Lista de verificação do programa de identificação de clientes
Esta lista de verificação orienta instituições financeiras no cumprimento da Lei de Sigilo Bancário estabelecendo uma equipe de combate à lavagem de dinheiro, verificando identidades de clientes, criando perfis, realizando análises AML e avaliações de risco para garantir operações financeiras seguras.
Lista de verificação do programa de identificação de clientes
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O principal programa de combate à lavagem de dinheiro (AML) nos EUA é a Lei de Sigilo Bancário (BSA), que exige que as instituições financeiras desenvolvam, implementem e mantenham um programa de identificação de clientes (CIP). O objetivo de um CIP é garantir que uma instituição financeira conheça a verdadeira identidade de seus clientes.
Para cumprir a BSA, você deve seguir uma lista de verificação para estabelecer seu CIP. Este artigo fornecerá uma lista de verificação completa que você pode seguir para facilitar o processo.
O que é uma lista de verificação do programa de identificação de clientes?
Uma lista de verificação do programa de identificação de clientes é um guia abrangente que ajuda as instituições financeiras a estabelecer e manter procedimentos eficazes de CIP. Garante conformidade com requisitos regulatórios e ajuda a prevenir lavagem de dinheiro e crimes financeiros.
A importância de uma lista de verificação do programa de identificação de clientes
Saber qual etapa seguir ao implementar um CIP ajuda as instituições financeiras e suas equipes jurídicas a cumprir a Lei de Sigilo Bancário e prevenir atividades de lavagem de dinheiro. As organizações podem ter certeza de que estão aderindo às suas obrigações financeiras, coletando as informações necessárias dos clientes, verificando suas identidades e criando um sistema financeiro mais seguro para todos os envolvidos.
Quem pode se beneficiar de uma lista de verificação do programa de identificação de clientes
Oficiais de conformidade AML - Alguém designado por uma instituição financeira para supervisionar políticas de AML e garantir que não haja problemas de conformidade com requisitos regulatórios. Um profissional de conformidade é tipicamente um gerente sênior responsável por desenvolver e manter o CIP, bem como treinar a equipe sobre seus requisitos.
Representantes de conta - Estes são os funcionários de primeira linha de uma instituição financeira que lidam diretamente com clientes. Eles precisam estar cientes dos requisitos do programa de identificação de clientes para coletar adequadamente informações do cliente e verificar suas identidades.
Pessoal de tecnologia da informação - Eles desempenham um papel importante no desenvolvimento e manutenção dos sistemas usados para armazenar informações do cliente. Eles também precisam entender como o CIP funciona para apoiá-lo adequadamente.
Equipes de due diligence do cliente - Essas equipes são responsáveis por realizar due diligence aprimorada em clientes de maior risco. Eles precisam estar familiarizados com o CIP para avaliar adequadamente os riscos e tomar medidas apropriadas.
Conselho de administração - Eles são responsáveis por definir a direção estratégica da instituição financeira, o que inclui aprovar um CIP. Como tal, o conselho de administração precisa ser informado sobre os requisitos do CIP e como isso afetará as operações da organização.
Propriedade beneficiária - Alguém que está em propriedade beneficiária de uma empresa – uma pessoa que finalmente possui ou controla uma participação em uma entidade legal ou arranjo, como uma empresa, confiança ou fundação – tem interesse em garantir que seus clientes sejam legítimos e qualificados para fazer negócios.
Explore a lista de verificação do programa de identificação de clientes
Lista de verificação do programa de identificação de clientes
Este grupo de pessoas será responsável por desenvolver, implementar e manter o CIP.
Por que é importante estabelecer uma equipe de combate à lavagem de dinheiro?
Garantir a conformidade com a BSA exige que as entidades financeiras tomem medidas para prevenir a lavagem de dinheiro. É crucial para a segurança de toda instituição bancária. Ser responsável pelo CIP significa que essa equipe desempenha um papel vital na preservação da integridade dessa organização.
Como estabelecer uma equipe de combate à lavagem de dinheiro?
Não existe um método único, pois a composição de uma equipe de combate à lavagem de dinheiro varia dependendo do tamanho e estrutura da instituição financeira em questão. No entanto, alguns estágios-chave são designar um oficial do programa de conformidade que será a pessoa responsável por supervisionar políticas e procedimentos de AML; montar uma equipe de representantes de conta, pessoal de tecnologia da informação e analistas de due diligence do cliente; e fornecer treinamento a todos os funcionários sobre os requisitos do programa de identificação de clientes.
Quais ferramentas usar para estabelecer uma equipe de combate à lavagem de dinheiro?
Entrevistas – para determinar o melhor candidato para o cargo de oficial do programa de conformidade
Materiais de treinamento – para educar seus funcionários sobre os requisitos de CIP
Questionário – para avaliar o conhecimento de sua equipe sobre conformidade AML e CIP
As instituições financeiras são obrigadas a confirmar que seus clientes são quem afirmam ser como parte do processo de integração.
Por que é importante verificar a identidade de um novo cliente?
Ao confirmar as identidades dos clientes, as organizações podem ter certeza de que não estão fazendo negócios com criminosos ou terroristas. Isso, por sua vez, ajuda a proteger o sistema financeiro do abuso e prevenir a lavagem de dinheiro.
Como verificar a identidade de um novo cliente?
Isso pode ser feito através do uso de documentos, autenticação baseada em conhecimento, métodos não documentários ou outros meios. Os processos aprovados já devem ter sido estabelecidos como parte de seu CIP.
Quais ferramentas usar para verificar a identidade de um novo cliente?
Lista de verificação de CIP – para garantir que você está seguindo os procedimentos de verificação de identidade necessários
Documentação – para coletar informações do cliente
Autenticação – para confirmar os detalhes do cliente
Métodos não documentários – para confirmar de outra forma a identidade do cliente
Rastrear seu novo processo de abertura de conta informará quando o cliente foi integrado, que tipo de conta ele abriu e outros detalhes importantes.
Por que é importante criar um perfil para o cliente?
Fazer isso ajuda as instituições financeiras a acompanhar seus negócios. Essas informações podem ser usadas para avaliar riscos, monitorar transações financeiras e detectar transações ou atividades suspeitas.
Como criar um perfil para o cliente?
Coletando informações sobre eles durante o processo de abertura de conta e armazenando-as em um banco de dados central. Esses dados podem ser usados para criar um perfil que pode ser acessado por todos os departamentos relevantes dentro da organização.
Quais ferramentas usar para criar um perfil para o cliente?
Formulário de abertura de conta – para coletar dados do cliente
Modelo de perfil do cliente – para criar um formato padrão para perfis
Banco de dados – para armazenar informações do cliente
A equipe de combate à lavagem de dinheiro deve ser notificada sempre que um novo cliente é integrado.
Por que é importante notificar a equipe de AML sobre um novo cliente?
Permite que a equipe avalie os riscos associados ao cliente e decida se alguma medida adicional precisa ser tomada. Também ajuda a garantir que a instituição financeira esteja atendendo aos requisitos de conformidade do CIP.
Como notificar a equipe de combate à lavagem de dinheiro sobre um novo cliente?
Isso pode ser feito enviando um e-mail ou fazendo uma ligação telefônica. A notificação deve incluir todas as informações relevantes sobre o cliente, como seu nome, endereço e data de nascimento.
Quais ferramentas usar para notificar a equipe de AML sobre um novo cliente?
Ferramenta de comunicação – para entrar em contato com a equipe de AML (telefone, e-mail)
Perfil do cliente – para fornecer à equipe todos os detalhes relevantes sobre o cliente
Revise os detalhes fornecidos pelos representantes de conta durante entrevistas com clientes, bem como dados do processo de documentação e autenticação.
Por que é importante revisar informações sobre um novo cliente?
Isso ajuda a garantir que todas as informações necessárias foram coletadas e que tudo está correto. Também permite que você identifique sinais de alerta que podem ter sido perdidos durante a triagem inicial.
Como revisar informações sobre um novo cliente?
Revise todos os dados disponíveis minuciosamente. Isso inclui entrevistar representantes de conta, revisar documentação e autenticar detalhes do cliente.
Quais ferramentas usar para revisar informações sobre um novo cliente?
Formulário de abertura de conta – para coletar dados do cliente
Autenticação – para confirmar a identidade do cliente
Lista de verificação de CIP – para garantir que você está seguindo os procedimentos fornecidos
KYC é um conjunto de formulários e perguntas que precisam ser preenchidos e armazenados para cada novo cliente.
Por que é importante completar a documentação KYC?
Para que as instituições financeiras possam coletar todas as informações necessárias sobre seus clientes. Esses dados podem então ser usados para ajudar a determinar os níveis de risco antes de fazer negócios com eles.
Como completar a documentação KYC?
Instrua o cliente a seguir todas as instruções do formulário e responder todas as perguntas com veracidade. Isso deve ser assinado tanto pelo cliente quanto por um representante de sua organização. Use a lista de verificação KYC do LiveAgent para não perder nenhuma etapa.
Quais ferramentas usar para completar a documentação KYC?
Lista de verificação KYC do LiveAgent – para completar todas as etapas necessárias
Formulário KYC – para coletar dados do cliente
Perfil do cliente – para fornecer todos os detalhes relevantes sobre o cliente
Para verificar a identidade do cliente, você precisará coletar certos detalhes e documentos de confirmação dele.
Por que é importante solicitar documentação necessária?
Para confirmar a identidade do cliente e verificar que ele é quem diz ser. Também permite que você identifique sinais de alerta que podem ter sido perdidos durante a triagem inicial.
Como solicitar documentação necessária?
Entre em contato com o cliente usando seu método de comunicação preferido, incluindo uma solicitação de todas as informações relevantes. Os documentos necessários podem variar dependendo do país em que você está operando, mas geralmente incluem um documento de identidade emitido pelo governo, comprovante de endereço (por exemplo, um extrato financeiro), data de nascimento, etc.
Quais ferramentas usar para solicitar documentação necessária?
Ferramenta de comunicação – para entrar em contato com o cliente (telefone, e-mail)
Perfil do cliente – para armazenar todas as suas informações
Verifique todas as informações do cliente para confirmar que estão completas e corretas.
Por que é importante realizar uma revisão de especialista em AML?
Para verificar se toda a documentação está em ordem e se não há sinais de alerta que foram perdidos. Isso ajuda a proteger sua organização de crimes financeiros.
Como realizar uma revisão de especialista em AML?
O especialista em AML analisará toda a documentação e verificará se tudo está em ordem. Eles também sinalizarão qualquer transação suspeita, atividade financeira estranha ou informação faltante.
Quais ferramentas usar para realizar uma revisão de especialista em AML?
Perfil do cliente – para fornecer todos os detalhes relevantes sobre o cliente
Ferramenta de comunicação – para entrar em contato com o cliente (telefone, e-mail)
Isso envolverá executar uma verificação do nome do cliente em listas publicadas.
Por que é importante realizar uma triagem de sanções?
Garantir que você não está fazendo negócios com nenhum indivíduo ou organização que esteja nessas listas. Isso, por sua vez, ajuda a proteger sua empresa de crimes financeiros.
Como realizar uma triagem de sanções?
Existem várias ferramentas de triagem disponíveis, como WorldCheck ou LexisNexis. Simplesmente insira o nome do cliente no sistema e ele executará uma verificação nos bancos de dados relevantes.
Quais ferramentas usar para realizar triagem de sanções?
WorldCheck
LexisNexis
Se o nome do cliente em potencial for sinalizado em qualquer uma das verificações de triagem, você precisará investigar mais.
Por que é importante preparar um documento de escalação?
Este documento contém todas as informações relevantes sobre o cliente e sua conta. Será usado para escalar o caso para um gerente sênior para revisão adicional.
Como preparar um documento de escalação?
Um modelo será útil aqui, então procure online se sua organização ainda não tiver um. Se tiver, simplesmente preencha todas as informações relevantes e envie para revisão.
Quais ferramentas usar para preparar um documento de escalação?
Modelo
Perfil do cliente
Após revisar toda a documentação, classifique o cliente em sua responsabilidade potencial para seu negócio.
Por que é importante atribuir uma classificação de risco do cliente?
Para que você possa priorizar seus casos e focar nos clientes que representam o maior risco para sua organização. Isso também ajuda o oficial de conformidade a decidir aprovar ou rejeitar o cliente em potencial.
Como atribuir uma classificação de risco do cliente?
Existem vários métodos para fazer isso, mas você pode usar um sistema de pontuação simples. Atribua pontos com base em fatores como o país de origem do cliente ou sua indústria.
Quais ferramentas usar para atribuir uma classificação de risco do cliente?
Perfil do cliente
Ferramentas de avaliação de risco – para classificar o cliente em potencial em sua responsabilidade percebida
Agências de relatórios do consumidor – para informações sobre histórico de pagamentos e atividade de crédito, etc.
Se o cliente em potencial for considerado um possível perigo, uma decisão sobre fazer negócios com ele deve ser tomada pelo oficial de conformidade.
Por que é importante aprovar ou rejeitar um cliente de alto risco?
Para reduzir as chances de você fazer negócios com indivíduos ou organizações que possam representar uma ameaça para sua empresa. Por sua vez, isso ajuda a protegê-lo de responsabilidade financeira.
Como aprovar ou rejeitar um cliente de alto risco?
A decisão será tomada pelo oficial de conformidade após revisar todas as informações relevantes. Eles darão sua aprovação para abrir a conta ou a rejeitarão dependendo de ter uma crença razoável sobre eles serem um cliente de alto risco.
Quais ferramentas usar para aprovar ou rejeitar um cliente de alto risco?
Perfil do cliente
Ferramenta de comunicação
Se o cliente for aprovado, você precisará criar um perfil no seu sistema para ele.
Por que é importante abrir uma conta para o cliente com base no risco aceitável?
Para que você possa começar a fazer negócios com ele e começar a gerar receita.
Como abrir uma conta para o cliente com base no risco aceitável?
O processo varia dependendo dos procedimentos internos de sua organização, mas geralmente você precisará preencher alguns documentos e enviá-los para aprovação. Depois que tudo tiver sido verificado e aprovado, a conta será aberta em seu sistema após o período de espera necessário.
Quais ferramentas usar para abrir uma conta para o cliente com base no risco aceitável?
Perfil do cliente – para enviar para aprovação
Ferramenta de abertura de conta – para abrir a conta depois que tudo tiver sido aprovado
Ferramenta de monitoramento – para escrever um relatório de atividade suspeita após a abertura da conta, se necessário
Métodos para identificar um cliente efetivamente
Manutenção de registros
O primeiro passo em qualquer programa de identificação de clientes é garantir que você tenha registros completos e precisos de todos os clientes para que você possa fornecer-lhes o melhor serviço ao cliente possível.
Comparação com listagens governamentais
Outra maneira de identificar seus clientes é comparando-os com listas governamentais de indivíduos e organizações que foram sinalizados como de alto risco. Isso ajuda a filtrar qualquer pessoa que possa representar uma ameaça para seu negócio.
Fornecimento de aviso adequado
Como parte de seu programa de identificação de clientes, você precisará notificar o cliente sobre a coleta de suas informações pessoais um certo número de dias úteis antecipadamente. Este aviso deve ser claro e conspícuo, e deve explicar por que você está coletando as informações e como elas serão usadas.
Estabelecimento de critérios de isenção
Pode haver alguns clientes que estão isentos de seu programa de identificação de clientes. Estabelecer critérios de isenção antecipadamente o poupa de coletar desnecessariamente informações de indivíduos que não representam um risco para seu negócio.
Auditoria e testes
Atualizar regularmente seu programa de identificação de clientes é essencial para mantê-lo funcionando efetivamente. Este processo ajuda a identificar qualquer fraqueza no sistema e ajuda a garantir que você esteja em conformidade com todos os regulamentos bancários aplicáveis.
Resumo da lista de verificação do programa de identificação de clientes
Estabeleça uma equipe de combate à lavagem de dinheiro
Verifique a identidade de um novo cliente
Crie um perfil para o cliente
Notifique a equipe de AML sobre o novo cliente
Revise informações sobre o novo cliente
Complete a documentação Conheça Seu Cliente com a lista de verificação KYC do LiveAgent
Solicite documentação necessária
Realize uma revisão de especialista em AML da documentação
Realize triagem de sanções
Prepare um documento de escalação para qualquer correspondência
Atribua uma classificação de risco do cliente
Aprove ou rejeite um cliente de alto risco
Abra uma conta para o cliente com base no risco aceitável
Um CIP é um conjunto de políticas apropriadas, específicas e baseadas em risco que as instituições financeiras usam para verificar a identidade de seus clientes. Este processo ajuda a prevenir fraudes e atividades de lavagem de dinheiro e é exigido por lei em muitas jurisdições.
Quais são algumas práticas recomendadas de CIP?
Estabeleça políticas claras e concisas que regulem os procedimentos de identificação de clientes. Treine seus funcionários sobre como identificar adequadamente os clientes, use tecnologia para ajudar a automatizar processos de identificação e revise regularmente os procedimentos de identificação de clientes.
Quem precisa cumprir os requisitos de CIP?
Bancos privados, cooperativas de crédito, associações de poupança e empréstimo, seguradoras, corretoras registradas na SEC e qualquer outro tipo de clientes de entidade legal. O objetivo comercial de um CIP é evitar que essas instituições facilitem inadvertidamente atividades criminosas e financeiras mantendo contas ou realizando transações financeiras para indivíduos ou entidades que buscam ocultar suas identidades para fins ilegais.
Quais são os benefícios de um CIP?
Para uma entidade comercial, fornece um mecanismo para descobrir e verificar os detalhes de seus clientes para reduzir o risco de roubo de identidade, fraude e transações suspeitas. Garante a adesão aos requisitos regulatórios governamentais, como Conheça Seu Cliente. Também possui um programa de conformidade de combate à lavagem de dinheiro em vigor. Para clientes, os CIPs fornecem uma maneira de proteger informações pessoais e garantir que as transações sejam seguras.
Como posso garantir que meu CIP seja eficaz?
Primeiro, defina claramente os objetivos e metas do programa. O que você está tentando alcançar? Quem são seus clientes-alvo? Que informações de identificação você precisa deles? Responder essas perguntas antecipadamente ajudará você a criar um programa de identificação de clientes focado e eficaz. Além disso, você pode seguir uma lista de verificação de conformidade como esta para não perder nenhuma etapa crucial.
Quais são as penalidades por não conformidade com os requisitos de CIP?
Dependendo da regulamentação federal específica violada, as penalidades podem incluir multas monetárias, penalidades criminais como encarceramento, revogação de licença comercial emitida pelo governo ou artigos de incorporação, confisco de produtos ou equipamentos e/ou exclusão de participação em programas governamentais para qualquer pessoa em propriedade beneficiária e/ou no conselho de administração.
Com que frequência devo revisar meu CIP?
O tempo exato depende da natureza de seu negócio e do risco de atividade criminosa, mas geralmente uma revisão periódica pelo menos a cada trimestre é um período de tempo razoável para manter a precisão. A chave para um CIP eficaz é manter-se atualizado com as mudanças em sua base de clientes e manter registros precisos.
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