Modelos de Resumo de Email
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Um resumo de projeto é um documento original que fornece uma visão geral de um projeto, seus objetivos e os resultados alcançados. Isso permite que as partes envolvidas rastreiem o progresso, identifiquem áreas de melhoria e tenham pontos de referência no futuro. Este tipo de relatório informa os principais stakeholders sobre o estágio de conclusão e descobertas acionáveis do projeto.
Neste artigo, forneceremos vários modelos de relatório de resumo de projeto de exemplo para diferentes cenários, para que você não precise criar seu próprio relatório do zero.
Além disso, algumas boas práticas e dicas de escrita serão compartilhadas para ajudá-lo a adaptar os elementos-chave de cada resumo de projeto às suas próprias necessidades e melhorar seu jogo de gerenciamento de projetos no processo.
A importância de um resumo de projeto
Uma visão geral de projeto concisa e abrangente é uma ferramenta eficaz de gerenciamento de projetos que simplifica processos e coloca todos os membros da equipe e stakeholders na mesma página.
Para uso interno da empresa, um resumo de projeto mostra o progresso de um projeto para funcionários, gerentes de projeto, contratados e outros prestadores de serviços. Demonstra marcos do projeto, métricas e atualizações de cronograma para manter as equipes no caminho certo, ajudá-las a se manterem organizadas e fazê-las trabalhar juntas com eficiência.
Externamente, um resumo de projeto é usado como um resumo para apresentar ou fornecer atualizações aos stakeholders do projeto e pode ser útil na obtenção de financiamento ou suporte para projetos futuros. Para este fim, o documento se assemelha a um conjunto de propostas de projeto para dar ao leitor uma impressão rápida da natureza, status e contexto geral do projeto.
Como intitular um resumo de projeto
O título deve refletir o propósito ou foco do documento. Uma boa regra é usar um título que seja específico e informativo, mas ainda conciso. Por exemplo, o nome do projeto seguido pelas palavras “atualização do projeto”, “relatório de progresso” ou “resumo do projeto”, etc.
Você também pode usar o nome de código do projeto como título do resumo se for mais apropriado para fins internos.
Além disso, o título também pode incluir o período do projeto para dar ao leitor uma ideia melhor do que esperar do documento. Por exemplo, adicione também o mês ou trimestre e o ano, ou “acumulado do ano”.
Exemplos de linha de assunto de resumo de projeto
- [Nome do Projeto]: Resumo do Projeto – [Data Atual]
- [ID do Projeto]: Estratégia de Marketing para Lançamento de [Nome do Produto]
- [ID do Projeto]: Atualização de Lançamento de [Nome do Produto] – [Data Atual]
- [Nome do Projeto] – Nova Implementação de Software
- [ID do Projeto]: Melhoria do Atendimento ao Cliente – [Data Atual]
- Resumo Executivo do Plano de Negócios para [Nome do Projeto]
- [Nome do Projeto] – Proposta de Negócios
Como escrever um resumo de projeto
Durante o processo de escrita, é importante manter em mente o propósito do documento, bem como seu público. Um resumo de projeto deve abordar as seguintes questões:
- Do que se trata o projeto?
- Quais são os objetivos do projeto?
- Quais são os resultados do projeto?
- Como este projeto beneficia a empresa ou organização?
- Quais são os próximos passos para o projeto?
As respostas a essas perguntas lhe darão um bom ponto de partida para escrever seu resumo de projeto. Lembre-se também de incluir qualquer informação relevante que seria útil para o leitor saber, como informações de contexto sobre o projeto e datas ou prazos importantes, etc.
Depois de reunir todas as informações necessárias, você pode começar a escrever seu resumo de projeto.
Comece apresentando o projeto e fornecendo uma visão geral do que se trata. Em seguida, liste os objetivos do projeto e descreva os resultados que foram alcançados até agora. Por fim, conclua com uma breve descrição dos próximos passos para o projeto.
O que incluir em um resumo de projeto
- Título do projeto e/ou ID do projeto
- Fase do projeto e/ou status
- Data de início e término planejadas do projeto
- Data atual
- Gerente de projeto
- Principais stakeholders
- Tomadores de decisão principais
- Patrocinadores do projeto
- Objetivo do projeto/metas de negócios
- Cronograma do projeto
- Data esperada de entrega
- Marcos principais e entregas
- Projeções financeiras / linha de base do orçamento
- Resultados alcançados
- Realizações recentes (apenas para fins internos)
- Obstáculos ou desafios atuais do projeto (apenas para fins internos)
- Contexto do projeto – por que sua equipe está trabalhando no projeto escolhido e como planeja abordá-lo (apenas para fins externos)
Exemplos e modelos de resumo de projeto
[Nome do Projeto]: Resumo do Projeto – [Data Atual]
Índice:
- Objetivos
- Equipe
- Stakeholders
- Descrição
- Cronograma
- Entregas
- Visão Geral
Objetivos:
- Colocar todos os membros da equipe e stakeholders do projeto na mesma página do início ao fim
- Mostrar o progresso de um projeto em vários momentos
- Manter a equipe no caminho certo, ajudá-la a se manter organizada e fazê-la trabalhar juntos com eficiência
- Apresentar ou fornecer atualizações sobre projetos aos stakeholders
Equipe:
- Gerente de Projeto – [Nome], [Detalhes de Contato]
- [Posição 1] – [Nome], [Detalhes de Contato]
- [Posição 2] – [Nome], [Detalhes de Contato]
- [Posição 3] – [Nome], [Detalhes de Contato] …
Stakeholders:
- [Stakeholder 1]
- [Stakeholder 2]
- [Stakeholder 3] …
Descrição: O [Nome do Projeto]: Resumo do Projeto é um documento que demonstra marcos do projeto, métricas e atualizações de cronograma para manter a equipe no caminho certo, ajudá-la a se manter organizada e fazê-la trabalhar juntos com eficiência. Também é usado como um resumo do projeto para fornecer atualizações sobre o projeto aos stakeholders.
Cronograma:
- [Nome da Fase 1], [Data de Início] a [Data de Término]
- [Nome da Fase 2], [Data de Início] a [Data de Término]
- [Nome da Fase 3], [Data de Início] a [Data de Término] …
Entregas:
- [Nome da Entrega 1] – [Descrição], [Status]
- [Nome da Entrega 2] – [Descrição], [Status]
- [Nome da Entrega 3] – [Descrição], [Status] …
Visão Geral:
- [Visão Geral do Projeto]
- Use [Nome do Projeto]: Resumo do Projeto para comunicar atualizações do projeto em reuniões de equipe, apresentações de clientes ou reuniões de toda a empresa.
[ID do Projeto]: Estratégia de marketing para lançamento de [Nome do Produto]
Objetivos: Aumentar a conscientização da marca e destacar a rota para o mercado para gerar vendas para o lançamento de [Nome do Produto].
Elementos-Chave do Projeto:
- Descrever fatores de mercado e as tendências que os afetam
- Identificar o mercado-alvo
- Delinear a estratégia de mensagens
- Criar materiais de marketing (por exemplo, cópia do site, brochuras, folhas de produtos)
- Preparar um plano de lançamento
Orçamento: $[X] por mês
Status: Estágio de planejamento
Resultados: Não aplicável
Próximos passos: Prosseguir para os elementos-chave do projeto
Modelo de relatório de status do projeto: [ID do Projeto]: Atualização de Lançamento de [Nome do Produto] – [Data Atual]
Gerente de Projeto: [Nome], [Detalhes de Contato]
Objetivos: Atualizar os stakeholders sobre o status de [ID do Projeto] em relação ao lançamento de [Nome do Produto] em [Data Atual].
Status: Bem-sucedido
Resultados: A campanha de marketing resultou em um nível [por exemplo, alto] de conscientização da marca e gerou interesse no lançamento de [Nome do Produto].
Próximos passos: Continuar gerando vendas, aumentar a participação de mercado da empresa e monitorar os resultados da estratégia de mercado.
[Nome do Projeto] – Nova Implementação de Software
Data: [Data Atual]
Período do Projeto: [Data de Início] a [Data de Término]
Gerente de Projeto: [Nome], [Detalhes de Contato]
Objetivos: Aumentar a produtividade da empresa implementando novo software
Resultados: O novo software foi implementado com sucesso e resultou em um aumento na produtividade da empresa.
Próximos passos: Rastrear os resultados do novo software e fazer os ajustes necessários.
[ID do Projeto]: Melhoria do Atendimento ao Cliente – [Data Atual]
Objetivos: Melhorar a satisfação do cliente fornecendo melhor atendimento ao cliente
Resultados: A experiência do cliente melhorou como resultado das novas iniciativas de atendimento ao cliente.
Próximos passos: Continuar monitorando os níveis de satisfação entre nossa base de clientes coletando opiniões através de sessões de feedback de clientes e fazer os ajustes necessários.
Modelo de resumo executivo: Resumo Executivo do Plano de Negócios para [Nome do Projeto]
Descrição: O resumo executivo de [Nome do Projeto] é um documento que fornece uma visão geral dos pontos-chave do plano de negócios.
Visão Geral:
- [Objetivos de Negócios]
- [Motivação para leitores]
Resumo do Problema:
- [Descrição do Ponto de Dor]
- [Valor de Negócios de Resolver o Ponto de Dor]
- [Público-Alvo]
- [Solução Existente para o Ponto de Dor]
Resumo da Solução: [Como Nome do Projeto resolve o Ponto de Dor]
Análise de Mercado:
- [Tamanho do Mercado]
- [Participação de Mercado vs. Concorrência]
- [Gráficos]
Próximos Passos-Chave:
- [Estratégia de Marketing]
- [Alocação de Orçamento]
- [Cronograma]
Resumo Financeiro:
- [Fontes de Financiamento Externo]
- [Projeções de Um / Dois / Três Anos]
Modelo de proposta de negócios: [Nome do Projeto] – Proposta de Negócios
Data: [Data Atual]
Investigador Principal: [Nome], [Posição], [Nome da Empresa]
Objetivos:
- Investigar oportunidades de mercado para a ideia de negócio para [Proposta]
- Estabelecer custos reais de toda a proposta de projeto
- Realizar um estudo de viabilidade para determinar o potencial de sucesso
Resultados:
- A oportunidade de mercado para a ideia de negócio é boa
- O custo total estimado da proposta de projeto é $[X]
- O estudo de viabilidade determinou que o potencial de sucesso é alto
Próximos Passos – para prosseguir com a proposta de projeto, os seguintes passos são recomendados:
- [Ação 1] – [Alocação de Orçamento], [Data de Início] a [Data de Término]
- [Ação 2] – [Alocação de Orçamento], [Data de Início] a [Data de Término]
- [Ação 3] – [Alocação de Orçamento], [Data de Início] a [Data de Término] …
Modelo de proposta de projeto
Resumo Executivo
Contexto
- Histórico
- Requisitos
- Solução
Proposta
- Visão e Objetivos
- Entregas
- Cronograma
- Recursos
- Orçamento
- Propriedade
- Relatórios
- Riscos
- Problemas
- Implicações
- Critérios de Sucesso
- Autorização
Apêndice
- Documentação de Suporte
Resumo Executivo:
- [Resumo do Histórico], [Resumo dos Requisitos], [Resumo da Solução].
- [Resumo da Visão do Projeto], [Resumo dos Objetivos], [Resumo das Entregas], [Resumo dos Cronogramas].
- [Resumo dos Recursos], [Resumo do Orçamento], [Resumo dos Critérios de Sucesso].
Contexto:
- Histórico – [Nome da Empresa], [Histórico da Empresa]
- Requisitos – [Problema de Negócios], [Oportunidade de Negócios]
- Solução – [Propósito da Solução], [Escopo da Solução], [Abordagem da Solução]
Proposta:
- Visão e Objetivos – [Visão da Empresa], [Objetivos da Empresa]
- Entregas
- [Entrega 1] – [Descrição], [Notas]
- [Entrega 2] – [Descrição], [Notas]
- [Entrega 3] – [Descrição], [Notas] …
- Cronograma
- [Entrega 1] – [Data de Início] a [Data de Término]
- [Entrega 2] – [Data de Início] a [Data de Término]
- [Entrega 3] – [Data de Início] a [Data de Término] …
- Recursos
- [Recurso 1] – [Tipo], [Quantidade], [Notas]
- [Recurso 2] – [Tipo], [Quantidade], [Notas]
- [Recurso 3] – [Tipo], [Quantidade], [Notas] …
- Orçamento – [Alocação de Orçamento], [Retorno sobre Investimento]
- Propriedade
- Gerente de Projeto – [Nome], [Detalhes de Contato]
- Cliente do Projeto – [Nome], [Detalhes de Contato]
- Patrocinador do Projeto – [Nome], [Detalhes de Contato] …
- Relatórios – [Métodos de Comunicação], [Cronograma de Reuniões], [Frequência de Relatórios]
- Riscos
- [Risco 1] – [Detalhes], [Chance de Ocorrer]
- [Risco 2] – [Detalhes], [Chance de Ocorrer]
- [Risco 3] – [Detalhes], [Chance de Ocorrer] …
- Problemas
- [Problema 1] – [Mais Informações], [Possível Impacto]
- [Problema 2] – [Mais Informações], [Possível Impacto]
- [Problema 3] – [Mais Informações], [Possível Impacto] …
- Implicações – [Oportunidades de Negócios Perdidas], [Custo para o Negócio]
- Critérios de Sucesso
- [Métrica de Sucesso-Chave 1]
- [Métrica de Sucesso-Chave 2]
- [Métrica de Sucesso-Chave 3] …
- Autorização
- Patrocinador do Projeto – [Nome], [Posição], [Data Atual], [Assinatura]
- Cliente do Projeto – [Nome], [Posição], [Data Atual], [Assinatura]
Apêndice:
- Documentação de Suporte
- [Histórico da Empresa]
- [Materiais de Pesquisa]
- [Estatísticas ou Estimativas]
- [Cotações Externas]
- [Licitações Externas]
- [Planilhas de Custo Detalhadas]
- [Planilhas de Benefício Detalhadas]
- [Outras Informações Relevantes]
- [Outras Correspondências Relevantes]
Boas práticas de resumo de projeto
- Comece descrevendo brevemente o projeto e seus objetivos – explique por que seu projeto é importante.
- Inclua informações sobre os resultados e como eles se comparam aos objetivos originais do projeto.
- Use gráficos, tabelas e outros visuais – ilustre pontos-chave com gráficos de Gantt, gráficos de pizza, etc.
- Seja claro e conciso – em todo o seu resumo de projeto, a linguagem usada deve estar livre de jargão e ser fácil de entender.
- Faça uso de listas com marcadores – escreva informações de forma sucinta.
- Mantenha um tom profissional e formal.
- Adapte seu resumo de acordo com suas próprias necessidades e o público específico com o qual você o compartilhará.
- Revise seu resumo antes de enviá-lo.
Resumo
Seguindo essas dicas, você pode ter certeza de que seu resumo de projeto será eficaz na comunicação do progresso de seu projeto aos stakeholders. Adaptar seu resumo ao seu público-alvo também garantirá que você está fornecendo as informações mais relevantes. Os resumos de projeto podem ser uma ferramenta valiosa na obtenção de financiamento ou suporte para projetos futuros, portanto, certifique-se de dedicar cuidado à elaboração do seu.
Com um pouco de planejamento e o uso de modelos personalizáveis, você pode criar uma visão geral de alto nível de seu projeto. Ao incluir informações-chave, como o título do projeto, data de início e término, objetivos e resultados alcançados, dê aos stakeholders uma visão clara do progresso em seu projeto. Após uma revisão cuidadosa, seu resumo de projeto estará pronto para ser compartilhado com sua equipe e stakeholders.
