O planejamento de um evento, seja presencial ou online, exige muito tempo e esforço. Você precisa encontrar um local (um local físico ou um host/plataforma na Internet), palestrantes e/ou expositores seguros, definir uma programação e criar uma estratégia de marketing para alcançar o maior número de pessoas possível, entre muitos outras tarefas.
O último ponto é particularmente importante porque há uma coisa que absolutamente todo evento precisa para ter sucesso: convidados. Isso significa que é absolutamente essencial enviar um e-mail de convite de evento bem pensado ao seu público, a fim de levar o maior número possível de pessoas a “répondez s’il vous plaît” (RSVP) ou “responda” para confirmar seu comparecimento.
Existem vários elementos de um e-mail de convite que contribuirão para o recebimento de uma RSVPs:
The next [company] [weekly/monthly/annual] [conference/webinar] will take place on [date].
With a great list of speakers covering a range of [subject]-related topics, we’re sure that this event will be our most rewarding yet.
There will be presentations that you won’t want to miss from:
Speaker 1
Speaker 2
Speaker 3…
For more information, including a full schedule, visit the dedicated [conference/webinar[ website here [link].
Don’t forget to confirm your attendance in advance in order to receive your [event pass/link to video stream]:
[RSVP]
Best wishes,
The [company] team
As a valued [customer/team member], you are hereby cordially invited to celebrate the [name of the ceremony] awards with us at [location] on [date].
You can expect a great evening with [activity] and [food/drink] besides the awards ceremony itself, so it promises to be an exciting event!
There will be awards for multiple categories in the field of [subject], including:
Awards category 1
Awards category 2
Awards category 3…
For more details about the event, including a full list of nominees and categories, visit the event’s website [link].
We hope to see you there! All you need to do is RSVP by clicking on the button below:
[Confirm your attendance]
Kind regards,
[Name] from [company]
The [company] team has been busy planning our [quarterly/bi-annual/annual] team-building with the hope of making this event our most successful so far!
On [date] at [time] all [department] staff are invited to leave their work for [period] to get to know each other better whilst taking part in some fun activities, such as:
Activity 1
Activity 2
Activity 3…
There will be no formal dress code for the day, so feel free to wear casual clothes for a more comfortable [morning/afternoon/day]. If you have any questions, don’t hesitate to get in touch with us.
We look forward to seeing you there! Just RSVP [link] beforehand so we can accommodate the correct number of attendees.
Best, [company] HR staff
Assim como a maioria dos tipos de e-mail, os convites para eventos devem ser curtos e agradáveis para manter a atenção e o interesse do leitor. Vá direto ao ponto com os detalhes importantes do evento, como data, local e palestrantes/expositores/atividades importantes, enquanto incentiva as pessoas a comparecerem ao mesmo tempo. Não se esqueça de incluir o chamado a ação (CTA) muito importante para fazer a reserva real!
Embora a cópia dos e-mails de convite precise ser funcional, conforme descrito acima, também precisa ser interessante o suficiente para convencer os destinatários a RSVP para o seu evento. O e-mail também deve conter detalhes sobre onde e quando acontecerá, ao mesmo tempo que descreve os benefícios de participar do evento. Você pode fazer isso considerando o que seu público está procurando em um evento como esse. Faça com que pareça interessante o suficiente para convencê-los a comparecer enquanto se concentra nos pontos de venda exclusivos. Mais uma vez, não se esqueça do CTA RSVP.
Uma imagem realmente vale mais que mil palavras, especialmente quando descreve aspectos como o local e o local do que deveria ser um evento emocionante. Rich media, como imagens e vídeos, provavelmente incentivam os destinatários a RSVP mais do que qualquer coisa que você possa escrever, portanto, a resposta a esta pergunta é essencialmente um “não” firme.
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