Exemplos de Email Ruim

A Importância de Exemplos de Email Ruim

Como uma forma rápida e eficiente de entrar em contato com as pessoas, o email é uma parte enorme da comunicação comercial. Pode ser uma ótima maneira de construir relacionamentos com clientes em potencial, clientes existentes, membros da equipe, partes interessadas e possíveis colaboradores.

No entanto, se você não tiver cuidado, seus emails podem parecer não profissionais ou até rudes.

Neste guia, veremos alguns exemplos de emails mal escritos e discutiremos como evitar cometer os mesmos erros e depois ter que criar mensagens de desculpas.

O email é uma das ferramentas mais importantes no kit de ferramentas de qualquer proprietário de negócio ou funcionário, pois este método de comunicação pode ser usado para tudo, desde marketing, passando por alcance de email frio, até atendimento ao cliente. No entanto, se não for feito corretamente, o email pode fazer mais mal do que bem.

É por isso que é útil ter alguns exemplos de práticas de email não profissionais para consultar antes de enviar qualquer mensagem para clientes em potencial ou colegas.

Ao saber o que não fazer, você será capaz de escrever emails comerciais eficazes em vez de aqueles que nem sequer são abertos ou – pior ainda – prejudicam sua imagem profissional.

Como Evitar Títulos de Email Ruim

A linha de assunto de cada email que você envia precisa ser concisa e relevante para o conteúdo da mensagem. Como tal, sempre indique o tópico do seu email no cabeçalho e não apenas algo vago como “olá”.

Por exemplo, se você está enviando um email para se conectar com alguém que conheceu em um evento recente, uma linha de assunto como “Foi bom conhecê-lo na conferência semana passada” fornecerá algum contexto ao destinatário. Ele saberá exatamente do que se trata o email e criará um email muito mais eficaz do que apenas “Ei, vamos nos encontrar”, que provavelmente será ignorado ou pulado em uma caixa de entrada lotada.

É ainda mais importante esclarecer do que se trata sua mensagem na linha de assunto se você estiver enviando um email frio, pois o destinatário não reconhecerá o nome do remetente.

Quando um email é respondido e a conversa continua, é típico que a linha de assunto seja precedida por “RE: “. Esta é uma prática aceitável desde que o tópico da discussão não tenha mudado, caso em que é melhor que o cabeçalho mude para permanecer relevante ao assunto atual e um novo thread de email seja criado de acordo.

Além disso, você sempre deve evitar usar todas as maiúsculas ou pontos de exclamação excessivos na sua linha de assunto, pois isso pode parecer agressivo ou não profissional. Além disso, o uso de tal formatação ou pontuação pode disparar filtros de spam e impedir que sua mensagem chegue à caixa de entrada principal do destinatário.

Exemplos de Linhas de Assunto de Email Ruim

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• Apenas acompanhando
• Olá!
• Como você está?
• Re: Re: [Tópico]
• Fwd: Fwd: [Tópico]
• Você viu isso???

Como Não Escrever um Email Ruim

Para o corpo do email, é importante usar um tom cortês e profissional. Isso significa não usar gíria, abreviações ou jargão que o destinatário possa não entender, bem como emoticons que não têm lugar na comunicação formal.

Também é melhor evitar fazer piadas, observações espirituosas ou sarcasmo, pois não se traduz bem em texto e pode levar a mal-entendidos desconfortáveis ou até desagradáveis. O mesmo vale para reclamações ou fofocas sobre colegas ou vida pessoal, que devem ser confinadas a emails pessoais.

Além disso, mantenha suas mensagens de email o mais breves e concisas possível. Ninguém quer ler um email longo e divagante, então vá direto ao ponto e forneça qualquer informação relevante ou anexos antecipadamente.

Capitalização excessiva no corpo do email, como no caso da linha de assunto, também pode parecer agressiva e potencialmente disparar filtros de spam. Também é desnecessário usar cores e/ou fontes diferentes porque o texto personalizado ainda pode aparecer da forma padrão para o destinatário ou, pior ainda, ser ilegível.

Começar o corpo da sua mensagem com uma abertura pobre e ineficaz é outra maneira certa de causar uma má impressão. Alguns dos lugares comuns incluem “Olá” e “Espero que este email o encontre bem”. Essas linhas são frequentemente usadas em excesso e clichês.

Formatar seu email como algo diferente de uma carta comercial é outro erro. Isso inclui a capitalização mencionada anteriormente, cores e fontes, bem como adicionar vídeos ou imagens que não são relevantes para a discussão.

Outro elemento de um email ruim seria a inclusão de Chamadas para Ação (CTAs) pouco claras ou seu uso excessivo. Uma instrução ao destinatário do email dizendo-lhe o que fazer a seguir, como “Por favor, ligue-me na sua conveniência”, pode ser eficaz. No entanto, se seus CTAs forem vagos ou houver vários deles, eles podem ser completamente ignorados.

O Que Pode Estar Incluído em um Email Ruim

• Gíria
• Abreviações
• Jargão
• Emoticons
• Piadas
• Observações espirituosas
• Sarcasmo
• Reclamações
• Fofocas
• Muita informação
• Blocos longos de texto
• Capitalização excessiva
• Uso desnecessário de cores e/ou fontes
• Linha de abertura pobre ou ineficaz
• Imagens, vídeos ou outras mídias irrelevantes
• CTAs pouco claras ou usadas em excesso
• Imagem de assinatura pessoal
• Avisos prolixos ou mensagens após a assinatura

Exemplos e Templates de Email Não Profissional

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Pergunta rápida

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Olá!

Como você está?

Re: Re: [Tópico]

Fwd: Fwd: [Tópico]

Você viu isso???

Práticas Ruins de Email

• Incluir muitos destinatários no campo “Para:” – use listas de email se estiver enviando mensagens para muitas pessoas de uma vez.
• Cc’ing ou Bcc’ing alguém sem seu conhecimento – inclua alguém em uma conversa apenas com seu consentimento, caso contrário pode levar a mal-entendidos.
• Esquecer de anexar um arquivo que foi mencionado no email – este é um erro comum e pode ser frustrante para a pessoa para quem você está enviando. Você também terá que enviar um email de acompanhamento com o anexo, possivelmente poluindo a caixa de entrada do destinatário.
• Enviar anexos grandes – se você enviar um arquivo grande, carregue-o em um serviço de armazenamento em nuvem como Google Drive ou Dropbox e compartilhe o link.
• Responder a Todos quando não é necessário – inclua todos na conversa apenas se sua resposta for relevante para cada um deles.
• Encaminhar um encaminhamento – evite passar um email tantas vezes que a mensagem original seja quase irreconhecível. Se você encaminhar um email anterior, reduza-o às partes relevantes.
• Não incluir uma saudação (como Caro) ou um fechamento (por exemplo, Atenciosamente) – estas são maneiras básicas que não devem ser negligenciadas ao iniciar ou encerrar um email.
• Omitir um nome ‘de” – se você não incluir seu nome no email, o destinatário pode não saber de quem é. Isso pode ser especialmente confuso se você estiver respondendo a um thread de email onde os nomes dos outros participantes são visíveis.
• Não revisar seu email antes de clicar em enviar – sempre dedique alguns momentos para ler sua mensagem antes de enviá-la, para evitar erros de digitação ou erros gramaticais embaraçosos.
• Enviar um email quando você está irritado – é sempre melhor esperar algumas horas (ou melhor ainda, um dia) antes de clicar em enviar em uma mensagem irritada que você se arrependerá depois.
• Escrever algo em um email quando você poderia dizer ao destinatário pessoalmente – se possível, geralmente é melhor ter uma conversa em vez de tentar resolver as coisas por email.
• Falhar em usar um endereço de email profissional – se seu email for algo como “iluvkitties@gmail.com ”, é hora de criar um novo para fins comerciais.
• Personalização insuficiente resultante de pesquisa insuficiente – mensagens genéricas têm mais probabilidade de serem ignoradas. Dedique tempo para aprender sobre seu destinatário e no que ele pode estar interessado antes de começar a escrever.
• Falta de benefícios para o destinatário – cada email deve ter um propósito e esse propósito deve ser claro para a pessoa para quem você o envia. Certifique-se de que sua mensagem é algo que ele achará útil ou interessante.
• Deixar de incluir uma assinatura – no mínimo, inclua seu nome e informações de contato para que o destinatário saiba como entrar em contato com você. Você também pode adicionar seu título de trabalho, empresa e outras informações relevantes, como perfis de mídia social.
• Enviar mensagens para os destinatários errados – embora particularmente embaraçoso, pode acontecer mais facilmente do que você pensa. Sempre verifique novamente o(s) destinatário(s) antes de clicar em enviar.

Resumo

Emails comerciais ruins podem custar seu tempo, dinheiro e clientes. Lembre-se de revisar suas mensagens, respeitar o tempo do destinatário e certificar-se de que seu email tem um propósito.

Seguindo nossas dicas simples e não repetindo os exemplos ruins mencionados acima, você terá certeza de causar uma boa impressão com sua correspondência comercial.