Uma lista de verificação abrangente de due diligence do cliente para ajudar empresas a identificar riscos de clientes protegendo dados, verificando identidades, verificando sanções, avaliando riscos, monitorando atividades e relatando comportamento suspeito para atender obrigações legais e prevenir ameaças.
Uma lista de verificação de due diligence do cliente (CDD) é uma parte crítica do programa de conformidade de qualquer negócio. Este documento ajuda as empresas a identificar e avaliar o risco associado aos seus clientes. Para mitigar essas ameaças potenciais, as empresas devem coletar informações sobre seus clientes e tomar medidas para verificá-las. Neste artigo, discutiremos os componentes principais de uma lista de verificação de CDD e forneceremos exemplos de como completar cada etapa.
Realizar CDD é um processo crucial para qualquer organização ou instituição financeira. Ao completar um documento que descreve as etapas necessárias que devem ser tomadas, as empresas podem garantir que estão cumprindo suas obrigações legais e regulatórias. Além disso, uma lista de verificação de conformidade de CDD pode ajudar as empresas a identificar e avaliar possíveis riscos de fazer negócios com alguns clientes. Ao fazer o que for necessário para mitigar esses riscos, as empresas e instituições financeiras podem se proteger de possíveis perdas financeiras.
Empresas que lidam com clientes Todas podem se beneficiar de ter uma lista de verificação de CDD para ajudá-las a evitar problemas legais ou financeiros que possam surgir de não fazer due diligence em clientes. Ao seguir as etapas da lista de verificação, elas podem ter certeza de que estão tomando as precauções necessárias para evitar possíveis problemas.
Empresas que são obrigadas a cumprir regulamentações AML As regulamentações de combate à lavagem de dinheiro (AML) exigem que as empresas tomem medidas adicionais para prevenir o financiamento de atividades criminosas. Parte desses requisitos regulatórios inclui a conclusão de CDD. Ao ter uma lista de verificação para isso, as empresas podem garantir que estão em conformidade contínua com as regulamentações AML.
Qualquer organização ou instituição financeira que queira se proteger dos riscos financeiros associados aos seus clientes Tal documento pode ajudar as empresas a identificar e avaliar possíveis ameaças apresentadas por seus clientes. Ao tomar medidas para mitigar esses riscos, as empresas podem se proteger das perdas financeiras que podem ocorrer como resultado.
Teste a segurança de suas redes e sistemas e garanta que seus funcionários sejam treinados nas melhores práticas de segurança de dados.
Para proteger seu negócio de possíveis perdas financeiras que possam ocorrer se as identidades de qualquer um de seus clientes forem roubadas. Além disso, se seus sistemas forem violados, você pode estar sujeito a multas pesadas dos órgãos reguladores.
Primeiro, você deve ter controles internos e uma política de segurança de dados em vigor que descreva as medidas razoáveis que você deve tomar para proteger suas redes e sistemas. Em seguida, verifique se todos os seus funcionários são treinados nas melhores práticas de segurança de dados, como não compartilhar senhas ou baixar arquivos que não são de fontes confiáveis.
Colete e confirme os nomes, endereços, datas de nascimento e outras informações de identificação de seus clientes.
Isso ajuda a garantir que você está tomando medidas razoáveis para confirmar que os clientes são quem dizem ser. Como resultado, isso contribuirá para prevenir roubo de identidade e fraude, bem como para cumprir as regulamentações AML.
Colete suas informações através de um formulário online ou questionário Conheça Seu Cliente (KYC) e verifique se corresponde aos seus registros. Depois, você deve confirmar que os detalhes estão corretos obtendo cópias de seus documentos de identidade, como passaportes ou carteiras de motorista.
Pesquise os nomes de seus clientes em listas de sanções para garantir que você não está fazendo negócios com indivíduos ou entidades restritas.
Se você fizer negócios com alguém que está sob sanções, você pode enfrentar multas pesadas ou até prisão. Como tal, você deve verificar sanções antes de entrar em qualquer negociação comercial.
O mais comum é pesquisar os nomes de seus clientes em listas de sanções. Essas listas geralmente são mantidas por agências governamentais, aplicação da lei ou instituições financeiras, o que significa que contêm informações precisas e atualizadas.
Depois de coletar e verificar suas informações, você deve avaliar o perfil de risco do cliente associado.
Estimar a probabilidade de cometerem fraude ou se há riscos de lavagem de dinheiro ajuda você a determinar o nível de due diligence necessário para cada tipo de cliente. Por exemplo, tipos de clientes de alto risco precisarão passar por verificações mais rigorosas do que aqueles de nível de risco baixo.
Você pode pontuar seus clientes individuais com base em fatores como seu país de origem, setor e histórico de transações. Fazer isso lhe dará uma ideia melhor de quem são seus clientes de maior risco e, portanto, exigem mais due diligence.
Dependendo dos resultados de sua avaliação, você pode precisar coletar mais detalhes de seus clientes.
Ajuda a verificar ainda mais sua identidade e avaliar seus níveis de risco. Por exemplo, você pode decidir solicitar cópias de seus extratos financeiros.
Você pode solicitar os documentos necessários diretamente do seu cliente ou através de um formulário online. Depois de obtê-los, verifique se as informações correspondem ao que você já tem em arquivo.
Depois de coletar todas as informações necessárias, você deve verificá-las para garantir que tudo está correto.
Fazer isso contribui para proteger seu negócio contra fraude e o risco potencial de lavagem de dinheiro. Para fazer isso, você pode precisar confirmar o endereço ou local de trabalho de um cliente, por exemplo.
Existem algumas maneiras de fazer isso, como ligar para o cliente ou enviar uma carta. Você também pode usar serviços de terceiros como fonte independente para verificar sua identidade e/ou endereço.
Dependendo dos resultados do processo até agora, você pode precisar realizar verificação adicional de seus clientes.
Isso ajuda a avaliar ainda mais o nível de risco de um cliente e garante que ele seja quem diz ser. Nesta fase, você deve verificar seus registros criminais ou histórico financeiro se considerado necessário.
Pesquisando bancos de dados online ou contratando um serviço profissional. Depois de obter as informações necessárias, você deve revisar cuidadosamente para procurar sinais de alerta.
Se você ainda não tem certeza sobre um cliente em particular, sempre pode contratar alguém para representá-lo legalmente.
Ele pode fornecer aconselhamento especializado sobre sua abordagem aos procedimentos de due diligence do cliente e garantir que tudo seja feito corretamente. Um advogado também pode ajudar a resolver qualquer problema legal que possa surgir ao lidar com clientes.
Você pode pesquisar online ou pedir recomendações de sua rede. Depois de encontrar alguns candidatos em potencial, verifique suas qualificações e experiência para garantir que sejam adequados para o trabalho. Em seguida, entreviste-os para ver se seriam um bom ajuste para seu negócio.
Mesmo depois de completar o processo de due diligence do cliente, você ainda deve ficar atento às suas ações.
Para verificar se não estão fazendo transações suspeitas e lhe dar a chance de reagir se estiverem. Se você notar que um cliente importante está fazendo saques grandes ou frequentes, por exemplo, você deve investigar mais para procurar sinais de possível lavagem de dinheiro.
Revise regularmente seus extratos de conta comercial ou histórico de transações. Se você notar algo incomum, tome as medidas apropriadas, como entrar em contato com o cliente ou relatar sua atividade questionável às autoridades relevantes.
Você também deve estar ciente se um cliente começar a participar de qualquer atividade questionável, pois isso pode ser uma indicação de que algo não está certo.
Pode ajudá-lo a identificar possíveis problemas no início e tomar medidas para evitar que causem danos. Notar qualquer atividade incomum permite que você investigue mais e descubra se o cliente está se envolvendo em ações criminosas antes que seja tarde demais.
Preste atenção à forma como o cliente age quando você interage com ele e acompanhe suas atividades comerciais ao longo do tempo. Se você notar qualquer desvio da norma, você deve levantar a questão com ele diretamente ou marcar a conta para monitoramento contínuo mais próximo.
Mesmo que tudo pareça estar indo bem, você ainda deve entrar em contato com seus clientes após um certo período de tempo.
Para construir e manter um bom relacionamento com o cliente, bem como permitir que você pergunte sobre qualquer mudança em suas circunstâncias ou negócio que possa afetar sua conta ou atividades com você. Check-ins regulares mostram que você está investido no cliente e em seu sucesso.
Use um sistema de Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente (CRM) para agendar contato regular com clientes pelo menos uma vez por ano (mas com mais frequência se possível), ou configure um sistema de lembretes para você. Você também pode simplesmente entrar em contato quando tiver algo específico para discutir e contatá-los através de seu canal de comunicação preferido usando o software de helpdesk LiveAgent. Isso ajudará a manter bons relacionamentos com os clientes.
Se você acredita que um cliente está em risco de lavagem de dinheiro ou qualquer outra atividade criminosa, você deve relatar isso às autoridades relevantes.
É um requisito legal para você fazer isso, e ajuda a proteger tanto seu negócio quanto a comunidade em geral de danos. Você deve tomar medidas se tiver qualquer suspeita de lavagem de dinheiro ou qualquer outra atividade criminosa, pois esses são crimes sérios que podem ter consequências de longo alcance.
Existem várias maneiras de relatar atividade suspeita, dependendo do país ou região onde você vive. Nos EUA, por exemplo, você pode apresentar um Relatório de Atividade Suspeita (SAR) à Rede de Execução de Crimes Financeiros (FinCEN).
Realize uma verificação de antecedentes em todos os clientes, incluindo verificações de histórico criminal e de crédito Considere usar um Programa de Identificação do Cliente (CIP) para verificar a identidade do cliente. Isso geralmente envolverá coletar e verificar certas informações sobre o cliente, como seu nome, data de nascimento e número de Seguro Social. Você também deve realizar verificações criminais e de crédito para garantir que o cliente não tenha histórico de crimes financeiros ou outras atividades ilegais.
Solicite e revise cópias de licenças comerciais e permissões Ao integrar um novo cliente, certifique-se de pedir para ver esses e quaisquer outros documentos relevantes para seus registros históricos. Isso ajudará você a confirmar que o cliente é legítimo e que seu negócio está operando legalmente.
Verifique as informações de contato do cliente É importante verificar se os detalhes que você tem em arquivo estão corretos e atualizados. Isso inclui seu nome, endereço de e-mail, endereço de correspondência e número de telefone. Você também deve garantir que tenha uma maneira de entrar em contato com o cliente em caso de emergências.
Verifique os perfis de mídia social do cliente para sinais de alerta A mídia social pode ser uma ótima maneira de conhecer seus clientes, mas também é importante verificar se há sinais que possam indicar que não são quem dizem ser ou estão se envolvendo em atividades ilegais. Isso inclui procurar por avaliações falsas, os perfis que seguem, comentários fora do lugar ou qualquer outro tipo de comportamento suspeito.
Peça referências de outras empresas que trabalharam com o cliente Se você não tem certeza sobre um cliente, uma maneira de ter alguma tranquilidade é conversar com outras empresas que fizeram negócios com ele antes. Isso pode ajudá-lo a confirmar que são legítimos, confiáveis e confiáveis para trabalhar, o que aumentará as chances de você ter um bom relacionamento com o cliente.
Reúna-se com o cliente pessoalmente para ter uma ideia de suas operações comerciais Se possível, sempre é uma boa ideia ter uma discussão face a face com alguém antes de fazer negócios com ele. Isso lhe dará a chance de conhecê-lo melhor e aprender sobre seu negócio em primeira mão. É também uma oportunidade para fazer qualquer pergunta que você possa ter e obter mais garantia de que ele é quem diz ser.
CDD é o processo de investigar minuciosamente um cliente em potencial antes de estabelecer uma relação comercial com ele. CDD é uma parte importante de qualquer plano de gerenciamento de risco porque pode ajudar a proteger sua empresa de se envolver em atividades ilegais ou antiéticas. Portanto, não realizar CDD é uma abordagem baseada em risco que pode ter consequências sérias para seu negócio.
Faça muitas perguntas e faça algumas pesquisas. Ao preencher um formulário de due diligence do cliente ou seguir uma lista de verificação de conformidade como a fornecida neste artigo, você pode ter certeza de que realizou verificações minuciosas. Dedicar tempo para implementar medidas adequadas de due diligence do cliente será compensado a longo prazo.
Em primeiro lugar, sua empresa pode ser responsável por quaisquer perdas incorridas pela outra parte como resultado de sua negligência. Em segundo lugar, você pode estar sujeito a penalidades civis ou criminais se for descoberto que você se envolveu, mesmo sem saber, em lavagem de dinheiro ou outros crimes financeiros. Em terceiro lugar, você pode perder informações importantes sobre a outra parte que podem ser críticas para seu processo de tomada de decisão. Por fim, sua empresa pode ser colocada na lista negra por não atender aos requisitos regulatórios ou por instituições financeiras se for descoberto que você conduziu negócios com indivíduos ou entidades em categorias de alto risco.
Um ótimo lugar para começar é o Guia de Recursos da Lei de Práticas Corruptas no Exterior (FCPA) do Departamento de Justiça dos EUA. O guia abrange uma ampla gama de tópicos relacionados à due diligence do cliente que devem ser considerados ao realizar CDD.
Aprimore seu atendimento ao cliente com nossa lista de verificação de auditoria abrangente. Avalie a qualidade, identifique lacunas, colete dados e acompanhe KP...
Melhore o atendimento ao cliente com uma lista de verificação de garantia de qualidade. Crie um scorecard, avalie o desempenho, gerencie canais e envolva agente...
Cumpra a Lei de Sigilo Bancário usando esta lista de verificação abrangente do programa de identificação de clientes para instituições financeiras.
Junte-se à nossa comunidade de clientes satisfeitos e forneça excelente suporte ao cliente com o LiveAgent.
