4 Sinais de que o Outlook Não é Mais o Suficiente Como Uma Caixa de Entrada Compartilhada

Uma dos primeiros paços que os empreendedores dão ao abrir um novo negócio é criar um endereço de e-mail como hello@company.com para comunicação com seus clientes e parceiros. Se você trabalha sozinho e usa o Gmail ou Outlook para suas consultas de suporte, tudo deve estar perfeitamente bem. Ambos permitem responder, excluir, marcar e-mails, conectar vários endereços de e-mail e mais algumas coisas.

Cerca de 40% de nossos clientes começam a usar o LiveAgent depois de trocar de uma caixa de correio compartilhada. O motivo mais comum para eles migrarem de uma caixa de entrada de equipe do Outlook ou do Gmail é que simplesmente a superaram. Os problemas geralmente começam a aparecer quando você perde seu status de “operação individual” e há 2 ou mais em sua equipe. A contagem de emails começa a aumentar, o dimensionamento torna-se problemático e a atribuição de emails a determinados membros da equipe é quase inexistente. É quando você percebe que é hora de procurar algo diferente.

Vamos ver por que é hora de aumentar os recursos de sua caixa de entrada compartilhada. Em outras palavras, mude para um software suporte de caixa de entrada adequado.

1. Tem cozinheiros demais na cozinha

Com quase nenhuma possibilidade de atribuir e-mails a certos colegas de equipe, muitas vezes eles trabalharão sem saber no mesmo e-mail do cliente, muitas vezes respondendo de maneira diferente. O recurso de “detecção de colisão de agentes” do LiveAgent permite que você veja quem está respondendo a um e-mail e até mesmo o que eles estão digitando em tempo real. Isso dá a seus clientes a impressão de que sua equipe é bem organizada e consistente.

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2. Conexões de e-mail perdidas

Restrições na configuração de uma caixa de correio compartilhada podem levar a problemas significativos para sua equipe de suporte. Emails são perdidos, enterrados, acidentalmente excluídos – a lista continua e ninguém é responsável. À medida que uma empresa cresce, também cresce a equipe de suporte. Essas situações se tornam mais comuns e a criação de um fluxo de trabalho para automatizar as tarefas simples é crítica. O LiveAgent armazena seu histórico de e-mail completo com um registro de atividades em cada e-mail.

3. Não há prioridades ou pastas

Todos os seus clientes merecem atenção e respostas rápidas, no entanto, não é segredo que seus melhores clientes geram uma parcela desproporcional dos seus negócios. É por isso que eles merecem atenção VIP. Uma caixa de correio compartilhada não permite que você priorize e-mails, o que pode fazer com que um e-mail importante de seu cliente VIP seja perdido. A definição de prioridades está intimamente ligada aos departamentos de caixa de correio e a atribuição de tags e SLAs – o que também é uma grande vantagem e vem com o pacote básico do LiveAgent.

4. Clientes entram em contato via Facebook, Twitter ou Telefone

As tendências de atendimento ao cliente para 2017 indicam que fornecer respostas super rápidas é a chave para o sucesso. Se você não responder ao e-mail com rapidez suficiente, eles pegarão o telefone e irão para o Twitter ou Facebook. Isso pode criar o caos para uma equipe que não tem como consolidar consultas de vários canais. Se você tiver um software de help desk, conhecerá cada cliente onde quer que os encontre e verá o status do caso em cada canal.