10 dicas para comunicação eficaz por e-mail

A comunicação por e-mail começou em 1971 quando Ray Tomlinson enviou o primeiro e-mail para si mesmo. Embora essa tecnologia tenha mais de 50 anos, bilhões de e-mails são enviados todos os dias. Às vezes, lemos e enviamos mais e-mails diariamente do que encontramos pessoas reais. No entanto, na comunicação por e-mail cometemos os mesmos erros que deveríamos evitar pelo nosso próprio bem. Então, como melhorar nossos e-mails?

Abaixo estão 10 dicas para comunicação eficaz por e-mail:

1. Seja claro e conciso

A maioria das pessoas tem pouco tempo no dia para ler e responder e-mails. O corpo do e-mail deve ser informativo e direto. Mesmo que você esteja usando outras alternativas ao e-mail, seu destinatário apreciará mensagens curtas e claras. Considere usar pontos de marcação ou escrever um e-mail separado para cada tópico que você precisa comunicar com alguém.

Lembre-se: E-mails longos sugam a vida das pessoas.

2. Seja educado

A menos que você esteja em bons termos com alguém, evite linguagem informal, jargão, gíria e abreviações inadequadas. Pense em como seu e-mail “se sente” emocionalmente. Se suas emoções pudessem ser mal interpretadas, encontre outra forma de expressar suas palavras. Seja amigável, respeitoso e grato.

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3. Use uma linha de assunto clara

Com base na linha de assunto, as pessoas decidem se abrem um e-mail ou não. Muitas pessoas recebem uma enorme quantidade de e-mails, é importante descrever o que o leitor encontrará dentro. Sua caixa de entrada do destinatário faz a primeira limpeza para eles. E mensagens sem linha de assunto são consideradas e-mails ruins e, portanto, encaminhadas para spam.

4. Preste atenção à ortografia e gramática

Esta é uma maneira fácil de mostrar que você se importa. Tente ler sua mensagem em voz alta para ajudá-lo a detectar erros de gramática ou frases inconvenientes que você poderia perder.

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5. Lembre-se de que e-mail nunca é privado

Sua mensagem pode ser encaminhada para outras pessoas sem seu conhecimento. Se suas informações são altamente confidenciais, certifique-se de que chegam à pessoa certa.

6. Coloque seu ponto principal no início

Se você está respondendo a uma pergunta no e-mail de alguém, coloque a resposta perto do início. A maioria das pessoas não gosta de ler parágrafos longos para chegar ao ponto principal no final da mensagem.

7. Use a Tecla RESPONDER

Inclua a mensagem anterior quando estiver respondendo a um e-mail. Não inicie um novo e-mail. Esta prática economiza seu tempo e o tempo do seu destinatário.

8. Seja Ecologicamente Correto

Evite imprimir e-mails sempre que possível. Você conseguirá manter suas comunicações melhor organizadas e, além disso, economizar árvores.

9. Evite GRITAR

Não use todas as letras maiúsculas, isso implica gritar. Também é MAIS DIFÍCIL LER letras digitadas que são todas do mesmo tamanho, então dê um descanso aos seus leitores.

10. Inclua sua assinatura

Não se esconda atrás de um e-mail e inclua seu nome. Encerre sua mensagem com “Atenciosamente”, “, “Respeitosamente”, " ou “Tudo de bom”, " dependendo da situação. Não se esqueça de escrever o nome de uma empresa sob seu nome ou compartilhe seu cartão de visita digital.

Pensamentos Finais

Perceba que uma vez que sua mensagem é enviada, é impossível recuperá-la. Ao enviar a mensagem errada para alguém, você pode danificar e arruinar seu negócio ou carreira. Sempre verifique novamente sua mensagem e a linha de destinatário antes de enviar qualquer e-mail. Também é uma boa ideia criar uma nova conta de e-mail dedicada a alcance e comunicações com clientes.