Uma dos primeiros paços que os empreendedores dão ao abrir um novo negócio é criar um endereço de e-mail como hello@company.com para comunicação com seus clientes e parceiros. Se você trabalha sozinho e usa o Gmail ou Outlook para suas consultas de suporte, tudo deve estar perfeitamente bem. Ambos permitem responder, excluir, marcar e-mails, conectar vários endereços de e-mail e mais algumas coisas.
Cerca de 40% de nossos clientes começam a usar o LiveAgent depois de trocar de uma caixa de correio compartilhada. O motivo mais comum para eles migrarem de uma caixa de entrada de equipe do Outlook ou do Gmail é que simplesmente a superaram. Os problemas geralmente começam a aparecer quando você perde seu status de “operação individual” e há 2 ou mais em sua equipe. A contagem de emails começa a aumentar, o dimensionamento torna-se problemático e a atribuição de emails a determinados membros da equipe é quase inexistente. É quando você percebe que é hora de procurar algo diferente.
Vamos ver por que é hora de aumentar os recursos de sua caixa de entrada compartilhada. Em outras palavras, mude para um software suporte de caixa de entrada adequado.
Com quase nenhuma possibilidade de atribuir e-mails a certos colegas de equipe, muitas vezes eles trabalharão sem saber no mesmo e-mail do cliente, muitas vezes respondendo de maneira diferente. O recurso de “detecção de colisão de agentes” do LiveAgent permite que você veja quem está respondendo a um e-mail e até mesmo o que eles estão digitando em tempo real. Isso dá a seus clientes a impressão de que sua equipe é bem organizada e consistente.
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Restrições na configuração de uma caixa de correio compartilhada podem levar a problemas significativos para sua equipe de suporte. Emails são perdidos, enterrados, acidentalmente excluídos – a lista continua e ninguém é responsável. À medida que uma empresa cresce, também cresce a equipe de suporte. Essas situações se tornam mais comuns e a criação de um fluxo de trabalho para automatizar as tarefas simples é crítica. O LiveAgent armazena seu histórico de e-mail completo com um registro de atividades em cada e-mail.
Todos os seus clientes merecem atenção e respostas rápidas, no entanto, não é segredo que seus melhores clientes geram uma parcela desproporcional dos seus negócios. É por isso que eles merecem atenção VIP. Uma caixa de correio compartilhada não permite que você priorize e-mails, o que pode fazer com que um e-mail importante de seu cliente VIP seja perdido. A definição de prioridades está intimamente ligada aos departamentos de caixa de correio e a atribuição de tags e SLAs – o que também é uma grande vantagem e vem com o pacote básico do LiveAgent.
As tendências de atendimento ao cliente para 2017 indicam que fornecer respostas super rápidas é a chave para o sucesso. Se você não responder ao e-mail com rapidez suficiente, eles pegarão o telefone e irão para o Twitter ou Facebook. Isso pode criar o caos para uma equipe que não tem como consolidar consultas de vários canais. Se você tiver um software de help desk, conhecerá cada cliente onde quer que os encontre e verá o status do caso em cada canal.
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