Por que você deve integrar software?

Atualmente é normal ter e usar pelo menos um software em uma empresa, certo? Alguns anos atrás, isso não era tão óbvio; agora é obrigatório. Mesmo no passado, as empresas que tinham software poderoso o consideravam uma vantagem competitiva; hoje, não é mais uma vantagem; é uma necessidade. Além disso, integrar software é a necessidade de hoje.

Vale mencionar que 17% dos vendedores apontam a falta de integração com outras ferramentas como o maior desafio em seus trabalhos. Esta estatística ressalta a importância crítica da integração de software nas operações comerciais modernas.

Software e Hardware

Há algum tempo, era necessário ter seus próprios servidores, onde você mantinha seus sistemas, suas informações e dados. Dessa forma, você estava “seguro” de que tudo estava sob seu controle, em um lugar que você possui.

Esta prática era a mais comum. Havia peças de software instaláveis bem conhecidas disponíveis apenas em PCs. Até hoje, muitas empresas (de todos os tamanhos) continuam usando software instalável e local devido a políticas de segurança interna, ou simplesmente pelo fato de que alterar esse tipo de sistema em estruturas grandes e burocráticas é complexo e demorado.

Usar software local instalado requer HARDWARE. E hardware (além de software) também é um investimento. Você deve ter em mente que o equipamento que usa hoje ficará obsoleto e você será forçado a atualizá-lo.

A nova era

Hoje, graças às famosas plataformas de comunicação em nuvem ou soluções de software como serviço (SaaS), você nunca, jamais terá que se preocupar em manter seu rack de hardware atualizado com servidores caros, e melhor ainda, você não terá que se preocupar com segurança.

Como isso é possível? Bem, para simplificar muito, algumas empresas oferecem o serviço de funcionar como seu servidor, mas na nuvem (via Internet). Então, em vez de se preocupar com o hardware, você lhes passa a responsabilidade por isso; e pela segurança também, utilizando CERTIFICADOS ALTAMENTE renomados. Na maioria dos casos, essas empresas são Google Cloud e Amazon Web Services.

O que é integração de software em primeiro lugar?

Então, no momento em que você decide mover suas operações para um ambiente de software baseado em nuvem, há muitos sistemas que você pode escolher. E muitas novas oportunidades estão disponíveis diante de você. Uma dessas oportunidades é chamada integração de software.

Permite que você conecte ferramentas e sistemas que normalmente usaria separadamente em uma única plataforma. Ao conectá-los, você permite que diferentes soluções e aplicações troquem dados e se comuniquem entre si. Todos os dados são armazenados em um único lugar; sua equipe não precisa fazer login em diferentes sistemas para fazer o mesmo trabalho ou encontrar as informações de que precisa.

Muitas tarefas manuais ou tediosas são automatizadas e os processos empresariais são unificados. Você pode aproveitar o melhor do seu software e aproveitar o poder da sinergia combinando seus melhores recursos.

Como os sistemas se comunicam?

Ok, então como esses sistemas podem se comunicar entre si? Este é o principal desafio de ter várias peças de software. E é aqui que entra o uso real de APIs (Interfaces de Programação de Aplicações).

APIs são definidas como conjuntos de procedimentos e funções que permitem que vários sistemas e aplicações acessem dados ou recursos de outro software ou solução. API é uma conexão programável entre várias ferramentas que especifica quais dados podem ser movidos de uma entidade para outra. Dessa forma e graças à tecnologia, você pode automatizar muitos, muitos processos que você realiza em suas organizações usando diferentes soluções.

Vamos ver alguns exemplos:

• Quando um prospect se torna um cliente (isso acontece em um CRM), você quer que o sistema dispare uma ação no ERP, prepare uma fatura eletrônica e a envie para o email do novo cliente.
• Toda vez que você adiciona um novo produto ao seu ERP e o estoque é maior que 0, você quer que o sistema o adicione no eBay e Amazon pelo mesmo preço, e cada mudança de preço aconteça automaticamente.
• Quando alguém conclui uma tarefa, o sistema de gerenciamento de projetos deve informar à próxima pessoa responsável que ela deve começar com a tarefa subsequente. No final deste processo, o sistema deve enviar um email automático com um PDF do resumo do que foi feito e o tempo gasto por cada uma das pessoas com suas tarefas.

E há milhares e milhares de outros exemplos.

Que tipos de software ou sistemas você pode integrar?

Como mencionado acima, pouco a pouco as empresas estão percebendo que precisam de software baseado em nuvem. Mas geralmente, elas precisam de vários tipos de software, cada um servindo um propósito principal. Software que faz tudo o que você precisa provavelmente não existe. E se existir, não é um bom.

Se você gerencia uma pequena empresa, pode encontrar software que oferece todos os recursos de que precisa. Mas o que quero dizer é que um software global que cubra tudo o que a maioria das empresas precisa não existe. Você precisa integrá-lo com outras ferramentas para estender seus recursos e capacidades.

Estes são os principais tipos de sistemas usados dentro de empresas de todos os tamanhos:

ERP (Planejamento de Recursos Empresariais)

É o ator principal dentro de cada organização que o usa. As empresas usam ERP para armazenar dados de muitas atividades comerciais, onde você também tem o gerenciamento geral de custos, despesas, pagamentos, cobranças, gerenciamento de gastos, entre outras coisas como produção, logística, etc.

Software de Help Desk

Software de Help Desk é uma solução que permite fornecer aos seus clientes todos os tipos de suporte através de vários canais. Deve incluir comunicação por email, call center, chat ao vivo e a possibilidade de gerenciar interações de mídia social. Tudo reunido sob um mesmo teto e acessível em uma caixa de entrada compartilhada.

CRM (Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente)

É um software que permite estabelecer relacionamentos com seus prospects antes de se tornarem clientes e enquanto são seus clientes. Também pode ser usado por seus vendedores para gerenciar processos de vendas. (Exemplo: HubSpot).

BPM (Gerenciamento de Processos Empresariais)

Software projetado para ajudar a automatizar processos e fluxos de trabalho comerciais internos. O software BPM é comumente usado por corporações de médio a grande porte. Esses sistemas tendem a se concentrar em análise e melhoria contínua e de longo prazo e permitem que os usuários controlem a clareza dos processos e sejam cada vez mais produtivos. (Exemplo: KiSSFLOW).

CMS (Software de Gerenciamento de Conteúdo)

Um sistema CMS que nos permite criar e gerenciar o conteúdo do nosso site, blog, landing pages.

HRS (Sistema de Recursos Humanos)

Sistema projetado principalmente para gerenciar os processos necessários de recursos humanos dentro de uma organização, documentar os acordos com cada um dos funcionários, organizar férias e muito mais. Pode ser também qualquer outro software de RH, como Toggl ou Sparkbay.

Estes são apenas alguns exemplos de tipos de software usados pelas empresas. Eles são listados principalmente para enfatizar quantas soluções diferentes estão disponíveis e para quais propósitos diferentes elas servem. Cada um desses sistemas pode ser realmente complexo por si só e ainda exigirá alguns complementos ou extensões.

Quais são os benefícios das integrações de software

1. Acessibilidade e sincronização de dados

Todos os dados dos sistemas integrados são automaticamente registrados em uma plataforma escolhida, formando assim um banco de dados coeso e limpo. Acontece em tempo real. Todas as informações necessárias estão ao seu alcance.

2. Redução de custos e economia de tempo

Você mede quanto tempo seus funcionários gastam em tarefas manuais como fazer anotações após uma chamada, preencher formulários em seu CRM, copiar acordos feitos por email para seu BPM? Quanto tempo eles precisam para encontrar os dados de que precisam?

Se você introduzir as integrações de software corretas, seus agentes de atendimento ao cliente ou representantes de vendas terão tempo para se concentrar em tarefas mais importantes que geram receita (fechar negócios, venda cruzada). Seu trabalho será mais eficiente.

Os dados mostram que os funcionários gastam 19% do seu tempo procurando recursos, documentos e informações necessárias para fazer seus trabalhos.

3. Interação entre várias partes do negócio

As integrações de software facilitam a visibilidade de atividades e interações entre diferentes departamentos e equipes dentro da empresa. Todos estão melhor informados, pois os dados estão disponíveis para todos.

4. Análise histórica de um único local

Os dados coletados ao longo do tempo em diferentes plataformas integradas podem ser analisados de um único local.

5. Definição e execução de novos KPIs

Ao ter acesso a mais dados e informações, você pode definir novos objetivos com base em novos indicadores relevantes para a empresa.

6. Tomada de decisão com base no comportamento do usuário

A integração entre plataformas permite que você se concentre nos usuários e seu comportamento, pois todos os dados sobre seus clientes e prospects estão disponíveis em um único lugar. Você pode fornecer suporte personalizado às pessoas certas, no momento certo, personalizar sua comunicação ou campanhas. Não há melhor maneira de oferecer uma experiência omnichannel ao cliente.

7. Determinação da lucratividade de campanhas executadas em diferentes mídias

Como o cálculo da lucratividade das campanhas realizadas é integrado, é mais fácil descartar o que não funciona e otimizar o que é útil de forma rápida e eficiente.

8. Menos erros

O trabalho manual é propenso a erros; muitos erros podem ocorrer enquanto os funcionários movem dados para frente e para trás através de várias plataformas. A integração de software reduz a quantidade de dados dispersos e sobrepostos. Torna mais seguro tomar decisões baseadas em dados.

Conecte LiveAgent com suas ferramentas e soluções favoritas

LiveAgent oferece integrações com mais de 30 ferramentas e tipos de software para que você possa oferecer aos seus clientes um atendimento excepcional. Integre seu help desk end-to-end LiveAgent com seu CRM, CMS, plataformas de e-commerce favoritas, ferramentas de marketing por email, faturamento e soluções de gerenciamento de projetos.