caso o nome do remetente não seja informado. Além disso, destacar o logotipo em seus e-mails de convite pode ajudar a desenvolver o conhecimento da marca.
3. Identidade da marca – usar cores, fontes, imagens e estilo consistentes da empresa (bem como o logotipo do cabeçalho) em todas as suas comunicações também ajudará a criar consciência e confiança que pode, por sua vez, aumentar o ROI de longo prazo de seus eventos devido a muitos RSVPs.
4. Texto de visualização – use a “linha de sub-assunto” para chamar a atenção do seu público.
5. Assinatura de rodapé – termine seu e-mail de RSVP da maneira que começou, com o nome da sua marca, logotipo e cores, bem como links para seu site e perfis nas redes sociais para uma chance extra de persuadir os destinatários a comparecer ao seu evento.

Linhas de assunto de e-mail RSVP

• Junte-se a nós na próxima [empresa] [conferência / webinar]!
• Não perca, RSVP para nosso evento [assunto] agora
• Vejo você no [nome do evento] na próxima [semana/mês]?
• Todo mundo está falando sobre os prêmios [nome]…
• Marque em sua agenda o evento de formação de equipe da [empresa]
• Você está convidado para uma diversão [manhã/tarde/dia] fora do trabalho!

Modelos de e-mail RSVP

Modelo de e-mail RSVP 1 – convite para conferência/webinar

Modelo de e-mail RSVP 2 – convite para evento de premiação

Modelo de e-mail de RSVP 3 – convite para evento de formação de equipe

Modelos de e-mail RSVP – Perguntas frequentes

Qual deve ser a duração de um e-mail de RSVP?

Assim como a maioria dos tipos de e-mail, os convites para eventos devem ser curtos e agradáveis ​​para manter a atenção e o interesse do leitor. Vá direto ao ponto com os detalhes importantes do evento, como data, local e palestrantes/expositores/atividades importantes, enquanto incentiva as pessoas a comparecerem ao mesmo tempo. Não se esqueça de incluir o chamado a ação (CTA) muito importante para fazer a reserva real!

O que um e-mail RSVP deve conter?

Embora a cópia dos e-mails de convite precise ser funcional, conforme descrito acima, também precisa ser interessante o suficiente para convencer os destinatários a RSVP para o seu evento. O e-mail também deve conter detalhes sobre onde e quando acontecerá, ao mesmo tempo que descreve os benefícios de participar do evento. Você pode fazer isso considerando o que seu público está procurando em um evento como esse. Faça com que pareça interessante o suficiente para convencê-los a comparecer enquanto se concentra nos pontos de venda exclusivos. Mais uma vez, não se esqueça do CTA RSVP.

Devo usar texto simples para um e-mail RSVP?

Uma imagem realmente vale mais que mil palavras, especialmente quando descreve aspectos como o local e o local do que deveria ser um evento emocionante. Rich media, como imagens e vídeos, provavelmente incentivam os destinatários a RSVP mais do que qualquer coisa que você possa escrever, portanto, a resposta a esta pergunta é essencialmente um “não” firme.