Como se Apresentar em um Email (Dicas + Modelos)

Quando você está entrando em contato com alguém pela primeira vez por motivos comerciais por email, é cortês se apresentar adequadamente. Seguir algumas dicas gerais pode ajudá-lo a escrever um email de apresentação eficaz.

Aqui, vamos ver como se apresentar em um email para que você possa causar uma boa impressão e ter a maior chance de sucesso.

Também vamos examinar alguns exemplos de email de apresentação comercial que você pode usar e modificar de acordo com suas necessidades.

A importância de enviar um email de apresentação

É sempre educado fazer uma apresentação quando você está entrando em contato com alguém pela primeira vez.

Mesmo que você já tenha conhecido a pessoa em um evento ou conferência recente, uma mensagem de saudação pode servir como um lembrete. Um email de apresentação ajuda você a começar com o pé direito com a pessoa que está contatando, estabelecendo o tom para futuras interações.

Portanto, é importante dedicar algum tempo para redigir um email de apresentação que seja cortês e profissional. Ao fazer isso, você terá mais probabilidade de ter um impacto positivo e estabelecer um bom relacionamento com o destinatário desde o início.

Como intitular um email de apresentação

Ao enviar um email de apresentação, uma linha de assunto chamativa fará sua mensagem se destacar entre as muitas outras que o destinatário recebe diariamente. Uma boa linha de assunto precisa ser breve e direta, além de dar ao destinatário uma ideia do que o email é sobre.

Inclua uma breve declaração de quem você é e por que está contatando a pessoa, mas sem entrar em muitos detalhes. Isso ajudará o destinatário a entender o propósito do email e, se feito corretamente, incentivará a abertura.

Declare detalhes como:

• seu nome
• seu cargo
• a empresa para a qual você trabalha
• e/ou a data e hora de um evento

Adicionar um ou mais desses bits de informação ao cabeçalho permitirá que o destinatário o identifique e o assunto do seu email antes mesmo de lê-lo.

Exemplos de linhas de assunto de email de apresentação

• Apresentando-me – [Seu Nome]
• Uma Apresentação Calorosa de [Seu Nome]
• Saudações de [Sua Empresa]
• Seu contato em [Nome da Empresa]: [Seu Nome]
• Solicitando informações: [Seu Nome] de [Sua Empresa]
• Solicitação de reunião: [Data e Hora] com [Seu Nome]
• Uma conexão mútua sugeriu que eu entrasse em contato
• Solicitação de uma ligação de [Período de Tempo] para discutir [Tópico]

Como escrever um email de apresentação

Ao fazer uma apresentação por email para alguém, é importante manter sua mensagem breve e direta. Escrever um texto longo e divagante pode ser avassalador para o destinatário, que em muitos casos ainda não sabe quem você é.

Comece com saudações de email comuns como “Olá”, “Bom dia”, “Saudações” ou “Oi”. Em seguida, declare seu nome e o motivo do seu email em algumas frases breves.

Quando você está enviando um email para alguém pela primeira vez, também é bom incluir uma breve explicação de como você conhece a pessoa ou como chegou a ter seu endereço de email. Por exemplo, você pode dizer “Recebi suas informações de contato de um amigo em comum” ou “Vi sua palestra na conferência mês passado e quis entrar em contato”.

Dica: Se você tiver conexões mútuas, certifique-se de mencioná-la mesmo que essa pessoa não tenha compartilhado os detalhes de contato do destinatário com você. Isso ajudará a estabelecer um senso de confiança e relacionamento com o alvo do seu email desde o início.

Ao enviar uma saudação em nome de outra pessoa, certifique-se de incluir essa informação em sua mensagem.

Também é benéfico incluir alguns detalhes adicionais sobre quem você é para fornecer mais contexto. Para dar a eles mais contexto, declare informações como sua posição, empresa e/ou site, especialmente se já não estivesse incluído na linha de assunto.

Sempre termine com um fechamento cortês como “Obrigado pelo seu tempo”, “Fico ansioso para ouvir você” ou “Atenciosamente”.

O que incluir em um email de apresentação

• saudação breve – “Olá” ou “Caro”, etc.
• seu nome
• propósito da sua mensagem – por que você está escrevendo
• como você conhece o destinatário ou como obteve seu endereço de email
• quaisquer conexões mútuas – pessoa ou evento
• quem você está escrevendo em nome (se aplicável)
• informações adicionais sobre você – cargo, empresa, site
• um chamado à ação (CTA) – o que você gostaria que o destinatário fizesse a seguir após ler sua mensagem
• suas informações de contato – email, número de telefone, perfis de mídia social, etc.
• fechamento cortês – por exemplo, “Obrigado” ou “Melhores votos”, seguido pelo seu nome

Exemplos de email de apresentação

Apresentando-me – [Seu Nome]

Uma Apresentação Calorosa de [Seu Nome]

Saudações de [Sua Empresa]

Seu contato em [Nome da Empresa]: [Seu Nome]

Solicitando informações: [Seu Nome] de [Sua Empresa]

Solicitação de reunião: [hora e data] com [Seu Nome]

Uma conexão mútua sugeriu que eu entrasse em contato

Solicitação de uma ligação de [período de tempo] para discutir [tópico de conversa]

Boas práticas de email de apresentação

Vários conselhos valem a pena seguir quando você está entrando em contato com alguém para fins comerciais. Essas dicas ajudarão sua mensagem a atingir seu objetivo.

• Use um modelo – embora seja importante personalizar cada email, ter uma mensagem de apresentação padrão pode economizar tempo se você tiver muitos prospectos para contatar.
• Crie uma linha de assunto clara e concisa que reflita o propósito do seu email – seu nome, empresa e/ou um breve motivo para a mensagem são todos apropriados aqui (veja a seção dedicada acima sobre como intitular seu email de apresentação para mais informações).
• Comece com uma saudação cortês – dirigir-se ao destinatário pelo nome é sempre uma boa maneira de começar um relacionamento profissional no pé direito
• Apresente-se na primeira ou segunda frase – inclua seu nome, cargo e empresa (conforme aplicável).
• Explique por que você está entrando em contato – tente focar em como sua mensagem beneficiará o destinatário e seus interesses comerciais.
• Mantenha a auto-apresentação breve e direta – emails longos são frequentemente ignorados ou não totalmente lidos.
• Use gramática e ortografia adequadas – lembre-se de revisar seu email antes de enviá-lo.
• Mantenha um tom comercial em todo o processo – seja em um ambiente formal ou tentando estabelecer um relacionamento mais casual, é importante escrever um email profissional.
• Seja educado e humilde – ninguém gosta de arrogância, então tente parecer alguém interessado em construir um relacionamento em vez de apenas procurar oportunidades comerciais para si mesmo ou sua empresa.
• Se puder, encontre algum terreno comum para se conectar – isso pode ser um evento ou conferência que você participou, ou até mesmo algo não comercial como um amor compartilhado por esportes, música ou livros.
• Termine com um chamado à ação – seja agendando uma reunião, respondendo ao seu pedido ou simplesmente reconhecendo o recebimento da mensagem, não se esqueça de dizer o que você quer que o destinatário faça após ler seu email.
• Inclua suas informações de contato – facilite para o destinatário entrar em contato com você incluindo seu endereço de email, número de telefone e/ou links de mídia social.
• Termine com um fechamento cortês.

Resumo

Um email de apresentação é frequentemente o primeiro ponto de contato que você tem com um cliente em potencial, colaborador ou parceiro comercial. Isso pode ser o passo inicial para construir um relacionamento profissional com eles, portanto, é importante acertar essa mensagem de saudação para causar uma ótima primeira impressão.

Seguindo as dicas e exemplos fornecidos neste artigo, você ajudará a escrever um email de apresentação profissional que se destaque na caixa de entrada do destinatário, estabeleça respeito e tenha uma boa chance de atingir seu objetivo.

Dedique tempo para redigir uma amostra de email de auto-apresentação bem escrita para usar em futuros relacionamentos comerciais e você estará um passo à frente da concorrência.