Tickets de chamada telefônica

O que é Bilhete por Telefone?

O atendimento por telefone é uma abordagem sistemática para gerenciar interações de suporte ao cliente, convertendo chamadas telefônicas recebidas em tickets digitais. Esse processo permite que as equipes de suporte arquivem os detalhes das chamadas telefônicas, garantindo que cada interação com o cliente seja documentada e passível de ação. Os tickets resultantes ajudam a rastrear problemas, gerenciar solicitações de suporte e manter um canal de comunicação unificado em várias plataformas. Ao converter chamadas em tickets, as empresas podem otimizar suas operações de atendimento ao cliente, aumentando tanto a eficiência quanto a satisfação do cliente.

Importância no Suporte ao Cliente

No campo do suporte ao cliente, o atendimento por telefone desempenha um papel crucial. Ele garante que nenhuma dúvida do cliente seja perdida ou esquecida, proporcionando um método estruturado para lidar com as consultas de forma sistemática. Cada tíquete serve como um registro da interação, capturando detalhes essenciais como o número de telefone do cliente, o horário da ligação, o agente que está lidando com a consulta e a natureza do problema discutido. Esse arquivamento abrangente facilita um melhor acompanhamento e resolução de problemas dos clientes, melhorando assim a qualidade geral do serviço.

Principais Recursos dos Sistemas de Venda de Ingressos por Telefone

1. Automated Ticket Creation: Upon receiving an incoming call, the system automatically generates a ticket, reducing the manual workload on support agents and minimizing the risk of errors. According to Richpanel, automation in ticket routing and management is crucial for maintaining efficiency and ensuring prompt responses to customer inquiries.

2. Unified Communication Channels: Phone ticketing systems integrate with other communication channels, such as email and chat, to provide a consistent customer experience. This unification ensures that all interactions with a customer are accessible from a single interface, as highlighted by Front, which emphasizes the importance of omnichannel support in modern ticketing systems.

3. Call Recording and Notes: The system can record calls and attach these recordings to the respective tickets. Agents can add notes during or after the call to provide context and details, aiding in future follow-ups. This feature enhances accountability and ensures that all relevant information is available for resolving customer issues.

4. Integration with User Profiles: Phone ticketing systems often link phone numbers to customer profiles, enabling agents to access customer history and preferences quickly. This integration allows for personalized service and quicker resolution times.

5. Real-time Updates and Notifications: Agents and customers receive updates regarding the status of their tickets, ensuring transparency and keeping all parties informed. Real-time notifications help manage customer expectations and improve the overall service experience.

6. Reporting and Analytics: These systems offer insights into call volumes, response times, and agent performance, helping businesses to optimize their support strategies. As noted by Richpanel, robust reporting and analytics capabilities are essential for tracking performance and identifying areas for improvement.

Como Chamadas Telefônicas se Tornam Ingressos

O Processo

1. Receiving the Call: When a call is received, the system identifies the calling number and checks if it is associated with an existing customer profile. If not, a new profile may be created.

2. Creating the Ticket: The system generates a ticket that includes details such as the caller’s number, the time and duration of the call, and the agent assigned.

3. Additional Information: If configured, the call recording is attached to the ticket, and agents can add notes or comments during or after the call.

4. Linking with Existing Tickets: If the call relates to an existing issue, the system can merge the new call details with an existing ticket, ensuring continuity in communication and resolution.

5. Managing the Ticket: Once the ticket is created, it can be prioritized, assigned, and tracked until the issue is resolved.

Lidando com Casos Especiais

• Voicemails: These are treated as incoming calls and can be converted into tickets, ensuring that even missed calls are addressed.

• Unknown Callers: For calls from unknown numbers, a unique ID is created, and the information is used to either match an existing user or create a new profile.

• Abandoned Calls: Systems using omnichannel routing may automatically generate tickets for abandoned calls, ensuring that potential issues are not overlooked.

Benefícios da Bilhetagem por Telefone

Atendimento ao Cliente Aprimorado

Os sistemas de emissão de bilhetes por telefone permitem que as empresas ofereçam um atendimento ao cliente superior, garantindo que todas as consultas sejam documentadas e atendidas prontamente. Ao manter registros detalhados, as equipes de suporte podem fornecer um serviço personalizado, consultando rapidamente interações e preferências passadas.

Eficiência Melhorada

Automatizar o processo de criação de tickets reduz a carga de trabalho da equipe de suporte, permitindo que eles se concentrem em resolver problemas em vez de tarefas administrativas. De acordo com a Front, a automação de tarefas repetitivas é uma característica chave que melhora a produtividade e a qualidade do serviço.

Percepções Baseadas em Dados

Os dados coletados por meio de sistemas de bilhetagem por telefone fornecem insights valiosos sobre o comportamento dos clientes, padrões de chamadas e desempenho dos agentes. As empresas podem utilizar essas informações para aprimorar suas estratégias de suporte e melhorar a prestação de serviços.

Integração perfeita

Os modernos sistemas de bilhetagem por telefone se integram perfeitamente com outras ferramentas de gestão de relacionamento com o cliente (CRM), permitindo que as empresas mantenham uma visão unificada das interações com os clientes em todos os canais. Essa integração garante que as equipes de suporte tenham acesso a todas as informações necessárias para resolver problemas de forma eficiente.

Desafios e Considerações

Embora a emissão de bilhetes por telefone ofereça inúmeras vantagens, há desafios e considerações a serem levados em conta:

Privacidade e Segurança de Dados

Garantir a segurança e a privacidade dos dados dos clientes é fundamental. Os sistemas de venda de ingressos por telefone devem cumprir as regulamentações de proteção de dados e implementar medidas de segurança robustas para proteger informações sensíveis. A Richpanel enfatiza a importância da criptografia de dados e da conformidade com regulamentações como o GDPR e o CCPA.

Integração de Sistemas

Integrar o sistema de bilhetagem por telefone com os sistemas existentes de CRM e de atendimento pode ser complexo. Um planejamento e uma execução cuidadosos são necessários para garantir uma integração perfeita que melhore, em vez de interromper, os fluxos de trabalho existentes.

Treinamento e Adoção

Para que os sistemas de venda de ingressos por telefone sejam eficazes, as equipes de suporte devem ser adequadamente treinadas para usá-los. As empresas devem investir em programas de treinamento para garantir que os agentes estejam confortáveis com o sistema e possam utilizar todos os seus recursos.

Customização e Escalabilidade

As empresas devem escolher soluções de bilhetagem por telefone que sejam personalizáveis e escaláveis, permitindo que adaptem o sistema para atender a necessidades específicas e acomodar o crescimento.

Conclusão

A emissão de tickets por telefone é uma abordagem transformadora para o suporte ao cliente, convertendo chamadas telefônicas recebidas em tickets acionáveis. Ao automatizar a documentação das interações com os clientes, as empresas podem melhorar a qualidade do serviço, aumentar a eficiência operacional e obter insights valiosos sobre o comportamento dos clientes. À medida que as empresas continuam a priorizar a experiência do cliente, os sistemas de emissão de tickets por telefone desempenharão um papel cada vez mais crítico na entrega de um serviço excepcional.