Lista de verificação do plano de comunicação de crise
Crie um plano eficaz de comunicação de crise com a lista de verificação do LiveAgent. Identifique partes interessadas, elabore mensagens, treine equipes e mante...
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Planos de comunicação definem como uma empresa, organização ou indivíduo irá interagir com seus stakeholders internos e externos para mantê-los informados sobre os últimos acontecimentos.
Ele inclui o quem, o quê, quando, onde, por quê e como das estratégias e táticas de comunicação, adaptadas para um projeto ou campanha específica.
Neste post, apresentaremos modelos de plano de comunicação que você pode utilizar no seu negócio sempre que precisar transmitir diferentes tipos de mensagens para vários acionistas. Também discutiremos algumas dicas para criar um plano de comunicação eficaz.
A importância de ter um plano de comunicação
No mundo dinâmico e acelerado de hoje, é mais fundamental do que nunca contar com um plano de comunicação claro e objetivo, pronto para ser usado quando surgir a necessidade.
Sem um, as empresas podem facilmente se perder nos detalhes e perder oportunidades importantes de se conectar com seus stakeholders, ou não conseguir fazer isso com a agilidade necessária.
Um modelo de plano de comunicação pode ser uma ferramenta valiosa para organizações de todos os tamanhos. Seja para comunicar-se com colaboradores, clientes, parceiros ou a mídia, um plano de comunicação ajuda a garantir que sua mensagem seja clara, objetiva e assertiva.
Como nomear um plano de comunicação
O título deste documento deve refletir seu propósito, o que geralmente (mas nem sempre) significa incluir “plano de comunicação” e alguns detalhes específicos. Assim, todos que tiverem contato com o documento saberão do que se trata e poderão consultá-lo facilmente quando necessário.
Por exemplo, se o plano de comunicação é para o lançamento de um novo produto ou uma determinada campanha de marketing, você pode nomeá-lo deixando isso claro. Outros elementos que podem ser incluídos no título são as datas em que o plano estará em vigor e o nome da organização ou equipe a que se aplica.
Incluir esse tipo de informação no assunto do documento informa às partes interessadas sobre o planejamento das mensagens e coloca todos na mesma página quanto ao momento em que certas atividades de comunicação podem ou precisam ocorrer.
Exemplos de assunto para plano de comunicação
- Plano de Comunicação para Lançamento de Novo Produto
- [Título]: Plano de Comunicação de Campanha de Marketing
- Plano de Comunicação Interna [Nome da Empresa]
- Plano de Comunicação Estratégica: [Nome da Empresa]
- Plano de Comunicação de Gerenciamento de Projeto [Nome do Projeto]
- Plano de Comunicação de [Mudança na Empresa]
- Plano para Comunicação com Stakeholders: [Nome da Empresa]
- [Data de Início] – [Data de Término]: Plano de Comunicação de Março
Como escrever um plano de comunicação
A maneira como um plano de comunicação é iniciado depende do objetivo ou do tipo de comunicação.
Às vezes, é útil começar com uma introdução que forneça contexto e defina o tom do estilo de comunicação a ser seguido; em outros casos, faz mais sentido ir direto aos objetivos e estratégias.
De modo geral, siga os passos abaixo para elaborar um plano de comunicação eficaz, garantindo que sua mensagem atinja o alvo:
- Faça uma auditoria da sua estratégia de comunicação atual (se aplicável) – assim você identifica possíveis problemas ou lacunas de conteúdo (ex: materiais de marketing ausentes) que precisam ser incluídos no novo ou atualizado plano.
- Defina metas SMART para seu plano de comunicação – objetivos Específicos, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes e com Prazo definido ajudam a determinar sua efetividade.
- Desenvolva a missão, valores e mensagens-chave da sua organização – esses devem ser a base de todas as estratégias e ações de comunicação. Eles também podem ser explicitados no plano de comunicação.
- Identifique os segmentos de público-alvo do seu plano de comunicação – conhecer e compreender seu público facilita acertar o tom da mensagem.
- Decida através de quais canais as mensagens serão entregues – se o melhor meio para alcançar o público é e-mail ou um comunicado à imprensa, por exemplo, isso influencia na elaboração do plano.
- Defina os responsáveis – escolha quem será encarregado de executar o plano de comunicação em cada canal e para cada público.
- Calcule quanto tempo cada etapa levará e por quanto tempo o plano ficará em vigor – isso é necessário para esclarecer o cronograma e alocar recursos e orçamento.
- Meça os resultados do plano depois de comunicar-se com os stakeholders relevantes – identificar pontos de melhoria permite atualizar a estratégia para aumentar a efetividade.
O que incluir em um plano de comunicação
- Objetivo – o que este plano de comunicação específico pretende alcançar
- Público-alvo – quem receberá suas mensagens
- Datas – quando foi criado e/ou quando se aplica este plano de comunicação
- Métodos – por quais canais as mensagens serão enviadas
- Papéis e responsabilidades – o que cada parte envolvida fará
- Boas práticas e erros a evitar – práticas recomendadas e erros comuns ao se comunicar com stakeholders do projeto
- Estrutura para escalonamento – ex: seu ‘primeiro nível de defesa’ e identificação da ’equipe de resposta ampliada’
- Atualizações – como e quando modificar o documento para manter o plano eficiente
Exemplos e modelos de plano de comunicação
Plano de Comunicação para Lançamento de Novo Produto
[Nome da Empresa]: Plano de Comunicação para Lançamento do [Nome do Produto]
Este plano de comunicação se aplica ao lançamento do [Nome do Produto] e estará em vigor de [data de início] a [data de término], antes e depois da data de lançamento [data de lançamento].
Objetivos: • Garantir que todos os colaboradores estejam cientes da data de lançamento e tenham as informações necessárias sobre o produto • Gerar entusiasmo e interesse entre os colaboradores pelo produto • Fornecer uma mensagem clara e objetiva aos clientes sobre o produto • Gerenciar expectativas quanto a prazos de entrega e disponibilidade
Meios de comunicação: • E-mail • Comunicado à imprensa • Post em redes sociais – [Canal 1], [Canal 2], …
Fases do lançamento: • Atividades pré-lançamento • Dia do lançamento • Acompanhamento pós-lançamento
Atividades pré-lançamento ([X] meses antes do lançamento): • [Atividade 1] • [Atividade 2] • [Atividade 3] …
Dia do lançamento: • Apresentação ao vivo do produto • Entrevistas com [Veículos de Imprensa] • Monitoramento de reações
Acompanhamento pós-lançamento (até [X] meses após o lançamento): • [Atividade 1] • [Atividade 2] • [Atividade 3] …
Papéis e responsabilidades: • [Pessoa 1] será responsável pela elaboração de todos os materiais de comunicação • [Pessoa 2] será responsável por enviar os materiais de comunicação para a imprensa • [Pessoa 3] será responsável por atender às dúvidas dos clientes
Faça: • Crie um cronograma de comunicação para garantir que as atividades sejam realizadas de forma coordenada e dentro do prazo • Utilize recursos visuais (imagens, infográficos) para tornar o conteúdo mais atrativo • Revise todos os materiais de comunicação antes de enviá-los
Não faça: • Não sobrecarregue os stakeholders com excesso de informações de uma só vez – envie atualizações regularmente para não os sobrecarregar. • Não esqueça de incluir uma chamada para ação (ex: visite nosso site, assine nossa newsletter) para engajar o leitor • Não deixe de testar os materiais de comunicação (ex: envie um e-mail teste) antes de enviá-los para toda a lista de stakeholders
Estrutura para escalonamento: • Caso haja problemas com o plano de comunicação, entre em contato com [Pessoa Responsável]. • Se [Pessoa Responsável] não estiver disponível, entre em contato com [Contato Alternativo]
Atualizações: • Este plano será revisado e finalizado em [data de revisão] • Mudanças podem ser feitas nos objetivos, público-alvo e canais de comunicação • Planos de comunicação atualizados devem ser enviados para o [Time/Departamento Responsável]
[Título]: Plano de Comunicação de Campanha de Marketing
[Nome da Empresa] lançará uma campanha de marketing para [Nome do Produto] de [data de início] a [data de término].
Metas: • [Meta 1] • [Meta 2] • [Meta 3] …
Análise SWOT: • Forças – [Força 1], [Força 2], [Força 3], … • Fraquezas – [Fraqueza 1], [Fraqueza 2], [Fraqueza 3], … • Oportunidades – [Oportunidade 1], [Oportunidade 2], [Oportunidade 3], … • Ameaças – [Ameaça 1], [Ameaça 2], [Ameaça 3], …
Táticas: • [Tática 1] • [Tática 2] • [Tática 3] …
Canais: • E-mail • Busca paga • Publicidade em display • Redes sociais – Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram • Comunicado à imprensa • Post em blog • Eventos e webinars – [Evento 1], [Evento 2], [Evento 3], …
Papéis e responsabilidades: • [Pessoa/Equipe Responsável 1] será responsável pela elaboração de todos os materiais de comunicação. • [Pessoa/Equipe Responsável 2] será responsável pelo envio dos materiais à imprensa. • [Pessoa/Equipe Responsável 3] será responsável pelo atendimento ao cliente. • [Pessoa/Equipe Responsável 4] será responsável pela gestão do orçamento.
Orçamento: • R$ [X] para [Tática/Canal 1] • R$ [Y] para [Tática/Canal 2] • R$ [Z] para [Tática/Canal 3] …
Avaliação: • [KPI 1] será utilizado para medir o sucesso da campanha • [KPI 2] será acompanhado semanalmente e reportado para [Pessoa/Equipe Responsável] • [KPI 3] …
Cronograma: • [Atividade 1] – [data de início] a [data de término] • [Atividade 2] – [data de início] a [data de término] • [Atividade 3] – [data de início] a [data de término] …
Este plano de comunicação será finalizado em [data de revisão] e está sujeito a alterações até essa data.
Plano de Comunicação Interna [Nome da Empresa]
Objetivos: Garantir que todos os stakeholders estejam atualizados sobre os acontecimentos e manter canais de comunicação abertos.
Análise situacional: A comunicação interna na [nome da empresa] foi identificada como um ponto a melhorar. Em especial, a comunicação entre a gestão e a equipe e entre membros dos times precisa de aprimoramento.
Stakeholders: todos os colaboradores da [nome da empresa]
Implementação: • Um plano de comunicação será implementado para melhorar a comunicação na [nome da empresa] • Todos os colaboradores serão informados sobre o plano e seus papéis nele • O plano de comunicação será revisado regularmente e atualizado conforme necessário
Equipes envolvidas: Equipe de gestão, equipe de RH, equipe de comunicação
Papéis e responsabilidades: • Equipe de gestão – responsável pela comunicação com os colaboradores • Equipe de RH – responsável pela comunicação entre os membros da equipe • Equipe de comunicação – responsável por elaborar e enviar os materiais de comunicação
Mensagens-chave: • Comunicação eficaz é essencial em todos os momentos • A comunicação na [Nome da Empresa] precisa ser aprimorada • Este plano de comunicação será implementado para promover as mudanças necessárias • Todos os colaboradores têm papel no plano de comunicação • O plano será revisado regularmente • Comunicação é um processo de mão dupla • Os colaboradores devem se sentir à vontade para perguntar e dar feedback
Diretrizes: • Toda comunicação deve ser clara e objetiva • Materiais de comunicação devem ser enviados com agilidade • Canais de comunicação devem ser monitorados regularmente • A comunicação deve ser sempre respeitosa e profissional
Aprovação: [Pessoa Responsável], [Cargo], [Data de criação]
Plano de Comunicação Estratégica: [Nome da Empresa]
Resumo executivo: Este plano de comunicação é para [finalidade] e estará em vigor de [data de início] até [data de término].
Objetivos: Manter a comunicação eficaz com os diversos públicos para sustentar a missão e os valores da empresa.
Missão: [Missão da empresa]
Valores: [Valores da empresa]
Análise situacional: [Informações de contexto e histórico sobre a situação ou problema que o plano de comunicação busca abordar]
| Público | Mensagem(ns) | Meio ou Canal | Frequência | Tempo | Membro responsável | Método de feedback |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [Público 1] | [Mensagem 1] | Presencial | Semanal | Toda [Dia da Semana] | [Pessoa/Equipe Responsável 1] | Pesquisa |
| [Público 2] | [Mensagem 2] | Relatório | Mensal | Até [X] horas após aprovação | [Pessoa/Equipe Responsável 2] | Formulário de avaliação |
| [Público 3] | [Mensagem 3] | Diário | [Horário] | [Pessoa/Equipe Responsável 3] | Revisão |
Plano de Comunicação de Gerenciamento de Projeto [Nome do Projeto]
Nome do projeto: [Nome do Projeto]
Gerente do projeto: [Nome do Gerente]
Data de início: [data de início]
Data de conclusão: [data de término]
Objetivos do projeto: Desenvolver e construir um site e app mobile para o novo negócio de e-commerce do cliente. Otimizar o site para ranqueamento em mecanismos de busca (SEO) e ambos para conversão, de acordo com as diretrizes de SEO mais recentes da [Nome da Empresa]. Tornar o site e o app amigáveis, responsivos para dispositivos móveis e visualmente atraentes, incluindo um call-to-action (CTA) eficaz que incentive conversões.
| Objetivo de comunicação | Método | Público | Frequência |
|---|---|---|---|
| [Objetivo 1] | [Método 1] | [Público 1] | [Diário/Semanal/Mensal] |
| [Objetivo 2] | [Método 2] | [Público 2] | [Diário/Semanal/Mensal] |
| [Objetivo 3] | [Método 3] | [Público 3] | [Diário/Semanal/Mensal] |
Plano de Comunicação de [Mudança na Empresa]
Criado por: [Pessoa Responsável]
Vigência: [data de início]
Resumo: • [Mudança 1] está acontecendo porque [motivo 1] • [Mudança 2] é resultado de [motivo 2] • [Mudança 3] é necessária para [motivo 3] …
O que isso significa para os colaboradores? [Explicação de como a mudança afeta os colaboradores]
Stakeholders: • [Público 1] será impactado por [mudança 1] • [Público 2] será afetado por [mudança 2] • [Público 3] precisará se adaptar em função de [mudança 3]
Fases:
| Tarefa | Cronograma | Responsável |
|---|---|---|
| [Tarefa 1] | [Dia 1/Semana 1/data inicial/etc.] | [Responsável 1] |
| [Tarefa 2] | [Dia 2/Semana 2/data intermediária/etc.] | [Responsável 2] |
| [Tarefa 3] | [Dia 3/Semana 3/data final/etc.] | [Responsável 3] |
Plano para Comunicação com Stakeholders: [Nome da Empresa]
Vigência: de [data de início] a [data de término]
Metas: • [Meta 1] • [Meta 2] • [Meta 3] …
Objetivos: • [Objetivo 1] • [Objetivo 2] • [Objetivo 3] …
Mudanças: • [Mudança 1] • [Mudança 2] • [Mudança 3] …
Projeções: • [Projeção 1] • [Projeção 2] • [Projeção 3] …
Comunicação com stakeholders: • [Canal 1] • [Canal 2] • [Canal 3] …
Dados de contato: [Pessoa Responsável], [Cargo], [Telefone/e-mail/etc.]
[Data de Início] – [Data de Término]: Plano de Comunicação
Nome da empresa: [Nome da Empresa]
Data de criação: [data de criação]
Informações de contato: [dados de contato]
Introdução: Este plano de comunicação foi criado para [finalidade] e estará em vigor a partir da data de criação.
Objetivos: • [Objetivo 1] • [Objetivo 2] • [Objetivo 3] …
Público: • [Usuário-alvo 1] • [Usuário-alvo 2] • [Usuário-alvo 3] …
Boas práticas para plano de comunicação
- Comece com uma tabela ou gráfico identificando tipos de mensagem – quais canais de comunicação você usará, quem é o público, tom da mensagem etc.
- Um plano de ação deve ser criado antes de qualquer comunicação ser enviada – o ideal é ser proativo e definir estratégias para diferentes mensagens antes de começar ou de enfrentar problemas.
- Inclua um plano de comunicação de crise como parte de sua comunicação geral – saiba mais aqui ➡️ Checklist de plano de comunicação de crise
- Revise e atualize seu plano de comunicação regularmente à medida que o projeto avança – mudanças são inevitáveis e sua comunicação deve se adaptar a elas.
- Garanta que todos da equipe de comunicação conheçam o documento e saibam seu papel – planos de ação só funcionam quando as pessoas os executam.
- Designe alguém responsável pela comunicação e assegure que essa pessoa tenha tempo e recursos para alcançar o sucesso.
Resumo
A comunicação é essencial para o sucesso de qualquer negócio, e criar um plano para isso não precisa ser um processo complicado.
Seguindo um modelo, você pode elaborar um plano de comunicação eficaz que defina como irá transmitir suas mensagens-chave em diferentes situações.
Com um documento de plano de comunicação bem escrito, é possível alinhar toda a organização sobre quais mensagens precisam ser enviadas, quando e como.
Ter isso em mãos manterá sua estratégia de comunicação coesa e alinhada com os objetivos do negócio, aumentando suas chances de atingir as metas de comunicação.
