Interação com o Cliente
Domine a interação com o cliente com gratidão, empatia e criatividade. Aprenda habilidades e estratégias essenciais para aprimorar experiências do cliente, cons...
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Customer Interaction
Soft Skills
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Sentindo-se desprevenido para suas reuniões com clientes? Se assim for, você não está sozinho. Muitos proprietários de empresas não dedicam tempo para se preparar adequadamente para suas reuniões, o que pode levar a muito tempo e energia desperdiçados. Hoje, discutiremos como planejar melhor suas reuniões com clientes em potencial para que você possa aproveitar ao máximo cada uma delas.
A importância do planejamento pré-chamada
Ao dedicar tempo para se preparar adequadamente para suas reuniões, você poderá tornar cada uma delas o mais produtiva e eficiente possível. O planejamento pré-chamada permite que você construa melhores relacionamentos com seus clientes, pois você terá uma melhor compreensão de suas necessidades.
Com o planejamento pré-chamada, você pode identificar qualquer objeção potencial que seus clientes possam ter e abordá-las antes da reunião. Embora o planejamento pré-chamada possa levar algum tempo extra no início, economizará tempo no longo prazo, eliminando reuniões improdutivas.
Como intitular um email de planejamento pré-chamada
Quando você está fazendo planejamento pré-chamada, é importante ter um sistema claro e conciso de anotações. Uma maneira de fazer isso é intitular suas anotações com a data e hora da reunião, bem como o nome do cliente. Isso ajudará você a acompanhar suas anotações de reunião e se preparar para cada reunião.
Você provavelmente terá que filtrar muitos modelos associados a vários clientes ou projetos, portanto, intitular suas anotações com a data pode ajudá-lo a identificar rapidamente quais estão associadas a cada reunião.
E, como você está enviando-as para sua equipe, colegas, equipe de vendas ou até mesmo apenas para si mesmo, seria benéfico ter o título da reunião na linha de assunto das anotações para que todos possam encontrá-las facilmente depois.
Exemplos de linha de assunto de email de planejamento pré-chamada
- Reunião com Cliente em Potencial – [Nome do Cliente] [Data da Chamada]
- Planejamento Pré-Reunião – [Data da Chamada] [Nome do Cliente] | * [Nome do Cliente] [Data da Chamada] | Planejamento Pré-Chamada |
- Planejamento Pré-Chamada [Nome do Cliente] [Data da Chamada]
- Reunião em Potencial com [Nome do Cliente] [Data da Chamada]
- Estágio de Planejamento [Nome do Cliente] [Data da Chamada]
- Plano de Ação [Nome do Cliente] [Data da Chamada]
- [Nome do Cliente] [Data da Chamada] – Discussão Pré-Reunião
Como escrever um modelo de planejamento pré-chamada
O planejamento pré-chamada não precisa ser complicado. Na verdade, pode ser tão simples quanto criar uma lista de perguntas-chave que você deseja fazer aos seus clientes. Ao ter uma, você poderá garantir que cada reunião seja focada e produtiva.
Comece com o objetivo da chamada. O que você espera alcançar e como fazer isso? Isso permitirá que você identifique os objetivos principais da chamada e concentre cada pergunta em alcançar esses objetivos.
Crie uma agenda. Quais tópicos você deseja discutir durante a chamada e por quê? Isso ajudará a manter a reunião no caminho certo e evitará que você se desvie por outros tópicos.
Prepare algumas informações de contexto sobre o cliente. Isso pode incluir qualquer coisa, desde o histórico da empresa até seus projetos atuais. Você também deve listar perguntas que seu cliente em potencial pode ter. Ao ter essas informações, você poderá entender melhor suas necessidades e como você pode ajudá-los.
Faça uma lista de perguntas que você deseja fazer ao cliente, que pode ser qualquer coisa, desde esclarecer suas necessidades até entender seu orçamento. Isso contribuirá para manter a reunião focada e produtiva.
Por fim, estabeleça objetivos de resumo para a reunião. O que você espera alcançar até o final da chamada? Isso permitirá que você meça o sucesso da reunião, bem como identifique os próximos passos no processo.
O que incluir em um modelo de planejamento pré-chamada
- Objetivo da chamada
- Agenda
- Informações de contexto sobre o cliente
- Perguntas para o cliente
- Objetivos de resumo para a reunião
- Próximos passos no processo
Modelos e exemplos de planejamento pré-chamada
Reunião com Cliente em Potencial – [Nome do Cliente] [Data da Chamada]
[Nome do Cliente] [Data da Chamada]
O objetivo da chamada: discutir a possibilidade de trabalhar juntos em [Nome do Projeto].
Agenda: • Apresentações • Discutir escopo do projeto • Perguntas e respostas
Informações de contexto sobre o cliente: [Empresa do Cliente] é uma empresa [tamanho da empresa] que se especializa em [setor]. Atualmente estão trabalhando em um projeto [tipo de projeto] chamado [Nome do Projeto].
Perguntas para o cliente: • Qual é seu orçamento para este projeto? • Qual é o cronograma para este projeto? • Quais são seus objetivos para este projeto?
Objetivos de resumo para a reunião: Ao final da reunião, teremos uma compreensão clara do escopo e objetivos do projeto. Também teremos uma compreensão do orçamento e cronograma do cliente.
Próximos passos no processo: • Enviar uma proposta ao cliente • Agendar uma reunião de acompanhamento para discutir a proposta
Planejamento Pré-Reunião – [Data da Chamada] [Nome do Cliente]
[Data da Chamada] [Nome do Cliente]
O objetivo da chamada: novos arranjos para [projeto]
Agenda: • Apresentações • Situação atual • Perguntas e respostas
Informações de contexto sobre o cliente: [Nome da Empresa] é nosso cliente há [período de tempo]. Atualmente estão trabalhando em um projeto [tipo de projeto] e gostariam de mudar o [detalhes do projeto].
Perguntas para o cliente: • Como devemos proceder com as mudanças? • Quais membros da equipe devem estar envolvidos no projeto? • Qual é o cronograma para o projeto?
Objetivos de resumo para a reunião: Ao final da reunião, teremos uma compreensão clara de como proceder com as mudanças e quais membros da equipe devem estar envolvidos. Também teremos uma compreensão do cronograma do projeto.
| ### [Nome do Cliente] [Data da Chamada] | Planejamento Pré-Chamada |
[Nome do Cliente] [Data da Chamada]
O objetivo da chamada: fazer o cliente se inscrever em nosso [produto/serviço]
Agenda: • Apresentações • Apresentação de [produto/serviço] • Perguntas e respostas
Informações de contexto sobre o cliente: [Empresa do Cliente] fornece serviços de [setor] para [mercado-alvo]. Atualmente estão em processo de expansão de seus negócios e procuram novos provedores de [produto/serviço].
Perguntas para o cliente: • Quais recursos você procura em um [produto/serviço]? • Qual é seu orçamento para este [produto/serviço]? • Quando você precisa deste [produto/serviço]?
Objetivos de resumo para a reunião: Ao final da reunião, teremos uma compreensão clara das necessidades e requisitos do cliente. Também teremos uma compreensão de seu orçamento e cronograma.
Próximos passos no processo: • Enviar uma proposta ao cliente • Agendar uma reunião de acompanhamento para integração
[Nome do Cliente] [Data da Chamada] – Discussão Pré-Reunião
[Nome do Cliente] [Data da Chamada]
O objetivo da chamada: discutir possíveis soluções para [projeto existente]
Agenda: • Apresentações • Situação atual • Perguntas e respostas
Informações de contexto sobre o cliente: [Empresa do Cliente] fornece serviços de [setor] para [mercado-alvo]. Atualmente estão trabalhando em um projeto chamado [Nome do Projeto] e enfrentam alguns desafios. Foram clientes nossos anteriormente e completamos com sucesso um projeto chamado [Nome do Projeto Anterior].
Perguntas para o cliente: • Quais são os desafios que você está enfrentando com o projeto atual? • Você tem um orçamento para o novo projeto? • Quais membros da equipe estão trabalhando neste projeto?
Objetivos de resumo para a reunião: Ao final da reunião, devemos ter uma compreensão clara dos desafios que o cliente está enfrentando ao enviar uma proposta. Também saberemos sobre o orçamento e cronograma do cliente.
Próximos passos no processo: • Resolver a renovação da colaboração • Reunir mais informações sobre o projeto durante o debrief
Planejamento Pré-Chamada [Nome do Cliente] [Data da Chamada]
[Nome do Cliente] [Data da Chamada]
O objetivo da chamada: fornecer uma proposta para [Nome do Projeto]
Agenda: • Apresentações • Apresentação da proposta • Perguntas e respostas
Informações de contexto sobre o cliente: [Empresa do Cliente] é líder no setor de [setor]. Foram nossos clientes por [X] meses/anos e estão pensando em atualizar seu [produto/serviço].
Perguntas para o cliente: • Qual é sua opinião sobre a proposta? • Você tem alguma pergunta sobre a proposta? • Quando você gostaria de iniciar o projeto?
Objetivos de resumo para a reunião: Ao final da reunião, devemos ter alguns detalhes adicionais estabelecidos sobre o projeto. Saberemos quando eles gostariam de começar e teremos uma ideia sobre suas opiniões sobre a proposta.
Próximos passos no processo: • Enviar um contrato ao cliente • Agendar uma reunião para assinatura do contrato
Reunião em Potencial com [Nome do Cliente] [Data da Chamada]
[Nome do Cliente] [Data da Chamada]
O objetivo da chamada: assinar o contrato para [Nome do Projeto]
Agenda: • Apresentações • Revisão do contrato • Perguntas e respostas
Informações de contexto sobre o cliente: [Empresa do Cliente] é líder no setor de [setor]. Foram nossos clientes por [período de tempo] e completamos alguns projetos juntos durante esse tempo. O mais recente foi chamado [Nome do Projeto].
Perguntas para o cliente: • Você tem alguma pergunta sobre o contrato? • Quando você gostaria de iniciar o projeto?
Objetivos de resumo para a reunião: Ao final da reunião, teremos um contrato assinado para o projeto. Também devemos saber quando eles gostariam de iniciar o projeto.
Próximos passos no processo: • Enviar um pacote de boas-vindas ao cliente • Agendar uma reunião de kickoff com a equipe do cliente • Enviar um email para a equipe com informações de contexto
Estágio de Planejamento [Nome do Cliente] [Data da Chamada]
[Nome do Cliente] [Data da Chamada]
O objetivo da chamada: iniciar [Nome do Projeto]
Agenda: • Apresentações • Revisão dos objetivos do projeto • Perguntas e respostas
Informações de contexto sobre o cliente: [Empresa do Cliente] é líder em seu setor, com foco em [mercado-alvo]. Foram nossos clientes há alguns anos e completamos vários projetos diferentes juntos.
Perguntas para o cliente: • Como poderíamos melhorar nossa colaboração? • Você tem alguma pergunta sobre os objetivos do projeto?
Objetivos de resumo para a reunião: Ao final da reunião, devemos ter uma compreensão clara das expectativas do cliente. Também saberemos qual é sua opinião sobre como podemos melhorar nossa colaboração.
Próximos passos no processo: • Enviar um email de agradecimento ao cliente • Agendar chamadas de check-in regulares com a equipe do cliente • Começar a trabalhar nos entregáveis do projeto
Modelo de Planejamento Pré-Chamada – Boas Práticas
Em termos de planejamento de vendas pré-chamada, existem algumas coisas-chave que você sempre deve fazer antes de fazer uma chamada com um cliente em potencial. Isso inclui:
- Revisar o site do cliente – pode fornecer muitas informações sobre seus negócios, seu mercado-alvo, etc. É absolutamente essencial quando se trata de planejamento pré-chamada.
- Verificar seus perfis de mídia social – informa sobre seu tom de voz e que tipo de conteúdo eles compartilham, etc.
- Revisar a proposta – esclareça o que você está oferecendo e o que o cliente está procurando.
- Verificar com sua equipe – pergunte se alguém mais falou com o cliente recentemente e se tem alguma percepção sobre conversas de vendas reais.
- Ter uma compreensão do orçamento e cronograma do cliente – para adaptar a conversa, elaborar uma proposta realista e estabelecer expectativas.
- Preparar perguntas para o cliente – para aproveitar ao máximo a chamada, liste algumas coisas que você deseja perguntar com antecedência.
- Reunir informações de contexto sobre sua empresa – para construir relacionamento e mostrar que você está investido em seus negócios.
- Aprender sobre seu setor e mercado-alvo – quanto mais você souber, mais valioso você pode ser para eles e impactante em sua decisão de compra.
- Escrever uma lista de perguntas que você pode ser feito pelo cliente – agentes de vendas precisam estar preparados para qualquer coisa, pois o cliente pode ter preocupações sobre sua proposta.
- Pedir referências – esta é uma ótima maneira de fazer crescer sua empresa e obter mais clientes, mas também funciona como prova social para seu negócio.
- Desenvolver um plano de ação de pré-chamada de vendas para a reunião – você precisa ter objetivos claros e firmes em mente para a chamada, bem como saber o que deseja alcançar.
- Criar um plano de acompanhamento – após a chamada, você deve ter uma ideia do que fazer a seguir. Pode ser enviar uma proposta, agendar outra reunião ou apenas manter contato.
- Enviar uma nota de “obrigado” após a chamada – mostre gratidão ao seu prospect pelo seu tempo e envie-lhe um resumo do que foi discutido. Se você tiver qualquer informação adicional que possa ser útil, certifique-se de anexá-la também.
Resumo
O planejamento pré-chamada é uma parte essencial do processo de vendas que pode ajudá-lo a aproveitar ao máximo suas reuniões com clientes em potencial. Ao dedicar tempo para pesquisar seus prospects, entender suas necessidades e desenvolver um plano sólido para a reunião, você aumentará suas chances de fazer uma venda bem-sucedida.
